Делегирование и контроль – это две важные функции руководителя.
Ставить задачи сотрудникам без должного последующего контроля совсем неэффективно, ведь есть риск, что менеджер забудет про поставленное дело, допустит ошибку при его выполнении, не сделает его полностью или сорвёт сроки. Поэтому для хороших результатов важно не делегировать задачи в устной форме и даже не записывать их в блокнотик, ведь таким образом можно легко забыть про срок их контроля.
К счастью, уже придумали идеальный вариант для постановки задач со всеми необходимыми функциями контроля их выполнения – это можно сделать внутри Битрикс24. Необходимо лишь написать, что, кому и к какому сроку нужно выполнить – а дальше остаётся только проверить результат и дать обратную связь.
При этом ставить задачи можно как в связке Битрикс24 CRM, так и вне конкретной сделки и контакта. В первом случае менеджер будет видеть, какие дела по поручению своего руководителя ему необходимо сделать в закреплённых за ним компаниях, сделках или лидах. Во втором – сотруднику будут доступны отдельные задачи внутри Битрикс24, даже если в этот момент он не находится в CRM. А также периодически ему будут приходить уведомления с напоминанием о невыполненных заданиях. Как думаете, каковы шансы в этом случае у менеджера забыть про поставленное ему дело?
Битрикс24 открывает ряд возможностей для руководителя при постановке задач:
- У каждой задачи должен быть крайний срок её выполнения. Счётчики устроены таким образом, что исполнители видят свои «горящие» дела. Руководитель также увидит их, но через сутки, чтобы у сотрудников было время доделать всё в срок.
- В Битрикс24 можно общаться внутри задачи, оставляя комментарии, которые будут видеть все участники. А руководитель таким образом может дать оценку выполнения, правильно сотрудник сделал работу или нет – это экономит время РОПа, ведь теперь не придётся каждый раз вызывать менеджера к себе и объяснять, что именно было сделано неправильно.
- Благодаря фиксации всех задач в системе, в конце месяца можно подвести итоги работы и оценить количество поручений, которые были выполнены, а также сколько из них правильно, а сколько – нет.
- При постановке задачи, которая состоит из нескольких действий, её можно разделить с помощью чек-листа. При этом сотрудники, выполняя какой-либо пункт, вычёркивают его из общего списка, благодаря чему руководитель может ориентироваться, на какой стадии выполнения находится крупная задача в данный момент.
- Благодаря отчётам РОП может делать выводы о работе менеджеров над задачами – сколько всего времени было затрачено на поручение или проект, сколько заданий сейчас находится в работе, а сколько завершено и т.д.
Так, наиболее удобный для руководителя вариант делегирования задач сотрудникам – работа в системе Битрикс24. А что же насчёт контроля? Его также удобно осуществлять с помощью инструментов системы.
Контроль РОПа можно разделить на 3 составляющие:
1. Контроль задач, которые находятся в процессе выполнения.
Об этом мы уже поговорили выше. В Битрикс24 достаточно удобно контролировать выполнение поручений сотрудниками, ведь все поставленные задачи и их статус всегда под рукой.
2. Контроль интенсивности количественных и качественных действий менеджеров.
Изначально необходимо определиться с ключевыми измеримыми показателями, по которым РОП будет оценивать количественные итоги. Например, рабочие часы сотрудников, проведённые в офисе; количество совершённых звонков, отправленных коммерческих предложений, отработанных лидов и т.д. Эффективно контролировать все эти и многие другие показатели практически невозможно без единой системы.
Качественными же переменными, которые может оценивать руководитель, являются конверсия на каждой стадии воронки, соблюдение сроков нахождения сделки на определённых этапах, качество разговорных звонков и т.д.
На основании анализа качественных и количественных показателей РОП может корректировать работу отдела, чтобы добиваться ещё более крутых результатов.
3. Контроль текущих результатов продаж.
Результаты продаж оцениваются рядом показателей – выручка, количество заключённых договоров, пожизненная ценность клиента, средний чек и т.д. Об этом мы подробнее говорили в предыдущей статье.
Подводя итог, хочется обратить ваше внимание на то, что Битрикс24 позволяет руководителю качественно осуществлять 2 важные функции – делегирование и контроль. Постановка задач становится быстрой и эффективной, менеджеры больше не могут случайно или умышленно пропустить то или иное поручение. А контроль выполнения поручений и отслеживание необходимых показателей позволяет делать работу отдела продаж ещё более результативной.
Подписывайтесь на Telegram
Заказывайте разработку стратегии автоматизации
Покупайте Лицензии Битрикс24 со скидкой до 20%
Бронируйте Демонстрацию Битрикс24 от специалистов Факториум
Больше о возможностях Битрикс24