Часто нужно дать доступ к корпоративной почте сотруднику или подрядчику. Но делиться паролем от своего аккаунта небезопасно: важные данные могут случайно удалить или украсть. А для настройки уровня доступа обычно приходится звать айтишников.
Этой волокиты можно избежать, если использовать корпоративную почту VK WorkMail. С ней можно быстро управлять уровнем доступа почты для сотрудников: например, просматривать только входящие письма или дать права почти полноценного администратора.
Рассказываем, в каких случаях работе компаний поможет совместный доступ к VK WorkMail поможет.
Ситуация №1. Нужно дать подрядчику доступ к конкретным папкам в корпоративной почте
Вы наняли стороннего специалиста, например SMM-менеджера или айтишника, и для работы ему могут понадобиться отчеты и таблицы. Пересылать несколько десятков писем долго, а давать свой логин и пароль небезопасно.
Чтобы подрядчик мог быстро и без рисков получить необходимую информацию, предоставьте ему доступ к вашей почте VK WorkMail с минимальными правами. Так сотрудник не сможет просматривать письма из других папок в вашем почтовом ящике и не узнает конфиденциальную информацию.
Листайте галерею, чтобы посмотреть, как это работает👇
Ситуация №2. Нет времени разбирать личную почту и вы хотите передать это секретарю или ассистенту
Бывает, что в течение рабочего дня нужно провести несколько встреч или подготовить отчетные документы. Приходится задерживаться, чтобы разобрать почтовый ящик и ответить на важные письма.
Чтобы не тратить время на операционку и не разбирать почту самостоятельно, вы можете делегировать эту работу своим сотрудникам. Просто предоставьте им один из трех уровней доступа ко всему почтовому ящику с помощью опции «Ассистент»:
✅ Минимальный: чтение писем, создание подпапок. Подойдет для подрядчиков, которым нужно быстро найти письма с нужными документами и собрать их в одном месте.
✅ Оптимальный: чтение, пересылка писем, ответ от вашего имени, перемещение в другие папки, создание подпапок. Можете предоставить этот уровень доступа новым коллегам или стажерам, которые только встраиваются в рабочие процессы компании.
✅ Максимальный: чтение, пересылка и удаление писем, ответ от вашего имени, просмотр вложений, перемещение в другие папки, создание подпапок. С этим функционалом вы можете полностью делегировать работу с вашим почтовым ящиком своему ассистенту или секретарю.
Пароль для предоставления доступа не нужен — сотрудники его не узнают. Вы отправляете коллеге на рабочую почту письмо с приглашением, в котором указано, какие права на работу с ящиком или папкой вы предоставляете. А если вдруг личный помощник случайно удалит письмо из вашего ящика, его можно восстановить.
Ситуация №3. Вы хотите предоставить доступ к почте отдела всем его сотрудникам
Часто сотрудники одного отдела, например рекрутеры, бухгалтеры или менеджеры по продажам, работают с одними и теми же документами. Но не всегда письма с ними автоматически рассылаются по базе, и приходится просить коллег найти и переслать нужное. Чтобы сотрудники не тратили время коллег, создайте корпоративный ящик VK WorkMail для сотрудников одного отдела.
Доступ без пароля. Давать пароль каждому сотруднику по отдельности небезопасно. Он может его забыть или потерять, или пароль случайно попадет не в те руки. С помощью VK WorkMail вы можете в один клик отправить нужному пользователю приглашение на совместное использование конкретного ящика или папки. Письмо придет на рабочую почту сотрудника: в нем будет указано, кто предоставил права и на что. Если в ящике будет несколько папок, а вы предоставили доступ к одной, на почте сотрудника будет отображаться только одна папка.
Разные уровни доступа к информации. Например, руководителю отдела нужен доступ ко всему ящику, а стажеру — только к папке с партнерскими материалами. Вы можете дать каждому сотруднику один из трех стандартных уровней доступа к ящику или папке или придумать свой.
Отслеживание активности. Вся активность пользователей, которым делегирован доступ, фиксируется в журнале действий. Вы в любое время можете посмотреть, кто, когда, в какие папки заходил и какие письма отправлял. Это удобно, если нужно уточнить информацию у сотрудника, который ушел в отпуск или на больничный.
VK WorkMail — удобный и надежный сервис
- Доступ с компьютера и смартфона. Ваши сотрудники смогут решать задачи в офисе, дома или в дороге.
- Интеграция по API. Вы можете быстро перенести все корпоративные адреса и письма и начать работу в короткие сроки.
- Защита личных данных. Все письма передаются по зашифрованному каналу, а для доступа к почте необходимо пройти двухфакторную аутентификацию. Нейронная сеть внутри сервиса отслеживает поведение владельца почты и сразу фиксирует нетипичные действия, чтобы предотвратить взлом и утечку данных.
- Российское ПО. Сервис находится на российских отказоустойчивых серверах и соответствует всем требованиям информационной безопасности. Данные защищены от риска утечки, а в случае санкционного давления сервис не заблокируют.
У VK WorkMail есть 3 тарифа: базовый, расширенный и все включено. Они отличаются приоритетностью техподдержки, возможностью интеграции по API и подключения других сервисов от VK. Базовый тариф бесплатный, расширенный — от 2 990 ₽ в месяц, все включено — от 3 990 ₽ в месяц. Можно собрать индивидуальный тариф по вашим запросам.
Листайте дальше, чтобы перейти на сайт VK WorkMail и подобрать подходящий тариф для вашего бизнеса.
