Это основной вопрос любого предпринимателя. Хорошо владельцам крупных концернов. Там все прозрачно, внедрена какая-нибудь умная система учета и специально обученные люди каждый месяц кладут на стол отчет: заработали столько, потратили столько, выплаты акционерам такие, прирост капитала, лизинговые платежи и еще длинный список расходов и доходов.
А как быть малому бизнесу? Особенно в самом начале, когда время от времени подкидываешь на счет ИП собственные средства? Как понять вообще, сколько вы заработали? Сколько потратили и на что?
Можно вести учет вручную в тетрадочке, по старинке. Но это тоже не очень хорошо. Тут забыл, что на новые шторы денег дал. А тут забыл, что давний клиент наличкой оплатил. В итоге на бумаге ты богач, а в кошельке одна купюра. История знает случаи, когда мелкий предприниматель забыл внести в отчет для налоговой наличку и в итоге заплатил штрафов больше, чем была сумма платежа.
В этой ситуации очень выручают системы учета, разработанные специально для мелкого и среднего бизнеса. Цифровизация не стоит на месте, и можно выбрать ту систему управления финансами, которая больше по душе.
Итак, что нужно мелкому бизнесу, чтобы чувствовать себя более или менее уверенно? Три кита: строгий учет, контроль расходов, четкое планирование.
1. Учет
Учитывать нужно всё. История «куплю за сто, продам за двести» давно канула в лету. Учитывать нужно входящие платежи от клиентов, исходящие платежи поставщикам, выплаты зарплаты, налоги, страховки и все остальное.
При правильной организации учета расходы и доходы распределяются по категориям. Тогда владелец компании точно знает, на что именно уходят деньги. Ежемесячные траты, например, аренду офиса или оплату интернета, можно автоматизировать. Хорошая программа учета финансов должна давать возможность менять список категорий расходов и доходов в зависимости от ниши бизнеса. Тогда будет удобно анализировать затраты, оптимизировать их и планировать платежи.
Должна быть также возможность подключить к одному аккаунту нескольких пользователей. Тогда бухгалтер вовремя внесет оплаты, менеджеры по продажам выписанные счета, снабженец счета от поставщиков, а владелец компании всегда будет в курсе, вовремя ли оплатили клиенты и сколько денег ждут от него поставщики.
При этом для мелких предпринимателей важно, чтобы программа учета умела вести раздельный учет личных и бизнесовых финансов. Бесконтрольное изъятие средств из бизнеса нанесет жестокий ущерб его работоспособности.
2. Контроль
Никому в компании так не нужна прибыль, как владельцу. Поэтому даже самый мелкий предприниматель должен всегда держать руку на финансовом пульсе.
Если нет системы учета финансов, легко совершить одну из самых распространенных ошибок мелкого бизнеса. Многие думают, что достаточно контролировать только движение денег по счетам. Но это далеко не так.
Контролировать нужно не только сиюминутный расход и приход. Не все ваши платежи расходные, и не все поступления денег на счет можно считать доходом. Например, предоплата от клиента считается доходом только с момента передачи ему товара. И наоборот, если клиент покупает товар с отсрочкой платежа, то денег еще нет, но сумма возникшего долга уже считается доходом.
Состояние бизнеса предприниматель может проконтролировать, изучив три главных документа: баланс, отчет о движении денег и отчет о прибылях и убытках.
3. Планирование
Два главных правила стабильной работы бизнеса: платежеспособность и безубыточность.
Часто мелкий бизнес разоряется, если попадает в большой кассовый разрыв. Это та ситуация, когда подошло время платежей, а денежные средства отсутствуют. Средства в товаре и задолженностях, а реальных денег на счетах нет.
Чтобы держать платежеспособность под контролем, часто используется простой способ, скользящее планирование поступлений и выплат на период до 12 недель (квартал). Такой план не является чем-то незыблемым, он корректируется каждую неделю.
В программу учета вносятся все планируемые платежи. И она сама прогнозирует финансовые потоки. Если обнаруживает возможный кассовый разрыв, то предупреждает об этом, и показывает, в какие даты он возможен и на что нужно обратить особенное внимание.
И немного о безубыточности. Часто идея бизнеса кажется настолько привлекательной, что люди начинают работать и вкладывать деньги, не проводя никаких финансовых расчетов. Так делать нельзя. Во многих случаях красивая идея не окупается. Также, как и маркетинговые акции. Предприниматель объявляет о скидках, желая увеличить продажи и заработать на обороте. При этом он не считает, сколько именно нужно продать, чтобы окупить акцию. В итоге бизнес не выходит даже в ноль.
Уоррен Баффет не раз говорил, что финансовый учет ‒ это величайшее изобретение капитализма. Это так и есть.
Чтобы мелкому предпринимателю быть в курсе реальных финансовых показателей своего бизнеса, достаточно установить систему финансового учета. Тогда он в любой момент времени будет знать, сколько он заработал в прошлом месяце, сколько он может изъять и потратить на личные нужды, какие у него остатки на счетах, какие платежи предстоят в ближайшие дни.
Когда все транзакции собраны в одном месте, и программа наглядно показывает положение дел, владельцу компании проще управлять бизнесом. И принимать решения на основании цифр, а не по наитию. Например, какое направление развития стоит инвестиций, а какое нет. Или понять, продажи какого именно товара или услуги приносят наибольшую прибыль. Ведь часто бывает так, что несмотря на высокую стоимость основного товара, накладные расходы съедают весь профит. А недорогие штучки «для ассортимента» обеспечивают основную прибыль компании.
Поэтому еще на самом старте бизнеса стоит установить систему учета финансовых показателей. Тогда и деньги будут под контролем, и прибыль будет расти, и компания развиваться. Присоединяйтесь к нам!