Результат деловой встречи во многом зависит от ее правильной организации, потому что только так можно сохранить порядок при решении важных вопросов, не превращая диалог в бесполезные эмоциональные споры. Только грамотная структура плана проведения совещания позволит получить желаемый результат.
Готовиться к собранию сотрудников всегда рекомендуется заранее. Необходимо накануне определиться с темой и выделить самые важные моменты, требующие обсуждения. Результат встречи будет положительным только в том случае, если участники не будут отвлекаться на посторонние темы.
Необходимость совещаний
Непродолжительная личная встреча с ответственными сотрудниками приносит больше пользы, чем длительная пространная переписка. Здесь можно услышать мнения сразу нескольких членов коллектива и оперативно решить первостепенные задачи. Если встречу затянуть, можно потерять нить разговора и начать отвлекаться на посторонние вопросы.
Личное общение имеет больший эффект в плане стимулирования людей на успешную работу, что ведет к повышению производительности труда и росту активности участия в жизни организации. Онлайн-переписка много теряет в плане эмоциональности и наглядности аргументов.
Классификация совещаний
Все деловые встречи можно разделить на несколько видов по особенностям проведения:
- по месту;
- по способу;
- по количеству участников.
Также есть разделение на два основных вида: плановые и внеплановые. Плановые совещания проходят в заранее обозначенные числа и имеют на повестке дня рядовые вопросы. Они могут быть короткими и проводиться ежедневно перед началом смены, могут быть ежемесячными и длиться до нескольких часов. Плановые встречи удобны тем, что к ним можно подготовиться и выделить время в рабочем графике.
Внеплановые происходят вне графика и касаются спонтанно возникших вопросов. Времени на них нет. Они проводятся быстро и не требуют приглашения большого количества людей. Как правило, на внеплановых совещаниях присутствуют только те, кто имеет возможность быстрого решения возникшей проблемы.
Выбор формата
Деловые встречи могут иметь разный уровень: собрание непосредственно руководства или расширенного состава с участием всех членов коллектива организации. Определяется формат совещания целями, поставленными организатором.
- Обсуждение. Этот вариант предполагает активный разговор, в котором могут принять участие все присутствующие на встрече. Таким образом находится лучшее решение проблемы.
- Доклад. Этим способом организаторы пользуются в том случае, если нужно донести до основной массы присутствующих какую-либо информацию. Доклады эффективны при планировании на будущее, при постановке задач или при подведении итогов в форме отчетов. Чтобы доклад вызывал интерес у участников встречи, он должен быть кратким, точным и иллюстрированным наглядными элементами.
- Дискуссия. Это вариант активного обсуждения, при котором у участников могут не совпадать мнения. Собрание предполагает аргументирование и отстаивание своих позиций перед возражениями. Такие споры дают возможность освещения вопросов с разных сторон и принятия решения большинством голосов.
- Мозговой штурм. Один из самых активных вариантов совещания, где могут высказываться все желающие, предлагая как можно больше вариантов решения задачи. Все высказывания записываются и анализируются. Таким образом можно определить лучший способ решения.
Также можно упомянуть ежедневные краткие совещания типа планерок. На них определяются ближайшие цели и назначаются исполнители. Проводит встречи непосредственный руководитель.
Подготовка к совещанию
Многие серьезные совещания могут длиться несколько часов, поэтому будущим участникам приходится заранее корректировать свою работу и освобождать время. Чтобы это не вызывало особых сложностей, необходимо заранее составить очередность встреч и назначить определенные дни. Заранее составленный график дает возможность подготовить доклады, отчеты и требующие решения спорные вопросы.
За проведение совещания должен отвечать конкретный сотрудник или группа людей, определяющих основные критерии встречи:
- дата и время;
- количественный состав сотрудников;
- список выступающих;
- формат совещания;
- длительность встречи;
- план проведения.
После совещания ответственные сотрудники предъявляют руководству итоговый отчет о проведенном мероприятии.
Основные правила организации совещания
Успешное решение поставленных задач и спорных вопросов зависит от грамотной подготовки собрания, независимо от его формата. И деловая встреча, и выездное совещание, и производственная планерка требуют выполнения нескольких важных правил.
- Определение темы. Повестка должна быть точно сформулирована и донесена до участников заранее. В процессе совещания не должно быть отклонений от темы, поэтому число решаемых вопросов лучше ограничить. Начинать следует с самого важного, так как именно в первые минуты встречи внимание участников наиболее активно. Постепенно присутствующие будут расслабляться и отвлекаться, поэтому в середине совещания можно устроить дискуссию или обсуждение.
- Составление списка участников. После определения темы встречи нужно выбрать тех сотрудников, которые работают в этой области. Присутствующие должны представлять, о чем идет речь, и разбираться в теме вопросов. Положительный результат встречи часто зависит не от большого количества присутствующих специалистов, а от того, чтобы все они могли высказать свое мнение. Поэтому на особо важных совещаниях должно присутствовать не более десяти человек. Они за несколько дней до встречи должны быть оповещены о дате и теме собрания, получить необходимые материалы.
- Подготовка документации. Эффективность выступлений зависит от наглядности. Материалы могут быть представлены в виде печатных листов с деловым шрифтом, таблиц, графиков, диаграмм или рисунков. Важные места можно выделить цветом, стрелками или другими обозначениями, помогающими ориентироваться. Возможно использование демонстрационной техники.
- Выбор места проведения. Во время проведения совещания все присутствующие должны чувствовать себя комфортно. Размеры помещения выбираются в соответствии с количеством предполагаемых участников, чтобы не допустить тесноты или нехватки мест. Перед началом мероприятия необходимо проветрить помещение, подготовить графины с водой и проверить оснащение рабочих мест бумагой для записей и пишущими приборами. Для демонстрационного материала нужно подготовить экраны, маркерные доски или стенды. Демонстрационная техника должна быть проверена на предмет функционирования.
При условии следования всем перечисленным правилам проведения совещания окажутся результативными и интересными. При выборе условий проведения встреч следует понимать, что деловые собрания проходят во время рабочего дня и занимают время сотрудников. Поэтому нужно максимально точно и целенаправленно решать только важные вопросы, не отвлекаясь на посторонние. Эффективность заключается в небольшом количестве присутствующих, когда каждый может высказаться и выступить с предложением. Если выступающих будет слишком много, произойдет распыление внимания и отвлечение от главных задач, обозначенных в самом начале.
У совещания должен быть план. Вначале идет подведение итогов выполнения решений предыдущих встреч. Затем — запланированные выступления и обсуждения. В конце подводятся итоги и определяются ответственные за дальнейшие действия сотрудники.
Правила действия во время совещания
У каждой встречи есть определенная цель. Чтобы она была достигнута, необходимо в процессе проведения следовать нескольким важным правилам:
- Каждый выступающий заслуживает внимания, и его мнение должно учитываться в обязательном порядке. В споре рождается истина, поэтому любая точка зрения должна быть принята во внимание. Все доказательства следует тщательно обсудить и оценить как с положительной, так и с отрицательной точки зрения. Представители руководства обычно выступают в конце, чтобы не навязывать свое мнение подчиненным и давать возможность свободно высказываться рядовым членам коллектива. В момент выступления нельзя перебивать докладчика и демонстрировать свое отношение к его словам. Возражения или одобрение следует высказывать после. Не стоит накалять атмосферу, сталкивая выступающих с противоположным мнением. Многие разногласия можно разрешить в другое время.
- Выступления докладчиков должны быть конкретными, интересными, наглядными и подтвержденными примерами. Не стоит рассуждать на отвлеченные темы и делать лирические отступления, так как они ослабляют внимание слушателей и снижают результативность собрания. Нужно четко соблюдать регламент и следовать намеченному плану. Вопросы нужно сортировать по важности, последовательно переходя от самого главного к повседневному.
- Не стоит игнорировать уточняющие вопросы. Они помогают конкретизировать и прояснять некоторые моменты. Если есть возможность, лучше отвечать на них сразу. Если на ответ нет времени или недостаточно информации, можно вопрос зафиксировать и дать ответ на следующем совещании или во время отдельной встречи.
- Строго вести протокол встречи. Всегда должен присутствовать секретарь, фиксирующий основные моменты и подводящий итоги. Он также отмечает запланированные задачи, сроки их выполнения и сотрудников, на которых ложится ответственность. Протокол может вестись в разных формах: краткой и подробной. Краткий представляется в виде тезисов, а полный подразумевает подробное фиксирование всех моментов совещания. С помощью протокола можно позднее проанализировать ход встречи, чтобы выделить сильные и слабые моменты. Это поможет следующее совещание провести на более высоком уровне. Все решения, принятые на собрании, фиксируются отдельно.
- Применение электронных систем планирования и деловых сервисов, позволяющих организовать рассылки напоминаний, распределение задач между сотрудниками, систематизацию документов, составление планов и многое другое.
Специалисты рекомендуют попробовать организацию совещаний в демонстрационной версии таких сервисов, чтобы понять их работу и увидеть все преимущества. Можно опробовать разные варианты: общего типа и корпоративный, на который оформляется отдельная заявка.
Демонстрационный вариант общего типа дает неограниченные возможности действий, но не позволяет накапливать нужную информацию. Корпоративный сервис предполагает разные уровни взаимодействия, в которых можно систематизировать практически всю документацию.
Подводя итоги
Если требуется серьезная подготовка к важному совещанию, всегда есть возможность регистрации в удобном сервисе. Современные методы управления предприятиями и организациями дают невероятный положительный эффект. Грамотное управление основывается на деловом сотрудничестве, берущем свое начало на успешно проведенных совещательных мероприятиях.
#конференция #организациятруда #совещание #совещания