Чем крут Notion: часть 1

Чем крут Notion: часть 1

Как уже писали — обкатываем Notion: используем таск доски для сотрудников Топлива, усовершенствовали контент-план, навели порядок в доках и отчетах. Делаем это под чутким руководством эксперта по Notion — Алины Савельевой.

Взяли интервью у Алины о работе с сервисом, кейсе с АН и мифах о загадочном Ноушене.

Давай ты кратко расскажешь о Notion для тех, кто про него не знает или только слышал название?

Notion — это сервис для организации и хранения информации разного формата. Это идеальный ежедневник, дневник, планер — как для себя, так и для команды. Простым языком — это Google doc на максималках. Потому что помимо записи текста, там можно создавать базы данных, соединять эти базы и на основании этого вести полный цикл таск-менеджмента. Для просвещённых это полный аналог Trello, Jira, Confluence. Многие IT-компании заменяют сейчас в работе эти сервисы и используют один Notion.

Расскажи, для какого бизнеса подойдёт работа в нем?

Notion идеально подойдет для небольших команд. Как любой онлайн-сервис при большом объеме данных, которые плодят сотрудники, он начинает немного подвисать. Для того, чтобы работа была комфортной, я рекомендую заводить в Notion компании до 30 человек.

А что насчет ниши бизнеса?

Я не вижу особых преград для использования в любой нише. В моих кейсах были команды из SMM, трафика, маркетинговых агентств, образовательных проектов. Из оффлайна мы заводили агентство недвижимости, дизайн-студию, ландшафтных дизайнеров, компанию ипотечных брокеров. Так какому бизнесу стоит использовать сервис? Любому, который имеет цикл исполнения задач.

А если пока нет команды, но хочется попробовать Notion?

Естественно, вы можете использовать платформу чисто для себя: соорудить базу знаний из ваших обучений, для записи лекций, наладить систему таск-менеджмента.

Какие реальные проблемы ты встречаешь у команд, которые легко решить в Notion?

В первую очередь — сбор информации по проектам или клиентам в одном месте. Некоторые команды на вопрос “Где вы храните информацию о клиенте?” дают сразу несколько источников: на почте, на гугл диске, в телеграм чатах, в избранном. Например, отправили файл в личной переписке в мессенджере — и только у этих двух людей хранится этот документ. В таком случае его очень легко потерять.

В Notion вы можете даже не менять структуру хранения файлов: вы пользуетесь гугл диском? Окей — создавайте базу хранения и подгружайте туда ссылки.

Второй момент — задачи. Когда команда масштабируется, чатика в телеграме уже недостаточно. Появляется некая иерархия: руководитель — исполнитель. Для отслеживания задач можно использовать несколько сущностей: систему канбана, чек-листы, таблицу с графой исполнитель, чтобы задача улетала нужному сотруднику.

Третий момент — регламенты и отслеживание бизнес-процессов. Даже если вы самостоятельно выстраиваете систему в Notion, в первую очередь вы видите свои процессы, и уже на этом этапе помогаете себе проанализировать пробелы и слабые места. А на основе этих знаний — создаете структуру в Notion. Вы понимаете: важно ли вам отслеживать задачи — весь их путь или только результат, важно ли собрать базу данных и управлять ею, понимаете кто и что будет выполнять в команде. Система регламентов как раз выходит из этого.

Просто задавшись вопросом: “А не начать ли нам пользоваться Notion?”, вы получаете для себя много ответов.

⌘ ⌘ ⌘

Продолжение следует