Если работники направляются для участия в мероприятиях, не связанных с выполнением ими трудовых обязанностей (например, на соревнования, где они выступают за команду работодателя), то такие поездки не являются командировками. Соответственно, оплата участия работников в данных мероприятиях облагается НДФЛ (письмо Минфина от15.05.19 № БС-4-11/9002).
Аналогичная позиция существует и в отношении поездок членов совета директоров организации, когда такие поездки связаны с их участием в заседаниях совета. Но специалисты финансового ведомства считают, что в этом случае компенсация расходов на поездки НДФЛ не облагается (письмо Минфина от 04.04.18 № 03-04-06/21700 и от 24.03.16 № 03-04-06/16416).
Однако, если организация оплачивает проезд и проживание членов ревизионной комиссии, то такие выплаты облагаются НДФЛ (письмо Минфина от 04.04.17 № 03-04-05/19705). По мнению специалистов финансового ведомства, ревизионная комиссия не является органом, аналогичным совету директоров или правлению организации. Члены ревизионной комиссии не находятся во властном или административном подчинении организации, а их поездки в целях осуществления контроля за деятельностью компании не являются поездками для участия в заседании органа правления организации. Следовательно, выплаты членам ревизионной комиссии в связи с их поездками для осуществления контроля за деятельностью организации облагаются НДФЛ в общем порядке.
Наконец, специалисты Минфина в письме от 07.03.19 № 03-04-05/15025рассмотрели вопрос о начислении НДФЛ на суммы возмещения работнику расходов, связанных с переездом на работу в другую местность. При этом был сделан вывод, что от налогообложения освобождается только компенсация расходов по переезду и благоустройству, а вот возмещение затрат на аренду жилья поновомуместу жительства облагается НДФЛ. Аналогичный вывод сделан в письме от 28.02.20 № 03-04-05/14737. Но аренда жилья это отдельный вопрос и мы его будем подробно рассматривать.
Однако заметим, что все спорные нюансы, которые были рассмотрены выше, необходимо четко прописать в трудовых договорах с сотрудниками, из которых четко должно следовать: место работы сотрудника, условия привлечения его к работе, возможность направления в командировки.
Верно и обратное, то есть если организатор мероприятия, который оплачивает участникам-физлицам, не являющимся работниками, проезд, проживание и питание, то он обязан удержать и перечислить в бюджет НДФЛ – письмо Минфина от 07.05.21 № 03-04-06/35363. В качестве обоснования выдвигается довод о том, что соответствующие суммы следует признавать доходов физического лица, полученным в натуральной форме, поэтому он облагается НДФЛ, а организатор получает статус налогового агента.
Аналогичный вывод озвучивался и ранее. При этом указывалось, что организация обязана удержать НДФЛ с сумм оплаты расходов за физических лиц, в том числе иностранцев, проезда к месту проведения организованного ею мероприятия и проживания там (письмо Минфина от 21.09.18 № 03-04-06/67616).
Общий вывод - будьте очень аккуратны с поездками без деловой цели