Расходы на командировки относятся к прочим расходам организации и, естественно, подлежат компенсации работникам. Это обязательное требование трудового законодательства. При этом в общем случае командировочные расходы, являясь компенсационной выплатой, естественно, не облагаются НДФЛ. Однако существует множество спорных ситуаций в связи с отдельными видами соответствующих выплат.
Самой часто встречающей ситуацией является случай, когда в доход сотрудника включаются подотчетные суммы, за которые вернувшийся из командировки работник не представил авансовый отчет (или иные документы, подтверждающие понесенные расходы). Данные суммы облагаются НДФЛ в общем порядке (письмо Минфина от 16.12.19 № 03-04-06/98341). Аналогичный вывод, касающийся и обложения страховыми взносами содержится в определении Верховного суда от 11.02.21 № 307-ЭС20-23792. Наверное, это логичное требование и никакого другого ответа получить от специалистов финансового ведомства было невозможно. Поэтому перед направлением сотрудника в командировку необходимо в обязательном порядке проинструктировать его на предмет соответствующего документального подтверждения.
При этом очевидно, что организация может принять решение о необходимости возврата работником полученных денежных средств, и в том числе, в случае несогласия работника, прибегнуть к судебным мерам взыскания.
Аналогично, если у организации нет документов, подтверждающих расходование подотчетных средств, то суммы, выданные работнику, облагаются НДФЛ. Соответствующая позиция озвучена в определении Верховного суда от 03.02.20 № 310-ЭС19-28047. Поэтому и в данном случае следует четко разъяснить сотруднику, каким документы он должен привезти по возвращении из командировки.
