Аутстаффинг — что это такое и как работает?
Аутстаффинг — это когда компания пользуется трудом сотрудника, который официально в ней не работает. Он состоит в штате кадрового агентства, которое называют аутстаффинговым. В такой ситуации все кадровые вопросы: выплата зарплат, уплата налогов, работа с больничными и многое другое — перекладываются на это агентство. Обычно такие договора заключаются, когда сотрудник нужен не на постоянную основу, а на короткий отрезок времени.
Приведем пример с транспортной компанией. Один из её водителей сломал ногу и выбыл из работы на несколько месяцев. Нужно срочно и всего на три месяца найти нового водителя. В этой ситуации ей помогает аутстаффинговое агентство. В результате ТК не нужно искать водителя, оформлять его в штат, выплачивать больничные и платить за него налоги — всем этим занимается агентство. Компании-заказчику остаётся только загружать водителя работой.
Итог: при аутстаффинге агентство просто предоставило сотрудника, а какие задачи человек будет выполнять, решает уже заказчик.
Юридические нюансы аутстаффинга
В 2016 году аутстаффинг официально запретили 56 статьей ТК РФ. Однако есть два важных условия, при которых арендовать сотрудника всё-таки можно:
- Если заранее известно, что это временная работа, которая расширяет объем производства или услуг
- Если вы меняете сотрудника, который по какой-то причине не может работать
Когда нельзя брать временных сотрудников?
- Когда нужно заменить бастующих работников.
- Во время какого-то кризиса внутри компании: выполнения работ в случае простоя, осуществления процедуры банкротства, введения режима неполного рабочего времени в целях сохранения рабочих мест при угрозе массового увольнения работников.
- Когда нужно заменить сотрудников, которые отказались выполнять свои обязанности, в том числе из-за задержки зарплаты больше, чем на 15 дней.
- Когда сотрудник должен выполнять определенные работы на объектах I и II классов опасности: перечень таких работ утвержден Приказом Минтруда России № 858н и Ростехнадзора № 455 от 11.11.2015
- Когда сотрудник должен работать на местах, условия труда которых отнесены к 3-й или 4-й степени вредности, либо к особо опасным условиям труда.
- Когда нужно заменить таких работников, наличие которых является условием получения лицензии, членства в СРО или выдачи свидетельства о допуске к определенному виду работ.
- Когда сотрудник для выполнения своей задачи должен стать членом экипажа морского суда и суда смешанного (река – море) плавания.
Аутсорсинг — что это такое и как работает?
Аутсорсинг — это когда одна компания предоставляет услуги другой компании. То есть какие-то общие функции, не относящиеся напрямую к компетенциям компании, она передаёт в руки тех людей, которые на этом специализируются. Это и дешевле, и качественнее.
Например, застройщику «МИК» нужно продать квартиры. Он может сам открывать отдел маркетинга, нанимать сотрудников, оформлять их и разбираться со всеми документами. А может заказать услуги у маркетингового агентства «Аврора». У этой компании уже есть штат профессиональных маркетологов. Компании заключают договор и начинают работу.
Итог: при аутсорсинге сотрудники «Авроры» работают на «Аврору», а «Аврора» работает на «МИК».
Примеры аутсорсинга в реальности
General Motors
Современный аутсорсинг появился в 1930 годы, когда General Motors противостояла компании Генри Форда и была на грани краха. Альфред Слоун стал у руля GM как раз в это время. Он создал новую систему производства и передал её в руки посторонних фирм, то есть на аутсорсинг. После этого General Motors обогнали Ford, которые позже тоже пришли к этой же модели производства, но было уже слишком поздно.
Nike и IKEA
Компания Nike перенесла всё производство на аутсорсинг, а на себе оставила основную функцию — разработку дизайна и продажу товаров через франшизы. Всю продукцию компании делают подрядчики, сосредоточенные в основном в Азии. С 2010 по 2020 год компания выросла на 540%.
Примерно то же самое сделали в IKEA — всю логистику и производство отдали на аутсорс, а сами занимаются лишь продажей через собственные магазины.
Часто встречается в реальности
Здесь опишем наиболее частые примеры использования аутсорса: бухгалтерия и клининг. Возможно, это именно то, что понадобится вам.
Бухгалтерия
Компания с небольшим штатом занимается разработкой программного обеспечения — это основной вид её деятельности. Она работает только по безналичным платежам. Руководство решает отдать бухгалтерское сопровождение специальному агентству на аутсорс. Компании выгоднее оплачивать фиксированную стоимость аутсорсера, чем создавать целый бухгалтерский отдел и нанимать туда сотрудников.
Клининг
Здесь посмотрим на компанию с большим штатом и офисом, в котором нужно наводить порядок в течение рабочего дня. Однако на позиции уборщика сильная текучка — это увеличивает нагрузку на HR отдел и офис-менеджера. А если уборщик просто возьмёт и не придёт на работу? В офисе будет грязно, другие сотрудники будут недовольны.
Руководство решает нанять клининговое агентство. Скорее всего, придётся немного переплатить, но здесь договор заключается с компанией, а не человеком. В контракте с агентством прописываются сроки, обязанности сторон и неустойки за их невыполнение. Текучки кадров не будет — компания не может уволиться, а плохо убирать офис партнёру будет невыгодно: на кону репутация и судейские разбирательства.
Плюсы и минусы аутсорсинга
Плюсы
- Сокращение затрат.
- Нет социальных обязательств.
- Независимость от обстоятельств.
- Качество выше: работа агентства заточена под то, что вам нужно.
- Фокус на основной деятельности компании. Если дело компании — строить, она строит, а не занимаетесь маркетингом или клинингом.
Минусы
- Компания зависит от аутсорсера. Если у него конкурентов, он будет занижать качество работы, но заменить его будет некем.
- Есть вероятность наткнуться на нечестную компанию.
- Аутсорсер может разгласить секретную информацию.
Отличия аутсорсинга и аутстаффинга
Выше мы рассматривали пример с выдуманными строительной компанией «МИК» и маркетинговым агентством «Аврора», которое несло ответственность за результат — значит компании работали по аутсорсингу. Если бы в этом же примере компании работали по аутстаффингу, то «Аврора» просто предоставила бы сотрудников в распоряжение «МИК» и не несла ответственности за то, каким образом ими распорядится заказчик.
Более подробно разница между этими двумя понятиями в таблице ниже:
Инструменты для аутсорсинга
Аутсорсинг — это не только про услуги между компаниями. Дизайнер или бухгалтер могут быть самозанятыми исполнителями на аутсорсе. Качество взаимодействия с такими сотрудниками и эффективность их администрирования влияет на качество услуг. То есть чем больше времени исполнитель должен тратить на бумажную волокиту, тем меньше у него времени и сил на выполнение задачи.
В то же время, и аутсорсинговые компании часто и массово прибегают к услугам самозанятых исполнителей для реализации различных проектов. Учитывая, что трудовые ресурсы — это один из самых объемных активов таких компаний, легко представить, сколько времени и финансов они требуют на администрирование.
Как было раньше?
Чтобы начать работу с сотрудником нужно было удостовериться, что он имеет статус самозанятого, на бумаге заключить письменный договор, иногда отправляя его по почте, а потом ещё по почте отправлять акты выполнения работ. А перед каждой оплатой, проверять статус исполнителя, потому что он может его потерять — тогда организация становится налоговым агентом исполнителя. После этого нужно было получать чеки от исполнителя и заводить все документы в учётные системы администрирования и бухгалтерские приложения. Это сильная нагрузка на HR и бухгалтерский отделы.
Как можно сейчас?
Сейчас идёт тренд на цифровизацию и автоматизацию процессов. Растут электронные платформы, которые помогают оптимизировать делопроизводство и задачи бизнеса.
Такими же темпами растёт и сфера администрирования персонала. Существуют цифровые платформы, которые помогают улучшить качество и скорость работы с сотрудниками. Одна из таких платформ — «Наймикс». Вот список инструментов, которые она предоставляет:
- Оформление и ведение учёта исполнителей
- Администрирование и контроль исполнителей
- Электронный документооборот
- Интеграция с любыми внутренними системами учета клиента
- Платежное решение
- Двухфакторная проверка данных исполнителей, скоринг
- Декларация доходов и оплата налогов
- Служба поддержки и call центр 24 на 7 для всех регионов РФ
- Маркетплейс исполнителей
Электронный документооборот
Теперь можно даже не распечатывать документы, ибо в «Наймиксе» работа с исполнителями устроена по ЭДО: документы, приложения, заявки и акты согласовываются и заключаются электронно, в сервисе они генерируются автоматически, а подписываются удалённо с помощью электронной подписи. Также формируются закрывающие документы для бухгалтерии заказчика и уведомления для ФНС и ГУВМ МВД России.
Минимизация рисков
В платформу «Наймикс» встроена система, которая проверяет исполнителя работ на статус самозанятого, верифицирует его персональные данные. Есть стоп-листы на привлечение сотрудников и бывших сотрудников, а также банковская проверка ПОД/ФТ. «Наймикс» — официальный партнёр ФНС России в части электронного взаимодействия исполнителей со службой. Это означает интеграцию для формирования и прикрепления своевременно чеков и контроль уплаты налогов исполнителями. Это нивелирует человеческий фактор в своевременном соблюдении нормативных требований.
Статусы исполнителей, которые поддерживает «Наймикс»:
- Физические лица-исполнители без специальных налоговых режимов.
- Физические лица, имеющие статус самозанятых,
- Иностранные граждане стран ЕАЭС и СНГ, в том числе работающие на основании патента.
Система поддерживает все схемы и логику делопроизводства, с учётом особенностей каждого налогового режима исполнителя.
Выплаты исполнителям
В «Наймиксе» можно в один клик выплатить зарплату конкретному сотруднику или сразу всему списку сотрудников. Кроме того:
- Выплаты возможны на карты любого банка РФ, в том числе по реестрам
- Перед выплатой проверяется статус исполнителей
- Чеки формируются, а налоги выплачиваются автоматически. Исполнителю не нужно будет этим заниматься.
Пример работы с «Наймиксом»
Клиент - рекламное агентство, оказывающее услуги по всей России, с достаточно широким пулом маркетинговых услуг, включающих в том числе и BTL направление, Digital и торговый маркетинг. Это подразумевает проведение промо-акций, ивентов и массовых мероприятий, размещение рекламы внутри торговых и бизнес-центров, аудит розничный сетей через механику «Тайный покупатель» и другие задачи в «поле».
Помимо сотрудничества с постоянными клиентами, у компании много проектов от заказчиков в различных городах РФ. Часть рабочего функционала по таким проектам компания закрывает через аутсорс исполнителей. Все взаимодействие с ними идёт через платформу «Наймикс»: под каждый проект договор заключается удаленно, другие процессы тоже проходят онлайн: верификация и онбординг новых удаленных работников, инструктаж, проверка статусов, массовые выплаты, сбор чеков, подписание закрывающих документов, решение споров. Контроль на соответствие нормативным актам. В сервисе есть функционал, позволяющий контролировать процесс выполнения заданий: геолокация исполнителя, журнал учёта присутствия в оговоренном месте в определенное время, фотоотчёт. При необходимости через маркетплейс или службу подбора сервиса, ищуться новые исполнители под проект. И всем этим процессом занимаются всего два человека в компании.
Теперь представим, что данной рекламной компании пришлось бы вести процесс по старинке: искать исполнителей по различным сайтам, по книжке контактов, актуализировать их статусы, доступность, затем отсылать перед каждым проектом договор по почте, коммуницировать через различные средства связи, собирать акты и чеки. Для администрирования всего этого процесса потребовались бы значительные человеческие ресурсы — это во-первых. А во-вторых, скорее всего, с охватом на всю страну нормально выстроить этот процесс не получилось бы вовсе из-за масштабов.
Другую же часть задач рекламное агентство закрывает через классический B2B аутсорсинг, делегируя выполнение проектов и компаний, например проведение ивентов, промо-акций. Небольшие региональные агентства отвечают за факт выполнения проекта по ТЗ, сами обеспечивают со своей стороны все необходимые ресурсы. Они, в свою очередь, часто привлекают под конкретный проект временных исполнителей, из своего пула регулярно сотрудничающих с ними, или подыскивают новых. И зачастую администрируют их, взаимодействуют с ними по рекомендации, так же через платформу «Наймикс», используя все вышеперечисленные инструменты.
Как начать работать с «Наймиксом»?
Чтобы получить консультацию и начать пользоваться услугами компании, оставьте заявку на нашем сайте. Менеджер перезвонит вам в течение часа, ответит на все вопросы, предложит решение подходящее вашему бизнесу и сориентирует по поводу дальнейших действий.
#самозанятые #бизнес #бюджет #строительство #предпринимательство #ритейл #наймперсонала #налоги #аутсорсинг #аутстаффинг