Информационная система управления проектами — сложный продукт. Часто многие компании просто не знают, как подойти к выбору подходящей системы. Сталкиваются с трудностями и в результате остаются недовольны результатом или вообще отказываются от внедрения.
Мы поняли, что ошибки типичные. Генеральный директор ГК ADVANTA Дмитрий Мазеин и директор по продажам Дмитрий Ковригин рассказали о них на своем вебинаре и дали советы, как этих ошибок избежать, правильно выбрать систему управления проектами под задачи и потребности компании.
Публикуем основные моменты вебинара.
Ошибка 1. Отсутствие цели и несогласованность действий
Иногда так происходит: информационная система управления проектами внедряется без четкой и согласованной цели. Обычно причина в отсутствии опыта у инициатора внедрения и отсутствии рекомендаций со стороны подрядчика. Бывает, что цель согласована с руководителем, но с командой ее не обсудили. Так же скользкая дорожка − желание удовлетворить запросы разных подразделений, что создает сумбур в целях.
Как правильно:
- Ставьте конкретные измеримые цели, которые полезны бизнесу: снизить отклонения по срокам выполнения проектов, создать типовой шаблон для проектов и стандартизировать процессы, сократить время на сбор и подготовку отчетности.
- Согласовывайте цели и держите всех участников выбора ИСУП в курсе.
- Узнайте ожидания топ-менеджера от системы управления проектами и только после этого выбирайте инструменты.
Ошибка 2. Не оформили выбор и внедрение системы во внутренний проект
Из-за отсутствия опыта или некомпетентности подрядчика выбор системы часто не оформляют во внутренний проект. Задача превращается в процесс — деятельность без конкретного срока реализации. В результате участники не понимают свою роль или вообще теряют интерес. Топ-менеджер не вовлечен в процесс и не согласовывает финальное решение, потому что не хватает конкретики.
Как правильно:
1. Сделайте выбор понятным и прозрачным: поставьте сроки, выберите коллег, которые будут принимать участие, оцифровывайте результат.
2. Внесите проект в тестируемую систему управления проектами (СУП) и наблюдайте. Это повысит доверие к вам.
Ошибка 3. Не заручились поддержкой топ-менеджера
Часто при выборе ИСУП сопротивление идет от ключевых фигур, которые влияют на принятие решений. Так бывает, если заручиться поддержкой не того руководителя: цели внедрения не совпадают с целями топ-менеджера. Или если в компании в принципе не заинтересованы во внедрении системы. У нас есть кейсы, когда сотрудника берут в штат, чтобы внедрить ИСУП, но фактически компания в этом не заинтересована, деньги не выделяют.
Как правильно:
- Убедитесь, что в компании действительно готовы внедрять информационную систему управления проектами.
- Еще на стадии собеседования убедите руководителей в своей экспертности, чтобы в момент принятия решения они не «соскакивали».
- Не бойтесь топов, они такие же люди.
- Посмотрите наше видео «Как продать идею внедрения топу»
Ошибка 4. Неверно оценили сроки выбора и оформления договора
Кажется, что звучит не так страшно, но позже это выливается в целую лавину неприятных последствий: не освоили бюджет, не выполнили KPI, сорвали сроки. Так происходит, когда выбор системы управления проектами представляют как абстрактный процесс, в котором не учитываются...
Продолжение статьи - на нашем сайте