Подпишитесь на канал, чтобы не пропустить новые публикации Записки регионала Big фармы
Навык эффективной организации трудовой деятельности один из базовых навыков, которые нужны для роста и развития сотрудника внутри компании и в целом в профессии. Входящий поток информации сегодня настолько огромен, что без какой-то системы очень сложно выживать эффективно в потоке.
На самом деле, личная организация - одна из моих любимых тем: как работать меньше и при этом эффективнее. Я перепробовал огромное число методик построения личной организации и программ для ведения заметок, task менеджеров и сегодня хотел бы поделиться той системой организации, которой пользуюсь в настоящий момент. Она доказала свою эффективность в течение как минимум 5 лет.
По теории каждая система должна состоять из элементов и обязательно включать системообразующий элемент, который связывает все остальные части, придавая системе характерные для нее свойства. Элементы моей системы организации:
- Планирование;
- Работа со входящими;
- Хранение материалов;
Системообразующим элементом являются регулярный обзор: еженедельные, месячные, квартальные и годовые.
Планирование
В моем случае годовое, условно стратегическое планирование. Оно приходится на июль, так как я привязываю подведение итогов года как раз к дню своего рождения, а не как принято, к празднованию нового года 31 декабря. Для меня годовое планирование глубиной на 1-2-3 года с максимальным акцентом на следующий год. В процессе планирования я выбираю 1-2 приоритета и формулирую KPI по каждому, добавляю цели и мониторю их на ежемесячной основе. Такая система помогает держать фокус на нужных направлениях и периодически себя возвращать к тому, что запланировал.
Действия в моем планировании по шагам:
- Определяю свои направления работы, жизни на предстоящий год. Эта процедура из серии “колесо жизни”.
- Выделяю максимум 2 приоритета которым я буду уделять наибольшее время. Только честно (если написать “мой приоритет семья”, для себя, откровенно, посчитайте время, которое вы инвестируете в развитие семьи. Эффективное время. Сразу станет понятно, что основное время вы используете явно не на семью. Если же ставите приоритет семья, будьте любезны временной ресурс эффективно вкладывать именно в семью);
- Каждый из выбранных приоритетов разбиваю на конркетные KPI. Важно, чтобы это было измеримо: в рублях, в сантиметрах, в киллограмах, да хоть в попугаях. Главное - возможность измерить.
- Вписываю в Life дашборд и провожу регулярный обзор: ежемесячно с фиксацией результата на текущий момент.
Работа со входящими
Мне кажется, что работа в фармацевтических компаниях чем-то схожа с работой в IT индустрии. По крайней мере одним фактором - огромным потоком входящей информации, особенно если работаешь на позиции руководителя. В результате прочтения большого числа книг по эффективности мне удалось вывести свой формат работы со входящим потоком. В данной статье опишу суть, и, если будет интересно, напишите в комментариях. Я разберу подробно и дам ссылки на литературу и видео на Youtube.
В моем случае практически на 90% входящая информация идет через электронную почту, часть же поступает после собраний, встреч с клиентами и сотрудниками. Таким образом я разделяю все потоки на 3 категории:
- Задачи - это то, что требует какого-то действия, в итоге которого мы должны получить результат. Категорию я делю на:Задачи для меня - это должен сделать я.
Задачи для делегирования - задачи, которые я передаю. Правильно передать задачу тоже навык, подробно об этом в другой раз. - Информация - В данную категорию у меня попадает то, что не требует действий от меня или моих сотрудников, и, по моему мнению, может пригодиться в ближайшие 6 месяцев.
- Архив - Сюда попадают данные, которые не являются для меня информацией, а также выполненные задачи.
У меня настроены в Outlook специальные горячие клавиши для того, чтобы превращать письмо в задачу, в информационный материал или в архив. Как в Outlook настроить горячие клавиши. Входящую почту я предпочитаю обрабатывать 1-2 раза в день, при этом папка Входящие - должна быть пустой, т.е. все письма должны быть либо в задачах, либо в архиве, либо в информации.
Что же касается задач не из почты то их я заношу в свой To-Do менеджер, вначале во входящие, а затем уже распределяю при ежедневном обзоре в категорию. В настоящий момент как task manager я использую MS To-Do https://to-do.microsoft.com/tasks/ (ранее использовал ToDoist https://todoist.com/ru). MS To-Do дает более широкий функционал в плане интеграции с Outlook, MS Teams, мобильным и web приложением и календарем. В календаре я фиксирую лишь встречи где требуется мое присутствие
Хранение информации
Часто бывало такое, что сохраненную информацию долго и упорно не могли найти? У меня бывало. Поэтому пришлось организоваться. В моей системе хранения есть следующие элементы: хранение писем, хранение прочей информации.
- Информационные письма (электронная почта) - они хранятся либо в специально созданной папке в Outlook, либо как сохраненный файл в папке ноутбука. Я выделяю особенно важные письма и остальные (чисто субъективно). Первые храню в папке Important, остальные в Information.
- Файлы - в этом случае классические категории Личное, Рабочее. Каждая папка имеет подкатегории, например Рабочая: KOLs, KPI, Команда, Проекты и т.д.
- Информация по проектам и прочая информация - я использую для организации Notion. Это гибкая система, которая позволяет практически безгранично формировать то, что вам нужно: списки, тексты, таблицы, рабочие доски и т.п.
Если схематично, то моя система продуктивности выглядит следующим образом
Напишите в комментариях с какой системой работаете вы.