Чтобы быть достичь максимальной эффективности, нужно уметь грамотно управлять своим временем. Тайм-менеджмент – это навык, которым должен обладать практически каждый сотрудник. Что же это такое, и почему это важно?
Отсутствие навыков тайм-менеджмента приводит к низкому качеству выполняемой работы и стрессу, а это прямой путь к выгоранию. Контролируя рабочее время и управляя им, вы легко будете следовать дедлайнам и станете продуктивнее, почувствуете себя менее напряженным, зная, как распределять часы, минуты и секунды для каждой задачи. Испытывая меньше стресса, вы достигаете баланса (дзэна) между работой и личной жизнью. Дальше несколько советов, которые в этом помогут.
Распланируйте рабочий день
Утро – время для создания списка задач. По мере их выполнения ставьте галочку либо вычеркивайте и с чувством удовлетворенности результатом продолжайте двигаться вперед!
Расставляйте приоритеты
Составление списка задач – это одно. Но вы также должны знать, как расставлять приоритеты. В первую очередь выполняйте неотложные задачи – те, которые должны быть сделаны раньше или требуют больше времени. Если она кажется слишком объемной, разбейте на более мелкие подзадачи.
Не ждите вдохновения
Работать, когда вы не вдохновлены или не мотивированы может быть сложно. Однако вдохновение часто приходит только «в процессе». Начинай сейчас, муза и мотивация придут, потеря времени может дорого обойтись в прямом и переносном смысле.
Группируйте похожие задачи
Некоторые задачи требуют одного и того же типа человеческого мышления. Отвечать на электронные письма или звонки, обновлять события в календаре – любую повторяющуюся работу лучше выполнять в одном временном блоке. Группировка этих небольших задач поможет сэкономить много времени, а также избежать переутомления.
Сведите к минимуму отвлечения
Отвлекающие факторы – враг любого, кто пытается научиться управлять своим временем. Активируйте режим «не беспокоить» на телефоне, можно включить в наушниках музыку, чтобы отвлечься от офисного шума. В случае надобности, закройте все социальные сети, электронную почту, перед этим отключив уведомления.
Избегайте многозадачности
Многочисленные исследования показали, многозадачность перегружает мозг. Вместо того, чтобы сделать «много и сразу», происходит противоположный эффект. Люди, пытающиеся «строить из себя Цезаря», более склонны к ошибкам, им требуется больше времени для завершения проектов, а внимания на задачи уделяется меньше. Мозг может сосредоточиться только на одном или двух делах одновременно. Переключение между задачами только дезориентирует его, поэтому по возможности избегайте этого.
Используйте программные инструменты
Самодисциплина и личный тайм-менеджмент – не самые простые вещи, иногда одного лишь желания мало. Чтоб стать эффективнее, стоит обратиться к ИТ-решениям для контроля своего рабочего времени. Одной из самых надежных и многофункциональных программ является CrocoTime:
- программа собирает и предоставляет статистику о выполненных задачах. Если перед собой непросто быть честным, то функция «фотографии рабочего дня» покажет подробную картину того, насколько вы эффективны. Опираясь на данные о собственной продуктивности, легче сделать выводы о том, каким образом стоит перераспределить нагрузку, на какие задачи выделять больше времени, что сделать приоритетами и т.д.;
- функция мониторинга покажет сайты, сторонние программы и всевозможные ресурсы, бесполезные в работе (те самые отвлекающие факторы), отнимающие ваше время. Иногда кажущиеся несколько минут, проведенные в социальных сетях, превращаются в часы. Сложно повысить личную продуктивность, занимаясь не «тем, чем нужно».
И, пожалуй, главный совет: помните о том, что в ваших же интересах уделять внимание личному тайм-менеджменту, если не вы, то ваш руководитель рано или поздно обратит внимание на эффективность одного из своих подчиненных, поэтому лучше «готовить сани летом».