Рассказываем, как сдать документы на хранение в государственный архив при ликвидации, банкротстве или по иным причинам. И есть ли этому разумные альтернативы.
Три основных момента
Первое, что надо знать: это платная услуга. Окончательная цена зависит от территориального местоположения архива. Например, в московском Центральном государственном архиве трудовых отношений (ЦГАТО) прием одного дела по описи составляет 310 руб. (приказ от 25.12.2018 № 147).
Основными поводами для передачи документов коммерческой фирмы в госархив по-прежнему являются ликвидация и банкротство (п. 10 ст. 23 закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»).
Второй принципиальный момент: предварительную архивную обработку, описание, переплет, доставку документов до архива обеспечивает передающая сторона, т. е. коммерческая организация. Сотрудники архива только принимают готовую к передаче документацию. Если она оформлена неверно — отдадут на доработку.
Третий момент: дело это не быстрое. Нормативно не установлены сроки, в течение которых госархив должен осуществить прием документов, и ускорить этот процесс невозможно.
Госархивы не особо заинтересованы в росте «клиентуры». Делис Архив превосходит большинство госархивов по ценам, безопасности, скорости и качеству обслуживанию.Денис Авдюшин - генеральный директор "Делис Архив"
Узнайте за три минуты, почему стоит делегировать хранение и обработку документов именно Делис Архив — посмотрите короткий ролик.
Кстати - у нас классный youtube канал... с мультиками 😊
Восемь этапов подготовки документов к архивированию
Опишем процесс приема документов на хранение в государственный архив на примере московского ЦГАТО. Сразу ответим на часто задаваемый вопрос: весь процесс займет как минимум два месяца, максимум — полгода.
Этап 1: отобранные документы вносятся в опись, к описи составляется предисловие, а также историческая справка юридического лица.
Этап 2: в архив по месту регистрации юридического лица представляется:
- заявление (при ликвидации это форма № 1);
- оригинал доверенности на лицо, которое будет взаимодействовать с архивом непосредственно.
Доверенность такого рода заверяют печатью и подписью руководителя организации.
При представлении документов не забудьте выяснить дату регистрации и входящий номер.
Этап 3: не позднее 30-ти календарных дней будет назначен куратор, который будет непосредственно работать с вами (его контакты сообщают по телефону и е-мейлу, указанному в заявлении).
Этап 4: не позднее двух недель со дня назначения куратор должен подъехать на место хранения документации, оценить качество проведенной обработки, корректность описаний и при необходимости выдать указания по устранению недостатков. После устранения недостатков вас может посетить эксперт госархива для повторной экспертизы (а может и не посетить, куратор, возможно, справится сам).
Если хотите с первого раза правильно подготовить к хранению документы — доверьте архивную обработку Делис Архив. От экспресс-аудита ваших документов до сдачи их в госархив — все этапы работ мы возьмем на себя.
Денис Авдюшин - генеральный директор "Делис Архив"
Этап 5: все вопросы сняты — куратор представляет ваши документы экспертной комиссии, которая заседает не чаще раза в месяц.
Этап 6: если большинством голосов принято положительное решение, то куратор вам об этом сообщит, направив:
- договор (он типовой, правке не подлежит);
- акт приема-передачи;
- счет на оплату.
Подписанный договор с копией платежки отвозим в архив, где на регистрацию и присвоение номера может уйти еще 10 рабочих дней.
Этап 7: в течение пяти рабочих дней вам сообщат дату, время и место, куда необходимо привести документы для передачи на госхранение.
Этап 8: все дела, по три экземпляра описей, предисловий к описям и исторической справки — все на бумажном носителе! — плюс акт приема-передачи предоставляются строго в определенное время.
В итоге вы получаете свой экземпляр акта приема-передачи в подтверждение факта сдачи документов в госархив.
Выше описан примерный алгоритм, который зависит в том числе и от местных особенностей. Обращаясь в свой госархивом, обязательно уточните этапы взаимодействия, их результаты и сроки.
Есть ли разумные альтернативы?
Несмотря на то, что госархивы перешли на рыночные отношения, старые проблемы никуда не делись. А именно:
- недостаток свободных площадей, в связи с чем, госархивы принимают на хранение только кадровые и документы по заработной плате работников;
- нехватка квалифицированных кадров;
- строгие требования к подготовке документации;
- приоритет отдается обслуживанию по социально-правовым вопросам уполномоченных органов;
- долгие сроки (до 6 месяцев) получения акта приема-передачи дел на хранение.
К тому же — и это важно, — цены госархивов на предварительную архивную обработку и последующее хранение бывают весьма значительными, а качество сервиса оставляет желать лучшего. Поэтому прием на хранение в госархивы бухгалтерских и иных учетных документов организации по-прежнему является скорее исключением.
Альтернативой может быть обращение в негосударственную архивную организацию. При выборе поставщика данной услуги стоит обратить внимание не только на цены, но и на следующие моменты:
- в уставе организации прописан такой вид деятельности, как хранение и обслуживание кадровой и иной документации;
- наличие лицензии ФСТЭК, специального ПО для шифрования данных;
- статус оператора персональных данных.
Необходимо уточнить, возможно ли передавать на хранение документы в не упорядоченном виде, а также имеет ли архивная организация договор с ПФ на исполнение социально-правовых запросов граждан.
Делис Архив принимает на хранение документы в любом виде и составе, не предъявляя претензий по качеству подготовки. По факту приемки, очень оперативно выдадим акт установленного образца, который может быть предоставлен ликвидатором по запросу суда или иного государственного органа.
Денис Авдюшин - генеральный директор "Делис Архив"
