Клиент: АФК «Система»
- 25+ лет ведет инвестиционную деятельность.
- Управляет МТС, Segezha Group, ГК «Медси», группой "Детский мир", «Биннофарм Групп» и еще 12 крупнейшими компаниями России в разных секторах экономики.
АФК “Система” обладает рядом активов, эффективное управление которыми напрямую зависит от качественной организации работы сотрудников головного подразделения и координации подконтрольных бизнес-единиц.
Компания АФК "Система" обратилась в QSOFT с рядом задач:
- создать единую точку входа во все корпоративные системы и сервисы;
- упростить коммуникации между различными отделами и департаментами;
- создать среду для совместной работы и коммуникации сотрудников;
- внедрить единый инструмент подачи и обработки заявок - все делается вручную и занимает до нескольких дней;
- создать автоматический инструмент распространения информации и знаний, а также сбора обратной связи;
- снижение избыточной нагрузки на HR-отдел и создание удобного инструмента работы с кадровым резервом;
- перенести возможности портала на мобильные устройства, обеспечив требования по функциональности и соблюдая бюджетные рамки в гибридном решении.
Исполнителем работ выступил digital-интегратор QSOFT, предложив лучшие условия и компетенции и выиграв тендер. Работа над реализацией внутреннего портала и его мобильной версией велась одновременно.
Цель: команда QSOFT поставила целью проекта создание единой точки доступа ко всем ресурсам компании и разработку digital-среды для работы команд, повышения их мотивации и вовлеченности.
Решение: внедрение корпоративного портала, адаптированного под мобильные устройства.
— Бронирование переговорных
Раннее бронирование переговорных осуществлялось техническими средствами прежнего портала, которые не отвечали требованиям к функционалу и удобству использования.
Теперь сотрудники могут быстро забронировать переговорную с телефона или компьютера. Фильтры по дополнительным критериям (наличие компьютера или ВКС) помогут найти подходящее место.
Бронирование в компании происходят по гибкому графику с возможностью загрузить в равной мере все переговорные комнаты, а также бронировать именно те переговорные, которые обладают нужным набором опций для конкретного типа мероприятий.
Все бронирования и календарь мероприятий доступны в мобильном приложении на любом девайсе. Все администраторы, секретари и сотрудники наглядно видят картину дня: кто, что, когда и насколько забронировал. . Модуль синхронизирован с календарем MS Outlook по MS Exchange.
Особенности реализации
Интеграция с Outlook была достаточно непростой, команде QSOFT пришлось преодолеть множество неочевидных и нестандартных сложностей. Например, реализация механизма регламентных броней
Регламентная бронь предназначена для создания и фиксации регулярно повторяющихся по заданным правилам бронирований (например, встреча должна проходить каждую среду в Синей переговорке). При этом должна автоматически проверяться доступность переговорки. В Outlook нет как такового механизма проверки занятости переговорной, поэтому команде пришлось разработать специальную интеграцию, при которой для каждой переговорки создавалась отдельная учетная запись MS Outlook с собственным с календарем, в котором и осуществлялось бронирование.
Польза для бизнеса:
- Внедрение модуля дало возможность автоматизировать, ускорить и оцифровать процесс создания и подтверждения бронирований преговорных комнат;
- Внедрение привело к повышению общей эффективности работы подразделений, особенно смежных;
- Система бронирования позволила увеличить эффективность используемых площадей сразу на 20-25%
- Экономия рабочего времени сотрудников на организацию совещаний
- Сокращение расходов на электроэнергию и амортизацию аудио- и видеооборудования
Что это значит?
✅ Всегда актуальная информация о бронях
Бронирования всех переговорных система отображает в онлайн-режиме.
✅ Наглядная визуализация
Сотрудники могут смотреть занятость всех переговорных комнат одновременно через веб-интерфейс и в мобильном приложении или сортировать график броней по конкретной комнате.
✅ Автоматизированные уведомления
При оформлении бронирования система автоматически вышлет уведомления всем участникам переговоров, а также сотрудникам, ответственным за техническое оснащение комнат или выполняющим роль переводчика.
— Заявки сотрудников
Сотрудники были не вполне удовлетворены уровнем автоматизации и детализации прежней системы обработки заявок и хотели повысить ее эффективность, иметь единое окно для подачи всех видов заявок и инструмент контроля их обработки.
Автоматизация обеспечила перевод определенных видов заявок в электронный вид, единое окно для приема заявок, распределение их по типам и отлаженный механизм для обработки заявок без ухода во внешние системы, что позволяет HR-специалистам оперативно решать любые вопросы сотрудников.
Сотрудники теперь наглядно видят в личном кабинете, какие заявки находятся в работе, кто ответственный за их выполнение, сроки выполнения, какие справки уже готовы и возможность их скачать из карточки заявки.
Польза для бизнеса
- Внедрение модуля снизило нагрузку на HR-отдел и позволило автоматизировать бизнес-процессы подразделения.
- Сотрудники получили возможность оформлять заявки на любые запросы в едином окне с любого устройства в удобное время.
- Бизнес получил экономию времени за счет сокращения срока обработки задач: сотрудники успевают день в день обрабатывать запросы.
- У компании появился инструмент контроля исполнения заявок и статистика: единый список заявок и их статусы позволяют разгрузить менеджеров и улучшить качество работы всего коллектива.
— Автоматизация оформления отпусков
Раньше согласовывали отпуска вручную: сотрудник писал руководителю, руководитель фиксировал даты и передавал в отдел кадров. Не было наглядного графика отпусков.
Компания перешла от ручного согласования отпусков на бумаге к оцифрованному процессу на портале: сотрудники компании стали тратить меньше времени на процессы согласования, а HR-отдел избавился от путаницы с пересечением графиков и унифицировал процесс оформления.
Особенности реализации:
В силу особенностей заказчика, была реализована нестандартная оргструктура без стандартных уровней вложенности. Администратор корпоративного портала регулирует оргструктуру в реальном времени и при необходимости создает департаменты и отделы, прикрепляя к ним сотрудников. Отдельно команда QSOFT разработала матрицу ролей пользователей: рядовой сотрудник, руководитель, дополнительный согласующий отпусков, HR-админ, Президент компании.
Мы учли в бизнес-логике решения особенности оргструктуры, чтобы корректно формировать и отображать пул данных по отпускам в каждом отделе.
В решении реализована интеграция с 1С:ЗУП для загрузки данных о доступном количестве доступных отпускных дней сотрудника для планирования отпуска.
Польза для бизнеса
- Решение позволило полностью цифровизировать и ускорить процесс оформления отпусков.
- Компания получила инструмент для автоматического формирования графика отпусков и отслеживания возможных пересечения а также для проверки соответствия отпусков внутренним правилам и требованиям законодательства.
- Стало гораздо проще переносить и отменять отпуска по инициативе сотрудника или работодателя.
- HR-отделу стало проще подготавливать документы по отпускам для предоставления в надзорные органы.
— Личный кабинет сотрудников
У компании не было системы личных кабинетов, коммуникация между сотрудниками была затруднена.
Мы создали удобный интерфейс ЛК, который позволяет сотруднику держать всю полезную информацию под рукой — нужные контакты и ссылки в корпоративном портале а не на внешнем сервисе, удобный инструмент управления заявками.
В Личном кабинете представлена вся основная и наиболее используемая пользователем информация: личные данные, основные контакты, заявки, есть qr-код для быстрого создания контакта в телефоне
Польза для бизнеса:
- Имея простой и удобный инструмент подачи заявок, сотрудники реже нарушают сроки подачи.
- Сокращение нагрузки на HR-отдел и бухгалтерию, так как не надо выделять время на срочную обработку заявок.
- Сотрудники проще и быстрее получают необходимую им информацию от работодателя.
- Бизнес получает кратное ускорение кадрового документооборота за счет автоматизации процессов.
- Сотрудники получают единую и комфортную цифровую рабочую среду.
— Цифровой кадровый резерв
Работа с кадровым резервом велась в разрозненных внешних источниках, часть информации терялась, не было единого цифрового инструмента для аккумуляции данных о резервистах.
Внедрена единая база резервистов в онлайн-режиме, доступная на любом устройстве.
Польза для бизнеса:
- Обеспечение прозрачности процессов формирования и ведения кадрового резерва.
- Повышение готовности персонала к организационным изменениям.
- Запуск процессов преемственности и рост мотивации персонала, уверенность сотрудника в возможности развиваться и расти финансово.
- Снижение кадровых рисков
- Экономия бюджета на поиск, онбординг и обучение новых сотрудников.
— Новостная лента компании
Отсутствовал официальный новостной ресурс. Информация доходила до сотрудников неполной или неточной.
Компания получила возможность оперативного и автоматизированного информирования сотрудников, вовлечения в работу и повышения чувства причастности ко всем процессам компании.
Польза для бизнеса:
- Внедрение единой цифровой системы создания и передачи информации, что помогает повысить управляемость компанией.
- Обеспечивать сотрудников последними новостями.
- Укрепление у персонала вовлеченности и чувства причастности к деятельности и успехам компании.
- Облегчение коммуникации между подразделениями для выполнения общих задач.
Цифры проекта
- 20+ человек в команде, работающей над проектом;
- 100+ макетов интерфейсов;
- 4 внешних интеграции
- Более 500 пользователей портала ежедневно.
Результаты проекта
Концепция интранет-портала и мобильного приложения создавались «с нуля», с чистого листа. Симбиоз корпоративного портала и мобильного приложения стал для компании АФК «Система» фундаментом который можно легко масштабировать и развивать в разрезе функциональности и пользовательской нагрузки.
Корпоративный портал и его адаптив для мобильного приложения обеспечил единую точку входа к корпоративным ресурсам и базовым внутренним сервисам, а также создал экосистему для коммуникации, обучения и развития сотрудников.
- Полностью оцифровали процесс бронирования переговорных через портал;
- ускорили срок решения рутинных рабочих вопросов до нескольких часов, вместо нескольких дней за счет за счет автоматизированной системы заявок;
- автоматизировали ряд бэк-офисных процессов от заказа пропусков и канцелярии до оформления отпуска;
- снизили информационную нагрузку на руководство, отделы HR, бухгалтерии, юридический — все необходимые документы и данные доступны на портале;
- добились экономии рабочего времени сотрудников за счет доступности и удобного поиска информации в единой базе данных и системы подсказок;
- повысили мотивацию персонала за счет улучшения качества рабочего сервиса и автоматизации работы с кадровым резервом;
- повысили вовлеченность сотрудников в дела компании за счет реализации обратной связи, комментариев, лайков;
- внедрили систему регулярного и оперативного информирования и повысили скорость доставки информации до сотрудников компании.
