Понятие дебиторской задолженности и причины ее возникновения
Дебиторская задолженность – объем средств, который потребители (покупатели) продукции должны предприятию в силу произведенных последним определенных действий.
Задолженность образуется во время отгрузки потребителю (покупателю) товаров (работ, услуг) и трансформируется в наличные денежные средства (либо переуступку долга) с течением времени.
Дебиторская задолженность характеризует отвлечение средств из оборота данного предприятия и использование их дебиторами. Тем самым она отрицательно влияет на финансовое состояние предприятия, поэтому необходимо сокращать сроки ее взыскания.
Инкассацией признается процесс погашения дебиторской задолженности.
Товарный кредит является одним из важнейших факторов, влияющих на спрос на продукцию предприятия. В то же время, предоставление кредита способно значительно снизить финансовую устойчивость (надежность) предприятия.
Виды дебиторской задолженности:
· Дебиторская задолженность за товары (работы, услуги), срок оплаты которых не наступил;
· Дебиторская задолженность за товары (работы, услуги), неоплаченные в срок;
· Дебиторская задолженность по векселям полученным;
· Дебиторская задолженность по расчетам с бюджетом;
· Прочие виды дебиторской задолженности.
Различают НОРМАЛЬНУЮ дебиторскую задолженность, обусловленную нормальным процессом хозяйственной деятельности, ПРОСРОЧЕННУЮ дебиторскую задолженность, вызванную нарушением финансовой, расчетной или платежной дисциплины и БЕЗНАДЕЖНУЮ дебиторскую задолженность.
Банкротство- это признанная арбитражным судом неспособность должника возобновить свою платежеспособность и удовлетворить признанные судом требования кредиторов не иначе как через применение ликвидационной процедуры.
Неплатежеспособность- неспособность субъекта предпринимательской деятельности исполнить после наступления установленного срока их оплаты денежные обязательства перед кредитором.
Фиктивное банкротство - заведомо неправдивое официальное заявление о финансовой неспособности исполнения требований со стороны кредиторов.
Факторинг- уступка предприятием-продавцом банку (или специализированной "фактор-фирме") права получения денежных средств по платежным документам за поставленную продукцию, при этом банк (фактор-фирма) возмещает предприятию-продавцу основную часть суммы долга по таким платежным документам, взимая определенный процент комиссионных в зависимости фактора риска, от платежеспособности покупателя продукции и предусмотренных сроков ее оплаты.
Сквозные идеи тренинга:
Типология клиента
Методы воздействия
Методы воздействия на должников обобщенно можно классифицировать следующим образом:
1.Юридические. Претензионная работа, досудебная переписка, и, наконец, подача иска.
2.Экономические. К экономическим методам воздействия следует отнести финансовые санкции (штраф, пеня, неустойка) и залоговые отношения. Если ваш постоянный покупатель нарушает условия оплаты, первой экономической санкцией против него может стать приостановка дальнейших поставок, или последующее его бойкотирование со стороны других поставщиков.
3.Психологические. Психологические методы воздействия на Клиента. К ним можно отнести различные технологии влияния, в том числе - манипулятивные. Простейший - постоянные напоминания по телефону (факсу, почте и т. п.) различной эмоциональной окраски (в зависимости от ситуации). Ваш дебитор должен знать о том, что вы обеспокоены задержкой платежа. Многие фирмы понимают, что имиджевые потери иногда дороже денежных. При этом психологическое влияние оказывается очень эффективным для добросовестных дебиторов.
4.Физические.
Десять правил профилактики дебиторской задолженности:
1.Подробно оговаривать и фиксировать (в договоре) ВСЕ условия работы и сроки платежей на старте.
2.Отслеживать платежи с самого начала сотрудничества с клиентом.
3.Стараться хотя бы несколько поставок осуществить на условиях предоплаты.
4.Перед наступлением (или сразу после) срока оплаты напоминать клиенту.
5.Соблюдать договорные условия и сроки и требовать ответного соблюдения сроков.
6.Поддерживать, использовать и развивать личные отношения с клиентом (ЛПР).
7.Своевременно и качественно оформлять и предоставлять клиенту всю сопроводительную и рабочую документацию.
8.«Продать себя ещё раз», получить подтверждение качества оказанных услуг, после чего напомнить про оплату.
9.Проводить «профилактическую» беседу в начале сотрудничества, исходно обозначать негативное отношение к должникам.
10. Вести карточку клиента, оперативно пополняя её данными об изменениях в бизнесе клиента, его потребностях, полученной информации из других источников (конкуренты, персонал и т.д.).
Традиционными методами управления дебиторской задолженностью являются:
1.Контроль за соотношением дебиторской и кредиторской задолженности;
2.Разработка гибкой системы оплаты в зависимости от сроков и форм оплаты (предоплата, частичная предоплата, передача на реализацию, выставление промежуточного счёта и т.п.);
3.Использование системы скидок при досрочной оплате счёта;
4.Факторинг (перепродажа счетов дебиторов 3-м лицам);
5.Страхование сделок
6.Использование банковской гарантии или поручительства;
7.Использование залога или заклада;
8.Применение форфейтинга для внешнеэкономических сделок;
9.Установление вознаграждения персонала отдела сбыта за повышение эффективности продаж и получение платежей за отгруженную продукцию.
Кредитная политика предприятия
Разработка кредитной политики
Процесс управления дебиторской задолженностью невозможен без кредитной политики – свода правил, регламентирующих предоставление коммерческого кредита и порядок взыскания дебиторской задолженности. Кредитная политика принимается на ограниченный период времени, по истечении которого уточняются цели и задачи, принятые стандарты, подходы и условия.
Кредитная политика отвечает на четыре вопроса:
1. кому предоставлять кредит?
2. на какой срок?
3. в каких размерах?
4. какие санкции при несоблюдении условий (клиенту, менеджеру)?
Типичная структура документа «Кредитная политика»:
1. Цели кредитной политики
2. Тип кредитной политики
3. Стандарты оценки покупателей
4. Подразделения, задействованные в управлении дебиторской задолженностью
5. Действие персонала
6. Форматы документов, используемых в процессе управления дебиторской задолженностью.
Цели проводимой политики.
Целями кредитной политики могут быть:
ü повышение эффективности инвестирования средств в дебиторскую задолженность,
ü увеличение объёма продаж (прибыли от продаж) и отдачи на вложенные средства.
ü ограничение роста ДЗ (прежде всего, просроченной и безнадежной).
Помимо формализации целей управления дебиторской задолженностью в кредитной политике следует определить задачи, решение которых позволит достичь целевых значений, например:
ü выход на новые рынки сбыта,
ü завоевание большей доли существующего рынка,
ü формирование репутации,
ü минимизация стоимости кредитных ресурсов.
Каждая сформулированная задача должна иметь количественное измерение и сроки выполнения.
При изменении целей компании, ее стратегии, рыночных условий и других значимых факторов кредитную политику необходимо пересматривать.
ТРИ типа кредитной политики
Консервативный
Жёсткая политика предоставления кредита и инкассации задолженности, минимальная отсрочка платежа, работа только с надёжными клиентами
Минимальные потери от образования безнадёжной задолженности и задержки оплаты, но уровень продаж и конкурентоспособность невелики
Умеренный
Предоставление среднерыночных (стандартных) условий поставки и оплаты
Средняя доходность. Средний риск.
Агрессивный
Большая отсрочка, гибкая политики кредитования
Большой объём продаж по ценам выше среднерыночных, но также высока вероятность появления просроченной дебиторской задолженности
Существенными показателями кредитной политики являются:
- определение условий предоставления товарного кредита;
- расчёт максимального срока предоставления товарного кредита;
- составление «матрицы скидок» - таблицы, содержащей варианты скидок за отгружаемый товар (оказываемые услуги) в зависимости от сроков его оплаты. То есть, в качестве цены, указываемой в прейскуранте, принимается цена товара, предоставленного в кредит на максимально установленный срок.
Положение о кредитной политике в компании _______________
(пример)
- Общие положения
1.1 Настоящее положение создано с целью упорядочивания кредитования клиентов со стороны Компании и отвечает стратегическим целям развития;
1.2 Действие настоящего положения распространяется на все категории клиентов Компании;
1.3 Ответственность за реализацию условий настоящего положения несет ________________________________;
1.4 Кредитная политика подлежит пересмотру в случае изменения рыночной ситуации, а также по решению руководителя Компании. Изменение кредитной политики оформляется распорядительными документами генерального директора Компании.
- Основные понятия
Клиент – покупатель, с которым у Компании заключен договор купли-продажи (поставки) на продажу (поставку) товаров (работ, услуг);
Новый клиент – Клиент, имеющий постоянный товарооборот (не менее одной отгрузки в месяц) с Компанией на протяжении не менее __________________;
Поставщик – партнер Компании, с которым у последнего заключен договор купли-продажи (поставки) или любое иное соглашение, по которому Компания получает продукцию, реализуемую Клиентам;
Отсрочка платежа – количество дней, через которые должна быть произведена оплата со стороны Клиента за поставленную ему продукцию Компанией;
Товарный кредит – максимальное стоимостное выражение объема продукции, возможной к поставке со стороны Компании в сторону Клиента, при утвержденной последнему отсрочке платежа;
Текущий долг – дебиторская задолженность Клиента перед Компанией, срок платежа по которой не наступил;
Просроченный долг – дебиторская задолженность Клиента перед Компанией, срок платежа по которой истек;
Дебиторская задолженность – стоимостное выражение отгруженной, но не оплаченной Клиентом продукции;
Проблемный долг – дебиторская задолженность Клиента, срок платежа по которой превышает 30 календарных дней;
Срок просроченной задолженности – период времени с момента возникновения обязательства Клиента по оплате дебиторской задолженности по текущий момент;
- Предоставление товарного кредита и отсрочки платежа
3.1 Предоставление товарного кредита и отсрочки платежа осуществляется исходя из следующих критериев:
3.1.1 Территориальное нахождение Клиента;
3.1.2 Количество торговых точек и/или филиалов у Клиента;
3.1.3 Категория Клиента;
3.1.4 Кредитная история Клиента;
3.1.5 Ассортимент реализуемой продукции Клиенту;
3.1.6 Объем продаж Клиента;
3.2 Максимально возможный размер отсрочки платежа для Клиента:
3.2.1 «А» – до _____ календарных дней;
3.2.2 «Б» – до _____ календарных дней;
3.2.3 «В» – до ____ календарных дней;
3.2.4 «Г» – до ____ календарных дней;
3.3 Основанием для увеличения отсрочки платежа являются:
3.5.1 Сезонность продаж;
3.5.2 Положительная кредитная история Клиента;
3.5.3 Наличие банковской гарантии на размер товарного кредита;
3.5.4 Передача векселя Клиента с авалем уполномоченного банка на сумму товарного кредита;
3.4 Положительной кредитной историей признаются статистические данные по Клиенту, свидетельствующие о наличии не более _______ фактов просрочки платежа за ___________ период;
3.5 Утверждение товарного кредита и размера отсрочки платежа осуществляется ежемесячно не позднее _______ числа месяца, в период которого действуют вновь принятые размеры товарного кредита и отсрочки платежа, на Кредитном комитете Компании;
3.6 Состав Кредитного комитета Компании:
3.8.1 ___________________________________________;
3.8.2 ___________________________________________;
3.8.3 ___________________________________________;
3.8.4 ___________________________________________;
3.8.5 ___________________________________________;
3.7 Состав Кредитного комитета может изменяться по соглашению всех сторон, указанных в пункте 3.8;
3.8 Размеры товарного кредита и отсрочки платежа не подлежат изменению после их установления на Кредитном комитете. Отсрочка платежа может быть увеличена только на количество дней, приходящихся на установленные Правительством РФ праздничные и выходные дни, если срок платежа приходится на один из таких дней;
3.9 Размер товарного кредита для новых клиентов не может превышать _______________ планируемой суммы ежемесячной отгрузки;
3.10 Отсрочка платежа для новых клиентов не может превышать следующих размеров:
3.12.1 «А» – до __ календарных дней;
3.12.2 «Б» – до __ календарных дней;
3.12.3 «В» – до __ календарных дней;
3.12.4 «Г» – до __ календарных дней;
- Установление товарного кредита и отсрочки платежа
4.1 Установление товарного кредита и отсрочки платежа осуществляется по письменному распоряжению ____________________, заверенного _____________________. В качестве формы распоряжения допустимо использовать заявку на установление кредитных условий;
4.2 Внесение данных о товарном кредите и отсрочки платежа в информационную учетную систему осуществляется лицом, назначенным ____________________ не позднее __ дней с момента принятия решения об установлении условий оплаты. Указанное распоряжение сохраняется уполномоченным лицом в течение шести месяцев с момента внесения данных в систему. Отсутствие распоряжения является основанием для отказа во внесении данных в систему.
4.3 Договоры либо приложения к ним, устанавливающие размер товарного кредита и/или отсрочки платежа должны быть подписаны _________________, __________________ и __________________ Компании. В случае установления новых параметров кредитных условий, должно быть подписано новое приложение с новыми условиями сотрудничества;
4.4 Параметры кредитного соглашения по новым клиентам устанавливаются по распоряжению _________________________ Компании не позднее __ дней с момента поступления заявки от торговых агентов;
- Работа Компании по установленным кредитным условиям:
5.1 В пределах товарного кредита и при отсутствии просроченной задолженности Клиент может свободно размещать и получать заказы на продукцию Поставщиков;
5.2 В случае превышения товарного кредита и/или наличии как минимум __ факта просрочки платежа более чем на __ день с учетом новой заявки Клиента, такая заявка не может быть исполнена со стороны Компании и должна быть заблокирована;
5.3 Срок блокировки заявки Клиента ограничен моментом погашения просроченного долга и/или перечисления денежных средств, направленных на погашение превышения товарного кредита;
5.4 В исключительных случаях заявки Клиента могут быть разблокированы по письменному ходатайству со стороны ___________________ в адрес _______________ Компании. В ходатайстве должны быть изложены причины блокировки, а также сроки их устранения;
5.5 Разблокировке в исключительных случаях подвергаются заявки Клиентов, если:
5.5.1 Срок просроченного долга не превышает __ дней и/или
5.5.2 Размер дебиторской задолженности не превышает __% от размера установленного по Клиенту товарного кредита;
5.6 Ходатайство о разблокировке должно быть предоставлено уполномоченному лицу Компании со стороны уполномоченного лица Поставщика не позднее __ час..__ мин. дня, предшествующему дню отгрузки;
5.7 В случае если Клиенту не предоставлена отсрочка платежа, расчет за поставленную продукцию осуществляется в момент поставки продукции;
- Превышение размеров товарного кредита и отсрочки платежа
6.1 В случае наличия проблемного долга финансовые специалисты Компании создают резерв по сомнительным долгам;
6.2 Порядок создания и функционирования резерва по сомнительным долгам определяется Учетной политикой Компании;
6.3 В случае наличия более ___ фактов просрочки платежа у Клиента, __________________ вправе в одностороннем порядке сократить размер отсрочки платежа на _____ %;
6.4 В случае наличия проблемного долга у Клиента с ним прекращаются кредитные отношения, а последующие расчеты осуществляются исключительно в момент поставки продукции.
Предоставление отсрочки платежа предполагает выполнение следующего алгоритма:
Стандарты оценки покупателей для определения кредитного рейтинга
Ответ на вопрос “кому предоставлять кредит и в каком объеме?” в большей степени зависит от риска невозврата кредита или затягивания сроков распоряжения полученными ресурсами. Поэтому распределение покупателей по группам риска является одной из основных задач кредитной политики.
Одним из наиболее распространенных инструментов для решения этой задачи является метод оценки кредитной истории (credit scoring). Он основан на ранжировании покупателей по ряду выбранных показателей и введению критериев принятия решения по предоставлению кредита. Использование данного метода помогает оценить насколько рискованно предоставление отсрочки платежа тому или иному покупателю.
Оценку кредитной истории можно проводить по бальной шкале и с произвольным набором оцениваемых параметров. В таблице представлен один из возможных вариантов оценки кредитной истории клиента:
Таблица. Шкала оценки показателей надежности клиента
Отнесение контрагента к той или иной группе осуществляется на основе интегральной оценки, которая рассчитывается как произведение балльных оценок по всем трем показателям.
К группе рискаотносятся предприятия с интегральным баллом от 1 до 4,
к группе повышенного внимания — предприятия с 5—12 баллами,
к надежным клиентам — с 12—27,
к «золотым» — с 28—64.
Оцените надежность следующих клиентов своих клиентов.
В представленном выше примере выставления кредитного рейтинга и, соответственно, анализа кредитной истории клиента в качестве исходных данных были приняты эмпирические показатели работы с каждым клиентов внутри со стороны самой компании.
Анализ эмпирических данных для определения перспективности работы с тем или иным клиентом, а также для оценки кредитной истории клиента, может быть выполнен по методу ABC-XYZ, рассмотренному ниже.
Альтернативой данному подходу (либо его дополнением) может служить оценка финансовой отчетности клиента (ее анализ) При этом рассчитываются стандартные финансовые коэффициенты (ликвидности, платежеспособности, рентабельности, оборачиваемости и др.), отслеживается динамика основных показателей. Однако зачастую отчетность российских компаний значительно искажена и не отражает реального положения дел, что усложняет объективную оценку их платежеспособности на основе финансовых коэффициентов.
При оценке платежеспособности можно использовать также отраслевые базы данных, содержащие информацию о компаниях-неплательщиках, или заказать оценку контрагента специализированному агентству. Отчеты специализированных агентств содержат информацию о кредитном рейтинге компании, рекомендуемом кредитном лимите, финансовой устойчивости, оптовых партнерах и т. д.
Нередко на предприятиях используется метод экспертных оценок, реализуемый в следующем алгоритме:
Недостатком экспертного метода оценки платежеспособности контрагента является сравнительно невысокая точность полученного результата, что увеличивает риски предприятия.
При необходимости принятия стратегического решения, например при выборе из двух покупателей наиболее перспективного, следует учитывать более широкий набор факторов, чем объём закупок и платёжная дисциплина. Могут использоваться такие показатели, как рентабельность продаж и перспективный объём реализации покупателю. Также немаловажно рассмотрение неколичественных характеристик: репутация клиента на рынке и существование гарантов (обеспечителей).
Применение АВС-XYZ-анализа для управления дебиторской задолженностью
Известно, что в финансово-хозяйственной деятельности широко распространено применение принципа Парето «80/20». В случае с управлением дебиторской задолженностью, этот принцип понимается следующим образом: 20% потребителей обеспечивают 80% выручки предприятия.
В то же время, на практике этот принцип трактуется шире, так как редко складывается ситуация, описанная выше. Задача менеджера разбить всех контрагентов (потребителей) на 3 группы по следующему принципу: первоначально определяется группа потребителей, которые дают наибольший объем выручки (например, 3 покупателя из 15 дают 43% выручки), затем определяется группа покупателей, которая обеспечивает от 40% до 50% выручки (например, 8 покупателей из 15 обеспечивают 49% выручки), оставшиеся покупатели дают предприятию от 10% до 20% выручки (например, 4 покупателя из 15 обеспечивают 8% выручки).
В качестве критериального показателя для применения метода АВС может применяться:
1. объем выручки;
2. объем оплаты;
3. объем просроченной задолженности;
4. объем текущей задолженности;
5. прибыльность покупателя и т.д.
Пример компании YYY
Использование только метода ABC дает однобокое представление о маркетинговом состоянии клиента, для принятия решения о стратегической работе с ним. Объем выручки, равно как и прибыльность клиента (валовая прибыль получаемая от клиента), необходимый, но недостаточный критерий оценки. Дополнением к данным показателям выступают показатели риска (стабильности) клиента.
Показателями риска клиента выступают:
- Средний срок просрочки платежа;
- Вариация (стабильность) отгрузки продукции клиенту;
- Средняя оборачиваемость дебиторской задолженности клиента.
В качестве примера примем, что итоговым показателем риска клиента служит коэффициент вариации отгрузки клиента. Необходимые данные для расчета данного показателя приведены в таблице ниже.
Таблица. Отгрузка продукции по контрагенту «ИП Зайцев»
Алгоритм проведения расчетов для получения коэффициента вариации:
1. Определяется фактический размер отгрузки;
2. Вычисляется значение линейного тренда для каждого конкретного периода на основании прошлых данных. Для упрощения расчетов можно воспользоваться функцией в MS Excel «Предсказ» (например,( =ПРЕДСКАЗ(A12;$C$10:C11;$A$10:A11)). Необходимо учитывать, что данная функция выполняет прогноз, поэтому, например, для месяца «Март» необходимо пользоваться фактическими значениями «Января» и «Февраля». Значения тренда для первых месяцев определяются с помощью Наивной модели прогнозирования;
3. Вычисляются отклонения Фактического значения от Значения по тренду (=Факт. Значение – Значение по тренду);
4. Полученные значения возводятся в квадрат для устранения отрицательных значений;
5. Определяется индивидуальный коэффициент вариации путем деления значения, полученного от извлечения квадратного корня из значения п.4, на значение тренда за данный период;
6. Находится среднее значение индивидуальных коэффициентов вариации.
Для классификации клиентов по методу XYZ полученные усредненные коэффициенты вариации каждого клиента ранжируют по трем группам:
- Группа «X» - самые низкие значения коэффициентов вариации;
- Группа «Y» - средние значения коэффициентов вариации;
- Группа «Z» - максимальные значения коэффициентов вариации;
Объединение обоих методов (ABC и XYZ) происходит в следующей таблице:
Методика, основанная на сопоставлении доли клиента в дебиторской задолженности с его долей в товарообороте организации.
В соответствии с данной методикой предоставление клиенту товарного кредита эффективно тогда, когда вклад клиента в товарооборот превышает его вклад в формирование дебиторской задолженности. В качестве анализируемого периода принимается месяц или квартал. Рассмотрим этапы применения методики:
На первом этапе определяется:
- оборачиваемость дебиторской задолженности как в целом по организации (средняя величина), так и по каждому её клиенту;
- доля каждого клиента в дебиторской задолженности и в товарообороте организации.
На втором этапе все Клиенты, в зависимости от значения показателя оборачиваемости, разбиваются на четыре группы:
- оборачиваемость равна нулю;
- оборачиваемость от нуля до значения ниже среднего по организации;
- оборачиваемость выше среднего по организации;
- нет дебиторской задолженности.
Третий этап – собственно сам анализ. На этом этапе в зависимости от задачи, поставленной руководством организации, производится группировка полученных результатов по:
- отделам
- менеджерам
- клиентам.
Предложенная классификация позволит начать работу по анализу, отслеживанию и взысканию задолженности, используя возможности программного продукта EXCEL. Для получения устойчивых результатов рекомендуемую методику необходимо применять, начиная с третьего месяца с момента начала наблюдения. Далее возможно её помесячное применение.
При группировке результатов по менеджерам можно использовать следующую классификацию:
Данная классификация полезна при установлении менеджерам лимитов по предоставлению товарного кредита.
Использование метода группировки Клиентам позволяет получить самые ценные результаты.
По результатам расчёта оборачиваемости дебиторской задолженности клиентов любого отдела можно разбить на 4 группы:
Анализируя полученную динамику, с помощью данного метода можно определить, какое влияние на состояние дебиторской задолженности сильнее – «качество» Клиента или условия его кредитования со стороны организации. Таким образом, руководство организации может определить либо необходимо изменить условия кредитной политики, либо усилить требовательность к менеджерам по продажам.
Обоснование показателей:
1) Представляется целесообразным клиентам, не имеющим кредитной истории, не выдавать товарный кредит в течение двух месяцев с момента начала продаж – отгрузка товара только на условиях немедленной оплаты. Товарный кредит следует выдавать, начиная с третьего месяца отгрузок в объёме среднемесячного товарооборота за прошедшие месяцы. Принятие решения о предоставлении Клиенту товарного кредита должно сопровождаться мерами по страхованию риска неоплаты. Одной из доступных и действенных мер является взимание с Клиента аванса в размере фиксированного процента от объёма отгрузки. Опыт свидетельствует, что приобретая товар пусть даже и с небольшой затратой денег, Клиенты более ответственно относятся к своей деятельности, желая скорее вернуть средства, что благотворно сказывается как на обороте, так и на качестве дебиторской задолженности. Оставшаяся часть оформляется товарным кредитом с учётом скидки.
Для расчёта фиксированного размера аванса можно использовать бухгалтерские данные за прошлый период. Для исключения влияния сезонных факторов, в качестве такого периода лучше выбрать один год. Тогда размер аванса рассчитывается по формуле:
Опыт свидетельствует, что фиксированный размер аванса целесообразно установить на уровне в 25 % от объёма отгрузки. Разность между предлагаемым значением и полученным расчётным путём свидетельствует о степени мягкости существующей кредитной политики организации.
2) Поскольку у компании существуют обязательства перед поставщиками товаров и услуг, ограниченные конкретными временными рамками, то срок предоставления товаров в кредит покупателям не может превышать планового периода оборачиваемости кредиторской задолженности. Однако расчётное значение периода оборачиваемости кредиторской задолженности необходимо скорректировать на срок нахождения денег в пути (3-4 дня). Скорректированное значение периода оборачиваемости кредиторской задолженности сравнивается со сложившимися периодами предоставления товарного кредита.
3) При определении размера скидки необходимо учитывать долю безнадёжных долгов в товарообороте организации, поскольку указанные потери для сохранения установленного уровня рентабельности можно компенсировать только в величине наценки (скидки). Определить величину безнадёжной задолженности финансовый менеджер может самостоятельно, считая таковой любую просроченную свыше 90 дней задолженность, либо воспользоваться результатами аудиторского заключения.
Определение сроков оборачиваемости дебиторской задолженности и ее старение
Анализ дебиторской задолженности по срокам возникновения позволяет:
- Оценить эффективность и сбалансированность политики кредита и предоставления скидок;
- Определить области, в которых необходимы дополнительные усилия по возврату долгов;
- Определить базу для создания резерва по сомнительным долгам;
- Позволяет сделать прогноз поступлений средств.
Пример дебиторской задолженности по срокам возникновения предприятия YYY
Интерес также представляет информация о реальном периоде оборота дебиторской задолженности, который определяется путем «взвешивания» сроков просрочки на удельный вес задолженности по группе дней.
Например, если предприятие реализует свою продукцию, предоставляя отсрочку покупателям не более 30 дней (то есть в течение 30 дней дебиторская задолженность не считается просроченной), то средний период оборота дебиторской задолженности составляет, в нашем случае, 60 дней (30 дней взвешенная дебиторская задолженность + 30 дней, в течение которой дебиторская задолженность не считается просроченной).
Показатели, применяемые для оценки дебиторской задолженности
1. Коэффициент отвлечения оборотных средств в дебиторскую задолженность:
2. Средний период инкассации дебиторской задолженности:
3. Точный период инкассации дебиторской задолженности:
Построение системы учёта и контроля дебиторской задолженности.
Для управления дебиторской задолженностью нужна следующая информация:
- данные о выставленных дебиторам счётах, которые не оплачены на настоящий момент;
- время просрочки платежа по каждому из счетов;
- размер безнадёжной и сомнительной дебиторской задолженности, оцененной на основании установленных внутрифирменных нормативов;
- кредитная история контрагента (средний период просрочки, средняя сумма кредита).
Можно порекомендовать при управлении дебиторской задолженностью, также учитывать данные о компаниях, имеющих задолженность перед вашим дебитором. Зачастую оказывается, что можно провести взаимозачёт и погасить свои кредиторские обязательства под дебиторскую задолженность. В некоторых компаниях такими взаимозачётами погашается порядка 5-6% текущей дебиторской задолженности.
Определение критического срока оплаты.
Критический срок оплаты – дата, не позднее которой должен быть осуществлён платёж по предоставленному коммерческому кредиту.
Для того чтобы иметь возможность контролировать критический срок оплаты, нужно учитывать продолжительность отсрочки платежа, а также дату возникновения дебиторской задолженности. Моментом возникновения дебиторской задолженности считается дата перехода собственности на продукцию от продавца к покупателю, установленная в договоре. Это может быть дата подписания договора, отгрузки товара со склада продавца, дата поступления продукции к покупателю и т.д.
Для упрощения счёта критического срока оплаты можно порекомендовать выделить типичные для компании условия предоставления отсрочки платежа и реализовать возможность их учёта в системе управления дебиторской задолженностью.
Таблица Критический срок оплаты по выставленным счётам
Основным инструментом контроля дебиторской задолженности служит реестр старения дебиторской задолженности. Реестр старения представляет собой таблицу, содержащую неоплаченные суммы счетов, которые группируются по периодам просрочки платежа. Группировка осуществляется исходя из политики компании в области кредитования контрагентов. К примеру, менеджмент компании может считать, что просрочка платежа в течение семи дней допустима, при превышении этого срока следует активно работать с контрагентом по возврату дебиторской задолженности, а в случае просрочки более 30 дней обращаться в суд. Соответственно аналогично будут построены группы в реестре старения дебиторской задолженности: 0-7 дней, 8-15, 16-30, свыше 30.
Таблица Реестр инкассации дебиторской задолженности
Чтобы сравнение было корректным, необходимо из расчёта реестра средневзвешенного времени просрочки платежа исключить счета, дебиторская задолженность по которым на текущий момент признана безнадёжной. Если из расчёта не исключить безнадёжную дебиторскую задолженность, это приведёт к тому, что вся безнадёжная задолженность, возникшая в предыдущих периодах и не списанная компанией, будет отражена в текущем периоде, что не позволит провести корректное сравнение.
Сопоставление средневзвешенного времени просрочки и кредитования текущего и отчётного периодов позволит оценить эффективность проводимой компанией политики коммерческого кредитования. Очевидно, что увеличение средневзвешенного периода просрочки в текущем периоде будет свидетельствовать о низкой эффективности работы с дебиторами, и наоборот.
Условия кредитования для покупателей > или = условий предоставления кредита в банке.
Факторинг
Согласно законодательству факторинг является финансированием под уступку денежного требования (п. 1 ст. 824 ГК РФ). Факторинг также иногда называют кредитованием продаж поставщика.
Факторинговые операции может проводить кредитная или коммерческая организация, имеющая лицензию на
осуществление таких операций (ст. 825 ГК РФ).
Однако до сих пор нет ни одного нормативного документа, регулирующего лицензирование факторинга. Поэтому факторингом в нашей стране занимаются только банки (они имеют право осуществлять эти операции на основании Закона о банках и банковской деятельности1).
Обычно факторинговые операции осуществляются по следующей схеме (см. рисунок). Предприятие заключает договор на оказание факторинговых услуг с финансовым агентом - фактором (от англ. factor - агент, посредник). Согласно такому договору поставщик (продавец) реализует товар, но не получает за него плату от покупателя, а уступает финансовому агенту право потребовать ее с покупателя. При этом поставщик не несет ответственности за получение агентом денег от покупателя (ст. 827 ГК РФ).
Поставщик предъявляет банку документы, подтверждающие факт поставки товара или оказания услуги на условиях рассрочки платежа (накладную, счет-фактуру), и в этот же день получает от банка 60-90% стоимости контракта.
Процент от стоимости контракта, который клиент получит сразу после поставки, зависит от того, к какой категории надежности банк отнесет предприятие-покупателя: чем платежеспособней покупатель, тем большую сумму получит поставщик.
Продавец должен заведомо проинформировать покупателя об использовании факторинга и подписать с ним соответствующее приложение к договору. При наступлении срока оплаты покупатель перечисляет деньги непосредственно в банк. Если покупатель этого не делает, банк предпринимает усилия по взысканию средств с покупателя-должника (дебитора).
Когда задолженность погашена, банк выплачивает поставщику оставшуюся часть стоимости контракта за вычетом своих комиссионных (0,5-3%), которые являются платой за оказание факторинговых услуг.
Таким образом, компания-поставщик предоставляет покупателю возможность купить товар с отсрочкой платежа, но при этом не лишается большей части своих оборотных средств. Как правило, банк и клиент подписывают бессрочный договор факторингового обслуживания. Заключив его однажды, они работают в режиме "сделка - деньги" без оформления новых договоров.
Важной особенностью факторинга является то, что банк не только осуществляет финансирование поставок в кредит, но и управляет дебиторской задолженностью клиента. Поставщику регулярно предоставляются следующие отчеты по состоянию дебиторской задолженности: о поставках, зарегистрированных за определенный период; о переводе средств поставщику; о поступлении средств от дебиторов; о статистике платежей по каждому дебитору; о состоянии просроченной задолженности.
Кроме того, по мере необходимости банк связывается с покупателями (например, если сроки оплаты товара истекли). Таким образом, банк освобождает клиента от работы по отслеживанию своей дебиторской задолженности.
Увязка платёжной дисциплины клиентов с системой материального стимулирования сбытового персонала.
Система скидок и штрафов
Одним из наиболее действенных инструментов, позволяющих максимизировать поток денежных средств и снизить риск возникновения просроченной дебиторской задолженности, является система скидок и штрафов. Система начисления пеней и штрафов за нарушение сроков оплаты, установленных графиком погашения задолженности, должна быть предусмотрена в договоре. Скидки предоставляются в зависимости от срока оплаты товара. К примеру, при полной предоплате предоставляется скидка в размере 3% от стоимости товара, при частичной предоплате (более 50% от стоимости отгруженной партии) — скидка 2%, при оплате по факту отгрузки — скидка 1%. При предоставлении рассрочки платежа на 7 дней скидки не предусмотрены.
Система мотивации персонала
Для повышения эффективности системы мотивации, ориентированной на снижение объема просроченной дебиторской задолженности, каждый сотрудник должен быть заинтересован в достижении запланированного уровня дебиторской задолженности. Например, менеджер по продажам премируется не только за выполнение плана по продажам, но и за исполнение обязательств теми контрагентами, которым он произвел отгрузку с рассрочкой платежа. Система премий должна быть уравновешена системой наказаний (замечания, предупреждения, лишение премии, служебное расследование, увольнение сотрудника). Но штрафовать нужно не за образовавшуюся просроченную дебиторскую задолженность (если менеджер выполнил все предусмотренные регламентом действия, то ответственность за просроченную задолженность несет только клиент), а за нарушение регламента и процедур управления дебиторской задолженностью. Система мотивации персонала должна быть закреплена в нормативных документах компании в соответствии с трудовым законодательством.
К примеру, сотрудники могут лишаться бонусов за следующие действия:
· оформление заявки на отгрузку продукции при существовании распоряжения о прекращении отгрузки данному клиенту;
- ошибочное начисление процентов;
- нарушение регламента предоставления информации о существующих дебиторах;
- предоставление неверной информации;
- нарушение установленных правил документооборота и т. д.
Менеджер не может нести всю ответственность за нарушение контрагентом своих обязательств, особенно в тех случаях, когда существует кредитная комиссия, которая принимает решение о возможности предоставления рассрочки платежа.
При неисполнении договорных обязательств контрагентами последовательно проводятся следующие мероприятия:
· обзваниваем абонентов и напоминаем о необходимости погашения задолженности;
- рассылаем претензии;
- временно прекращаем обслуживание абонентов;
- взыскиваем задолженность в судебном порядке.
Для успешного управления просроченной дебиторской задолженностью необходимо регламентировать процесс внутренними документами и создать для персонала компании условия, позволяющие следовать данному регламенту. Должен быть формализован подход к работе с каждым клиентом, налажен документооборот, назначены ответственные и утверждены их права и обязанности, а также полномочия для решения нетипичных проблем.
