Все больше компаний смотрят в сторону цифрового будущего и стараются максимально автоматизировать рабочие процессы, поэтому аббревиатура КЭДО (кадровый электронный документооборот) многим знакома. Число таких организаций увеличилось после того, как законодательство легализовало ведение кадрового документооборота в цифровом виде. Но вопросы о том, как и чем подписывать кадровые электронные документы, для многих еще актуальны.
В нашей жизни появляется все больше услуг, позволяющих совершать необходимые действия удаленно. Привычный процесс подписи документов с помощью бумаги и ручки постепенно уходит в прошлое. С 2017 года организации предоставляют бухгалтерские отчеты в электронном виде, благодаря этому руководители компаний уже знакомы с таким понятием, как УКЭП (усиленная квалифицированная электронная подпись), которая приравнена к собственноручной. Согласно 63 ФЗ, она выдается только на внешнем носителе и подтверждается сертификатом аккредитованного удостоверяющего центра. Чем подписывать документы работодателю — ясно, но как быть сотрудникам?
Корпоративным работникам для подписания договоров, счетов, актов и внутренних документов подойдет УНЭП (усиленная неквалифицированная электронная подпись). В ноябре 2021 года в силу вступил 377 ФЗ, благодаря которому они получили право удостоверять кадровые документы с помощью такой подписи. Она действует только в документообороте с компанией, с которой подписано соглашением о признании УНЭП собственноручной. Чем она отличается от УКЭП, как ее получить и использовать?
Несмотря на то, что УНЭП проще, чем усиленная квалифицированная ЭП, она имеет ряд преимуществ:
1. Выпустить эту подпись можно в облачном виде, поэтому сотрудникам незачем посещать УЦ. Например, в компании VK есть такая услуга.
2. УНЭП дешевле, а в VK HR Tek ее можно получить бесплатно.
3. Безопасна в использовании. В УНЭП заложены аналогичные УКЭП механизмы защиты, подпись в документе совершается по тем же правилам и не уступает ей по надежности.
Получить электронную подпись несложно. Оформить выпуск сотрудник может самостоятельно в несколько кликов через личный кабинет в системе КЭДО VK HR Tek. После авторизации ему будут доступны любые действия по кадровым документам — подписание, отправка на согласование, запрос справки и другое. Теперь всё, что требовало вашего физического присутствия в отделе кадров и подписания ручкой на бумаге, доступно в виртуальном мире КЭДО.
Если Ваша компания заинтересована в переходе на КЭДО, получите бесплатную консультацию от специалистов сервиса VK HR Tek. Заполните простую форму по ссылке: https://forms.gle/brao7TR8dnsprbZD7