Допустим, вы отправились в деловую поездку раньше срока или вернулись из нее на сутки позже. Такое может произойти, если вы полетели ночным рейсом или просто ошиблись с датой вылета. Как бы то ни было, если фактические даты командировки не совпадут с теми, что стоят в приказе, компанию ждут налоговые риски, а вас — неправильно рассчитанные суточные. Рассказываем, как этого избежать с помощью дополнительной настройки для ОВТ.
Согласно Налоговому кодексу РФ, услуги, которые выходят за рамки приказа, не считаются командировочными расходами и облагаются страховыми взносами. В худшем случае такие расходы признают необоснованными, и тогда вашей компании грозит штраф.
Поэтому лучше сразу добавить в корпоративный ОВТ специальную настройку «Контроль соответствия дат и городов в командировке и в услуге». После этого система сама проследит, чтобы сроки и города в услугах совпадали с данными из приказа о командировке. Также ОВТ предупредит пользователя о нестыковках и не даст добавить «неправильные» услуги в корзину.
У этого инструмента есть расширенная версия для bleisure-путешествий — так называют деловые поездки с элементами отпуска. Например, во время такой командировки сотрудник может остаться в городе на выходные и немного отдохнуть от рабочих задач.
Чтобы настроить услуги, которые сотрудник получит вне дат приказа, работодатель может воспользоваться опцией «Остаться на выходные». Если она включена, путешественник без проблем оформит авиа или ж/д билет за временными рамками командировки.
Компания «СИБУР» использует этот инструмент для оформления услуг в бизнес-поездках:
«Для корректного начисления суточных и признания затрат в качестве командировочных, необходим особый контроль соответствия дат и городов, — отметила Яна Мартемьянова, эксперт Центра компетенций «Командирование» обособленного структурного подразделения в г. Нижний Новгород. — С помощью «Контроль соответствия дат и городов в командировке и в услуге» мы добились четкого системного ограничения: если даты услуги не соответствуют датам поездки, ОВТ блокирует ее. Благодаря такому технологическому решению, компания нивелировала налоговые риски, связанные с оформление тревел-услуг, не соответствующих приказу на командировку».