Всё больше руководителей предлагают специалистам работу вне офиса с плавающим графиком и с асинхронными коммуникациями. Ведь благодаря асинхронному стилю работы компании не ограничены географией и могут нанимать сотрудников буквально из любого места в любом часовом поясе. Команда Rembrand тоже выбрала для себя такой формат работы.
Разберемся, что такое асинхронные коммуникации
Синхронная связь — это традиционный метод связи, который «происходит в режиме реального времени между двумя или более сторонами».
Согласно BBC, асинхронное общение относится к «обмену, который происходит не в режиме реального времени, а скорее в ваше личное время». Это полезный стиль общения для команд, распределенных по часовым поясам, особенно для тех, которые сосредоточены на результатах, а не на живом взаимодействии.
Работа при асинхронном стиле становится больше похожей на эстафету, когда один может ставить задачи и сроки для другого, не ожидая немедленного ответа.
Можно отправлять обновления, сообщения, голосовые заметки и любую другую информацию, когда вам это удобно.
Плюсы асинхронной коммуникации
Асинхронная коммуникация — мощный инструмент, который стоит использовать в своей работе. Мы протестировали его на нашей команде и выделили несколько основных преимуществ.
Продуктивность.
Исследования показывают, что в течение всего месяца на непродуктивные совещания уходит в среднем 31 час. К слову, в Rembrand на встречи в Teams уходит вдвое меньше времени. Каждый звонок мы стараемся делать максимально полезным для участников и в целом для компании.
Люди могут планировать рабочий день, исходя из своего наиболее продуктивного времени и домашних обязанностей. Это большая победа в балансе между работой и личной жизнью!
Вдумчивое общение.
Сотрудники компании учатся общаться более чётко и основательно, чтобы избежать ненужных разговоров. У них есть время подумать над конкретной проблемой или идеей и дать вместо рефлекторных ответов более вдумчивую обратную связь, когда будут к этому действительно готовы.
Целенаправленность.
Умственную деятельность принято делить на два типа — мелкая работа и глубокая работа (термин «глубокая работа» ввел профессор компьютерных наук Кэл Ньюпорт). Мелкая не требует большой сосредоточенности, глубокая подразумевает долговременное фокусирование внимания. Разобрать почту, ответить коллегам в чате — это примеры мелкой работы. Составить стратегию продвижения, подготовить презентацию, найти и проанализировать информацию, подготовить отчёт — это примеры глубокой работы.
Асинхронная коммуникация даёт людям войти в состояние потока, сфокусироваться и выполнять глубокую, целенаправленную работу непрерывно. Это помогает добиваться прогресса намного быстрее.
Автономия
Асинхронное общение освобождает сотрудников от ограничения по времени, позволяет быть независимым от коллег при выполнении работы и в то же время даёт больше контроля над тем, когда и как они взаимодействуют друг с другом.
Предотвращение выгорания.
Искусственное чувство срочности создаёт ненужный стресс. Асинхронная работа приводит к снижению напряжения, помогает сделать рабочую среду такой, в которой психическое здоровье сотрудников является приоритетом.
Нет страха упущенных возможностей (FOMO).
Опора на прозрачную документацию при асинхронной коммуникации способствует JOMO (радости от упущенного). Не смогли посетить встречу? Не беспокойтесь, можно позже прочесть митинг-репорт, где описываются результаты общения, принятые решения, дальнейшие шаги и тому подобное. В дополнение можно включить запись встречи.
Привлечение и удержание талантов со всего мира.
Асинхронная связь становится мощным союзником при обмене информацией между широтами и культурами. Высокоэффективные сотрудники стремятся искать гибкие варианты удаленной работы независимо от местоположения. Компании, которые нанимают сотрудников по всему миру, лучше доминируют на рынках за пределами своей местной штаб-квартиры.
Наш опыт асинхронной связи
С самого начала работы нашего агентства у нас была разница в часовых поясах среди участников: Санкт-Петербург, Москва, Владикавказ, Магнитогорск.
Менеджеры находились в Москве и Владикавказе, обеспечивая связь с клиентами в привычном Московском времени — с 9 до 18 часов. У дизайнеров же время работы было более гибким. В Магнитогорске они начинали свой рабочий день в 5-6 утра по мск и к 9 утра по мск уже могли прислать готовые варианты. Некоторые дизайнеры из Санкт-Петербурга наоборот предпочитали начинать рабочий день позже и были на связи еще до 8-9 вечера по мск, что позволяло вносить даже срочные вечерние правки.
То есть общая продолжительность рабочего дня составляла около 15 часов. Разумеется, менеджеры не были вовлечены в работу всё это время. Это стало возможно именно благодаря асинхронным коммуникациям.
При таком формате работы, чтобы поставить задачу и при этом быть уверенным в качественном ее исполнении без постоянного контроля, требовалось следующее:
1) Максимальная вовлеченность в задачу и коммуникацию с клиентом со стороны менеджера на этапе постановки. Нужно было предусмотреть все наиболее частые вопросы со стороны дизайнеров, прояснить все спорные моменты, проверить наличие всех материалов, чтобы поставленная задача была целиком понятна и оставалось только приступить к работе над ней.
2) Выбрать наиболее подходящего дизайнера в качестве исполнителя с учетом его графика работы и сроков, отведенных на выполнение задачи.
При соблюдении этих условий не нужно было постоянно находиться с дизайнерами на связи, они могли работать в своем темпе, не отвлекаясь на частые коммуникации с менеджером и клиентом. Можно было даже сказать, что работа шла, пока клиент спал.
Разумеется, здесь большую роль играло взаимное доверие и ответственность каждого.
Всё это сохраняется и сейчас.
Что помогает в асинхронной коммуникации
Да, управление удалёнными работниками требует некоторого изящества. Секрет успешного общения и эффективной совместной работы — знать, когда какой инструмент использовать.
Удобные инструменты
Работа, как правило, ведётся в едином поле: на одной площадке, где отражаются все рабочие процессы. Стоит помнить, что инструменты, которые повышают производительность сотрудников должны иметь понятную навигацию.
В Rembrand мы используем сервис для управления процессами Битрикс24. У нас есть специалист в команде, который помогает разобраться с этим инструментом.
Чёткая постановка задач
Каждый сотрудник должен понимать, чего от него ждут и в какие сроки нужно прийти к результату. Мы всегда используем точные даты и время, добавляем к задаче скриншоты, референсы и аннотации к ним.
Гибкое планирование
При постановке задач мы учитываем, что может понадобиться информация от других людей, которые не работают в том же графике, что и мы. Мы планируем свою работу таким образом, чтобы всегда было чем заняться в ожидании ответа, чтобы не зависеть от других в выполнении рабочей нагрузки.
Доступность информации
Мы даём доступ ко всей необходимой документации и облачным сервисам, чтобы сотрудник в любое время мог ими воспользоваться, найти ответы на свои вопросы без отрыва от рабочего процесса.
Готовим Базу знаний, где есть шаблоны документов на любой случай. Особенно обращаем внимание на интерфейс, чтобы он был интуитивно понятен и было проще сосредоточиться на содержании.
Прозрачность
Темп работы сотрудников в команде разный, поэтому им желательно знать, что делают их коллеги, чтобы расставлять приоритеты в своих действиях для максимизации производительности. Поэтому мы используем инструменты, обеспечивающие прозрачность общения.
Джеймс Стэньер в своей книге «Эффективная удаленная работа» рекомендует выбрать способ общения, который обеспечивает равный уровень вклада от всех членов команды, независимо от того, где они находятся в мире. Больше никаких “невидимых” обменов информацией в коридоре у кулера. Необходимо большему количеству людей давать возможность узнать, что происходит с задачей, а затем предоставить возможность внести свой вклад в обсуждение.
Это разрушает географические барьеры.
Тщательное документирование тоже сыграет в пользу прозрачности.
“Если что-то не задокументировано, этого не существует. Заметки с собраний, выводы, исправления ошибок — все должно быть добавлено к единому источнику истины, к которому каждый может открыто обратиться”, пишет основательница Ness Labs Энн-Лаура Ле Канф.
Оценка эффективности
Асинхронное общение делает акцент на результатах, а не на отработанных часах. Сотрудник получают больше свободы действий и могут работать таким образом, который, по их мнению, приводит к наилучшим результатам.
Открытость и доверие
Асинхронная коммуникация способствует развитию культуры доверия. В нашей компании налажена непринужденная двусторонняя связь между членами команды. Наши сотрудники доверяют руководителю, могут быть с ним честными и делиться успехами и проблемами. Точно так же руководители доверяют сотрудникам, позволяя выполнять свою работу независимо, в соответствии с нашей корпоративной миссией.
Мы ценим продуктивность и креативность, но мы также ценим независимое мышление и поддерживаем членов команды, которые заботятся о том, чтобы каждый добивался успеха. Это позволяет нам процветать как компании людей, жизнь которых не ограничивается работой.
Автор: Алла Вановская, Chief Operating Officer компании Rembrand
Источники:
https://remote.com/
https://gmelius.com/
https://gallup.com/
https://www.fastcompany.com
https://www.globalization-partners.com/
https://www.vipro.ru