Выпадающий список — это список, который позволяет выбрать одно из заранее заданных значений прямо в ячейке. Вставка выпадающего списка в Excel — возможность автоматизировать часть рутинной работы. А также избежать ошибок при вводе данных.
На картинке показано, как выглядит выпадающий список в excel.
В этой статье:
- Способ 1. Вставка выпадающего списка в excel — быстрый способ
- Способ 2. Вставка выпадающего списка в excel ссылкой на данные в ячейках
- Способ 3. Выпадающий список при помощи именованного диапазона
Изменение выпадающего списка: добавление и удаление данных
Как удалить выпадающий список в Excel
Способ 1. Вставка выпадающего списка в excel — быстрый способ
Этот способ вставки выпадающего списка в excel подходит для небольших списков.
Предположим, нам нужно добавить в ячейку выпадающий список со значениями “да” и “нет”.
1) Выделим ячейку (или несколько ячеек), в которую нужно добавить выпадающий список. Если выпадающий список нужно добавить сразу в несколько ячеек, выделяйте их все вместе (даже если это не связанный диапазон).
2) Перейдем на вкладку Данные.
3) В блоке Работа с данными выберем Проверка данных.
4) В поле Тип данных выберем Список. Галочки справа оставим по умолчанию.
5) В поле Источник укажем позиции списка, разделив их точкой с запятой.
Обратите внимание, что позиции списка указаны без кавычек и знака равно. Пробелы между значениями по умолчанию тоже не ставятся, но при желании их можно поставить. Они не повлияют на данные в списке.
Точно так же можно добавить в список значения из нескольких слов, между которыми будет пробел или запятая.
Способ 2. Вставка выпадающего списка в excel ссылкой на данные в ячейках
Такой способ подходит уже для более длинных выпадающих списков. Для вставки выпадающего списка в Excel понадобится предварительно подготовить такой список. В нашем примере это будет список месяцев.
Теперь проделаем шаги 1-4 из предыдущего способа:
1) Выделим ячейку (или несколько ячеек), в которую нужно добавить выпадающий список. Если выпадающий список нужно добавить сразу в несколько ячеек, выделяйте их все вместе (даже если это не связанный диапазон).
2) Перейдем на вкладку Данные.
3) В блоке Работа с данными выберем Проверка данных
4) В поле Тип данных выберем Список. Галочки справа оставим по умолчанию.
И далее в поле Источник напишем “=” и выделим диапазон ячеек, в котором задан список.
Способ 3. Выпадающий список при помощи именованного диапазона
Это уже более профессиональный способ вставки выпадающего списка в Excel.
Воспользуемся тем же примером.
У нас уже есть подготовленные данные для выпадающего списка.
Выделим их и в поле Имя зададим наименование списка. Нажмем enter, чтобы сохранить его.
Таким образом мы создали именованный диапазон “месяцы” для вставки выпадающего списка в Excel.
Обратите внимание, что имя списка должно быть без пробелов. Если по смыслу необходимо поставить пробел, то его можно заменить нижним подчеркиванием.
Также совет: лучше давать спискам осмысленные имена. Т.к. если в документе будет много именованных диапазонов, то его будет легче найти в диспетчере имен.
Теперь также проделаем шаги 1-4 из предыдущих способов и в поле Источник укажем:
=месяцы
Результат на картинке.
Изменение выпадающего списка: добавление и удаление позиций списка
Порядок внесения корректировок в выпадающий список зависит от того, каким способом он был создан.
1) Использовался способ 1 — быстрая вставка выпадающего списка в Excel.
Выделим ячейки с выпадающим списком и перейдем во вкладку Данные — блок Работа с данными — Проверка данных.
Внесем изменения в поле Источник, добавив или удалив позиции.
2) Использовался способ 2 — список со ссылкой на данные в ячейках.
Предположим, что нам нужно добавить данные в исходный список.
Выделим ячейки с выпадающим списком и перейдем во вкладку Данные — блок Работа с данными — Проверка данных.
Если щелкнем в поле Источник, то увидим, что бегущим выделением выделены позиции нашего списка. Новая позиция в выделение не попала.
Поэтому сотрем данные в поле Источник и заново выделим весь список, включая новую позицию.
Готово, вставка выпадающего списка в excel завершена. Новое значение появилось в выпадающем списке.
3) Использовался способ 3 — вставка выпадающего списка при помощи именованного диапазона
Этот способ вызывает больше всего затруднений у новичков в excel. Но на самом деле в нем нет ничего сложного.
Вернитесь к способу 3 в данной статье и вспомните, что в нем мы создали именованный диапазон со списком. Следовательно, чтобы внести изменения в выпадающий список, нужно изменить сам именованный диапазон. Даже ячейки с выпадающим списком можно не выделять.
Мы помним, что выпадающий список мы назвали “месяцы”. Если вдруг вы забыли его имя, то нужно просто выделить все ячейки списка. Имя появится в верхнем левом углу, в поле Имя.
Добавим в ячейки списка новое значение.
Теперь переходим на вкладку Формула — блок Определенные имена — Диспетчер имен.
Находим именованный диапазон “месяцы”. Внизу окна есть поле Диапазон, в котором и нужно внести изменения, добавив новые позиции в список.
Теперь, как и в предыдущем способе, сотрем его значения и выделим диапазон заново. Далее нажимаем зеленую галочку.
Также можно просто исправить адрес диапазона прямо в поле.
Изменение выпадающего списка завершено. Новое значение появилось в списке.
Как удалить выпадающий список в Excel
Для удаления выпадающего списка не важно, каким способом он был создан. Алгоритм одинаков:
- Выделяем ячейки, в которых нужно удалить выпадающий список.
Переходим на вкладку Данные — блок Работа с данными — Проверка данных.
В поле Тип данных вместо Список выбираем Любое значение.
Нажимаем Ок. Теперь в ячейках больше нет выпадающего списка. Однако, все значения, которые были ранее внесены с его помощью, сохранились.
Лайфхак: как быстро выбирать данные из выпадающего списка
Маленький удобный прием для тех, кто много работает с уже готовыми выпадающими списками. Чтобы быстро вносить данные в ячейки из выпадающего списка, нужно:
Нажать сочетание клавиш Alt + Стрелка вниз — далее, перемещаясь стрелкой вниз, выбрать значение и нажать Enter
Также этот способ работает, даже если в ячейку не был добавлен выпадающий список. В этом случае в списке будут появляться значения, введенные в ячейках выше.
