Ох уж не знаю почему #менеджеры так часто забивают на просрочку, но парочка вариантов точно накопилась из личного опыта оплаты штрафов в самых разных размерах и за самые "невинные" действия.
Но для начала предлагаю определиться с терминами и определениями, которые как выясняется многие трактуют на свой лад и именно поэтому рождается непонимание между менеджером и его руководителем.
Можете считать меня «душнилой», замороченным, дотошным или любым другим, но как показывает практика изначальные понятия и разговор на одном языке помогают прекрасно как менеджерам так и руководителям.
Например в одной из компаний, с которой довелось сотрудничать менеджеры вообще не считали просрочкой оплату вне срока. То есть их договоренности были на уровне: «кАнеш оплачу в следующем месяце» и на этом любой контроль заканчивался в принципе. Ну а если оплата задерживалась, то об этом в принципе менеджер мог и не знать так как он ведь сильно занят продажей! Вернее раздачей товара без денег кому ни попадя!
Именно поэтому давайте немного определений в студию! Итак, поехали:
1. Дата отгрузки в отсрочку – день в который выписаны документы и никак иначе. Обратите внимание, что если вы выписали документы в конце месяца чтобы выполнить план, а отгрузили через 2-3 дня, то дата отгрузки будет в любом случае считаться с даты выписки документов и дата оплаты будет рассчитана исходя из этого.
2. ДЗ или сумма ДЗ (дебиторская задолженность) – общая сумма отгруженного менеджером товара (Т) с отсрочкой платежа (ОПл). Измеряется в рублях. Например, Вы отгрузили 10 раз по 1 млн.руб. в отсрочку платежа. Ваша ДЗ = 10 млн.руб.
3. ОПл (отсрочка платежа) – согласованный срок оплаты по договору, который измеряется или в календарных (КД) или в банковских днях (БД). Например, если вам согласовали #отсрочку платежа 10 календарных дней и отгрузка прошла 11 июля 22 года, то оплатить Клиент должен до 21 июля. А если отсрочку согласовали в БД, то оплатить Клиент должен будет до 23 июля (выходные и праздничные дни не считаются банковскими днями, поэтому аккуратнее с подписанием договоров)
4. Дата Оплаты – крайний день отсрочки по договору. В примере выше это 21 и 23 июля соответственно.
5. ПДЗ или сумма ПДЗ (#Просроченная дебиторская задолженность) – сумма отгруженного товара (Т) из всех реализаций с отсрочкой платежа по которым уже настал момент просрочки, то есть нарушена Дата Оплаты по договору хотя бы на один день. Например, вы отгрузили Клиента на 1 млн.руб 11 июля и оплатить вам должны были 21 июля, но увы, не оплатили! 22 июля сумма 1 млн.руб уже попадает в разряд ПДЗ.
6. Кол-во дней просрочки – сумма календарных или банковских дней, которая считается с первого дня просрочки ( то есть с 22 июля из примера ) до текущего дня. Например, если вы считаете просрочку 2 августа, то #количество дней просрочки будет равно 10 (десяти). Внимание! Если вы сами готовите претензию, то учтите разницу в количестве дней каждого месяца иначе кол-во дней может быть посчитано некорректно.
7. Подтвержденные документы – УПД или доверки, подписанные (заверенные) Покупателем подписью и печатью. Если их нет при отгрузке в отсрочку, то у вас потенциальный геморрой, коллеги! Конечно, сейчас ЭДО упрощает это и если он есть, то супер!
8. Гарантийное письмо – письмо в свободной форме от Клиента, в котором указан срок оплаты. Как правило его запрашивают если есть понимание о возможной просрочке или просрочка уже случилась. ВНИМАНИЕ! К делу это #гарантийное письмо не пришьешь и поэтому оно носит по большей части информативный характер и показывает открытость и лояльность Клиента. Кстати, если Клиенту некогда то можете с его слов написать такое письмо сами. Главное, чтобы он его потом заверил, конечно! К фейкам не призываюJ
9. Претензия – официальное обращение от поставщика к покупателю с требованием оплатить ПДЗ и компенсировать пени за просрочку. ( наверное юристы скажут лучше об этом, но моя задача коротко пояснить что это такое в принципе ). Важно чтобы претензия была направлена почтой или доставлена нарочно для возможного продолжения процедуры подачи #Искового заявления. Можно писать #претензию хоть с первого дня просрочки, а уж когда это делать решать вам и вашим руководителям. Но если затягивать, то может выйти боком так как только через 30 дней после даты претензии вы можете обращаться с исковым заявлением в суд.
10. Исковое Заявление – если по-простому, то это заявление в суд с требованием призвать к ответу негодяя и принудить его выплатить ваши кровные! Да еще и все расходы на юристов, пошлины и тд.
10 пунктов набралось аж! Отлично и всем менеджерам на заметку под запись и для распространения по отделу продаж всей компании и всех филиалов!
А если серьезно, то по большому счету это основные понятия, которыми лучше владеть любому менеджеру чтобы разговаривать на одном языке с любым #руководителем и делать именно то, что он просит и имеет в виду.
В противном случае может сложиться крайне неприятная ситуация в результате которой виновен будет тот, кто не удосужился изучить самые базовые вещи.
Незнание закона не освобождает от ответственности! А она может быть вполне ощутимой у любого менеджера, который работает с отсрочкой платежа.
Всем удачи Коллеги! И больших вам продаж без ПДЗ!