Во время разработки автоматизации бизнес-процессов на базе 1С Битрикс24, мы сталкиваемся с задачей регулирования сроков выполнения тех или иных операций непосредственно в самих процессах.
Решение этой задачи лежит в плоскости предустановленных циклов контроля прямиком в процессе. И реализуется через настройку временных интервалов работы циклов. И возникает вопрос как сделать это простым и удобным способом? Так чтобы руководитель мог быстро изменять и корректировать этот показатель.
В статье рассказываю про Список регламентированных сроков выполнения операций как вспомогательный инструмент автоматизации бизнес процессов.
Чтобы наилучшим образом продемонстрировать это, давайте разберем на простом примере.
СИТУАЦИЯ ГДЕ ПРИМЕНЯЕМ
КРАТКОЕ ОПИСАНИЕ МОМЕНТОВ ВСТРОЙКИ
Мы настроили в системе бизнес процесс первичной обработки лида. Ключевая операция этого процесса - квалификация лида, которая заключается в заполнении квалификационной карточки.
Далее, мы хотим задать определенное время в течение которого задание по заполнению карточки необходимо выполнить. А факты, когда задание за отведенный временной промежуток не выполнено, хотим видеть и фиксировать. Для этого реализовали в процессе цикл контроля.
Этот цикл в случае превышения установленного срока выполнения операции сигнализирует как непосредственному исполнителю задания о возникновении инцидента превышения установленного срока, тем самым призывая его обратить внимание на данный момент и предпринять действия по его устранению, так и, в случае допущения многократного подобного нарушения, непосредственному руководителю сотрудника и после фиксирует данный факт в специализированный журнал.
Цикл контроля использует при выполнении заданные настройки времени, применяемые для расчета крайних сроков выполнения заданий и отслеживания их выполнения.
Как работает цикл контроля, его функция и структура подробнее описано в отдельной статье Контроль выполнения операций
ЧТО ПРОИСХОДИТ ДАЛЬШЕ
РЕЗУЛЬТАТЫ НАСТРОЙКИ
И вроде бы все хорошо, цикл работает, сроки применяются и регулируют исполнение процесса во времени.
Следующим шагом, конечно, мы можем встроить подобный функционал практически в каждое задание.
Но, если в дальнейшем по тем или иным причинам у нас возникла необходимость изменения данного срока, это потребует от нас знания момента где происходит использование значения для расчетов и его изменения прямиком в процессе. А также соответствующей квалификации для выполнения данных настроек и их применения.
Наша задача сделать управление сроками простым и удобным
Теперь давайте представим что одно и тоже значение у нас используется в нескольких процессах, это значит что и изменять придется в каждом процессе вручную.
Сложность задачи от этого многократно увеличивается...
ЗАЧЕМ НУЖЕН СПИСОК
КЛЮЧЕВАЯ ПРИЧИНА
И как раз чтобы этого избежать, мы создаем и настраиваем специализированный список, хранящий в себе заданные сроки выполнения операций. Список содержит наименования операций, сроки их выполнения например в минутах рабочего времени и описание процесса и мест, где данные значения применяются.
Использование инструмента позволяет нам управлять сроками выполнения заданий процессов и их оперативным регулированием при необходимости.
При этом изменения вносятся в одном месте и применяются всего один раз.
Каждый процесс, где используется наше значение, во время своего запуска считывает его и использует при расчете крайнего срока выполнения задания и контроля этого срока.
Доступ к изменению настроек, временных значений списка, мы можем выдать руководителю подразделения, операционному директору или любому другому сотруднику в чьи компетенции и обязанности входит задача по регулированию сроков выполнения операций.
То есть мы создаем единый инструмент контроля сроков выполнения операций с возможностью их редактирования в одном месте и исключаем необходимость лезть в дебри технических настроек алгоритма выполнения процесса поиска этого значения и его изменения.
Тем самым делаем задачу по контролю и управлению сроками выполнения заданий/операций простой и понятной бизнес пользователю.
Это дает нам возможность контролировать во времени выполнение заданий, отслеживать возникновение инцидентов по превышению установленных сроков и обеспечивает должный уровень регулирования временных значений.
ИТОГИ
ЧТО ПОЛУЧАЕМ НА ВЫХОДЕ
Ну и в конце тезисно повторим основные моменты.
Специализированный список регламентированных сроков выполнения операций:
- Хранит в себе временные значения используемые бизнес процессами при расчете крайнего срока выполнения задания и контролю его исполнения.
- Позволяет оперативно вносить бизнес пользователям корректировки и изменения сроков выполнения заданий в бизнес процессах без погружения в технические настройки.
- Является инструментом управления временем выполнения операций.
Вот пожалуй и все, отдельно стоит отметить что в своих проектах внедрения автоматизации бизнес процессов на платформе Битрикс24, мы всегда используем этот и другие инструменты которые облегчают и упрощают работу пользователей наших клиентов.
Если у вас есть потребность в качественной разработке автоматизации бизнес процессов, то вы всегда можете перейти на сайт или написать мне в л.с.