Приводя новых сотрудников, чьи навыки и опыт могут вывести организацию на новый уровень, менеджеры по персоналу стали играть роль стратегических партнеров генеральных директоров. Обязанности HR-специалистов могут различаться, но одно остается неизменным – они становятся ключевыми факторами успеха предприятия. Именно поэтому в 2022 году государство и бизнес стали уделять огромное внимание автоматизации процессов трудового взаимодействия работодателя и сотрудника. На первый план вышли задачи внедрения цифровых технологий для продуктивного управления кадровыми процессами.
Технологии не только освобождают время кадровиков, автоматизируя процессы, но и дают широкие перспективы для реализации новых идей, начиная от найма и заканчивая организацией технического обучения, повышением квалификации, подготовкой и переподготовкой работников, внутрикорпоративной культурой.
Бумажная рутина – главный недостаток кадрового документооборота
Ученый и автор книг по вопросам внедрения систем образования и инноваций в государственных и общественных организациях сэр Кен Робинсон сравнил человеческие ресурсы с природными, которые лежат не на поверхности, а глубоко спрятаны и должны быть найдены. Талантливый HR-менеджер без труда мог бы добыть «драгоценные жемчужины» для своей компании среди огромного числа кандидатов, если бы обладал необходимым временем. Его время, как мы знаем, уходит на рутинное заполнение кадровых документов и ведение личных дел сотрудников.
Предприниматели знают, что у большинства HR-специалистов в их компаниях 60% ежедневного времени уходит на бумажную волокиту. На то, чтобы картотечный шкаф со множеством папок поддерживать в рабочем состоянии.
Будущее наступило уже в 2020-ом: экспериментальная система кадрового электронного документооборота (КЭДО)
Традиционный бумажный документооборот стал уходить в прошлое, когда 24 апреля 2020 года был принят Федеральный закон № 122 «О проведении эксперимента по использованию электронных документов, связанных с работой». Цифровизация предполагала оформление, подписание, движение и хранение кадровых документов в электронном формате, без дублирования на бумаге. В ходе эксперимента предприятия могли работать в своих системах или использовать программное обеспечение «Работа в России», курируемое Рострудом.
В эксперименте приняли участие крупные компании из банковской сферы, автомобилестроения, телекоммуникаций и связи, логистики, нефтяной промышленности и так далее. Одним из первых к проекту присоединился и Сбербанк. Перед участниками процесса стояла задача выявления слабых мест внедрения КЭДО и подготовка предложений по оптимизации алгоритма работы, оценка затрат и эффективности внедрения КЭДО, совершенствованию законодательных актов, регламентирующих КЭДО.
Справедливости ради надо отметить, что запуск цифровых стандартов в кадровом делопроизводстве был инициирован государством в 2017 году подписанием Указа № 203 «О Стратегии развития информационного общества в Российской Федерации на 2017–2030 годы».
И уже в 2018-ом Министерством труда была проведена тестовая версия внедрения кадрового электронного документооборота в крупнейших компаниях России.
Кадровый электронный документооборот – это просто и технологично
Время движется вперед. Традиционный бумажный документооборот постепенно уходит в прошлое. В процессе найма и адаптации человеческих ресурсов, построения системы управления персоналом, культуры и этики делового общения интегрированность HR-менеджеров в бизнес-процессы компании многократно повышает их продуктивность.
Нахождение кадровых документов в одном месте, где можно регистрировать, вносить изменения и управлять другими HR-задачами, а также возможность определять ключевые показатели данных сотрудников, делает рабочие процессы отдела кадров прозрачными и эффективными. Даже самые скептически настроенные предприниматели начинают задумываться об HR-цифровизации, после очередной потери трудового договора или замены картриджей для принтера и гор черновиков.
Сегодня такие крупные компании, как СберРешения, – перешли на КЭДО и работают в гибридной среде, где бумажные и цифровые документы сосуществуют вместе. Но недалек тот час, когда ваши HR-менеджеры будут легко принимать, хранить и отправлять документы, которые были полностью бумажными.
СберРешения предлагают с помощью трех простых шагов перейти на КЭДО:
· Оцифровка ожиданий, составление план-графика, назначение ответственных
· Внедрение и тестирование
· Обучение и переход на новые процессы
Важно помнить, что для перехода на КЭДО важно правильно поставить цель, оптимизировать уже существующие процессы и выбрать решение, которое подходит вашей компании. Нужно понимать, что переход на электронный документооборот будет осуществлять не только HR специалист, а команда специалистов из разных департаментов. Причем одну из ключевых ролей будут играют представители ИТ, именно они будут обеспечивать безопасность передачи, обработки и хранения электронных данных.
Оставьте заявку, и специалисты СберРешений свяжутся с вами для внедрения кадрового электронного документооборота.
22 ноября 2022 года вступили в силу новые статьи в ТК Российской Федерации, регулирующие КЭДО в трудовых отношениях
Нововведения в ТК России Федеральным законом от 22.11.21 № 377-ФЗ закрепили основные положения перехода организаций на цифровую систему кадрового делопроизводства.
Закон оставил право выбора перед переходом на цифровой кадровый учет и классическим бумажным форматом за самой структурой. Сроки и длительность внедрения КЭДО тоже определяются работодателем самостоятельно.
Закон позволяет оформлять в электронном виде без дублирования на бумажном носителе почти все кадровые документы за исключением:
· трудовых книжек и формируемых в электронном виде сведений о трудовой деятельности;
· акта о несчастном случае на производстве;
· приказа об увольнении работника;
· документов о прохождении работником инструктажей по охране труда.
Что такое КЭДО и как его внедрить?
Под электронным документооборотом в сфере трудовых отношений понимается создание, подписание, использование и хранение работодателем, работником или лицом, поступающим на работу, документов, связанных с работой, оформленных в электронном виде без дублирования на бумажном носителе, за исключением случаев, предусмотренных статьями 22.1 - 22.3 ТК Российской Федерации.
Согласие сотрудников для внедрения КЭДО
Чтобы взаимодействовать с помощью кадрового электронного документооборота, организации необходимо получить согласие сотрудников. HR-менеджер обязан письменно уведомить каждого работника о переходе на КЭДО с сохранением его права согласия или отказа от ведения документооборота в «цифре». Сотрудник также сохраняет за собой право дать согласие на цифровое трудовое взаимодействие в дальнейшем.
Работники без стажа работы на момент 01.01.2022, или пришедшие в компанию после указанной даты, автоматически соглашаются с условиями КЭДО, принятыми в организации. Положения кадрового ЭДО одинаково распространяются на работников, работающих и в офисе, и удаленно.
Как перейти на КЭДО?
Чтобы перейти на кадровый электронный документооборот, необходимо разработать и утвердить локальный нормативный акт. В нем, в частности, должна содержаться следующая информация:
· название информационной системы ведения КЭДО;
· алгоритм электронного взаимодействия работодателя и работников;
· перечень документов, подлежащих цифровизации;
· категории сотрудников, трудовое взаимодействие с которыми будет проходить в цифровом формате;
· дата и сроки перехода компании на КЭДО с обязательным уведомлением и вовлечением сотрудников в процессы ознакомления, создания и подписания электронных документов;
· инструкция по переходу на новую цифровую систему трудовых отношений;
· список документов, ведение которых сохранится на бумажных носителях.
Если в организации есть выборный орган первичной профсоюзной организации, то локальный нормативный акт должен приниматься с учетом его мнения (статья 372 ТК Российской Федерации).
КЭДО внедряется на собственных и внешних онлайн-платформах
При принятии компанией решения о переходе на КЭДО, первое что надо сделать, – это определиться с выбором цифровой платформы, на которой будет реализовываться кадровый документооборот. Согласно ТК Российской Федерации, электронный документооборот может осуществляться работодателем как с использованием Единой цифровой платформы в сфере занятости и трудовых отношений «Работа в России», доступ к которой осуществляется через портал «Госуслуги», через Единую систему идентификации и аутентификации (ЕСИА), так и с использованием своей информационной системы.
При этом используемая в целях КЭДО информационная система работодателя должна позволять обеспечить: подписание электронного документа в соответствии с требованиями ТК Российской Федерации, хранение электронного документа, фиксацию факта его получения сторонами трудовых отношений.
Какую электронную подпись использовать в КЭДО
При подписании электронных кадровых документов могут применяться различные виды электронных цифровых подписей (ЭЦП). Порядок применения ЭЦП в зависимости от используемой информационной системы (далее ИС), а также от вида кадровых документов, регламентирован в статье 22.3 ТК Российской Федерации. Так, например, при использовании своей ИС или информационной системы провайдера, такие документы, как трудовой договор, ученический договор и ряд других документов, работодатель должен подписывать только усиленной квалифицированной электронной подписью. Работник со своей стороны, может подписать вышеуказанные документы как усиленной квалифицированной, так и неквалифицированной электронной подписью.
Также при использовании в КЭДО ИС работодателя предусмотрена возможность подписания части документов работником простой электронной подписью.
Требования к формату КЭДО
При переходе на КЭДО работодатель обязан использовать единые для всех требования к составу и форматам электронных документов, установленные федеральным органом исполнительной власти. До 01.03.2023 Правительство Российской Федерации предусмотрело переходный период, во время которого работодателю разрешено использовать неунифицированные бланки.
Над новыми бланками сейчас ведется совместная работа Минтруда, Минцифры и Росархива.
Расходы на внедрение КЭДО
Все расходы, связанные с созданием, внедрением и эксплуатацией информационной системы, а также использование и хранение электронных документов, несет работодатель.
На организации также лежит финансовая ответственность за получение ЭЦП всеми сотрудниками, так как она выпускается за счет работодателя.
Положения ТК Российской Федерации, которые должны вступить в силу
Положения ТК Российской Федерации о взаимодействии платформы «Работа в России» и информационной системы работодателя, позволяющей обеспечить подписание, хранение, фиксацию факта получения сторонами трудовых отношений электронного документа, с Единым порталом государственных и муниципальных услуг вступят в силу 1 сентября 2022 года.
Положения ТК Российской Федерации в отношении работодателей, участвовавших в эксперименте по использованию КЭДО (в соответствии с Федеральным законом от 24 апреля 2020 года N 122-ФЗ «О проведении эксперимента по использованию электронных документов, связанных с работой», начиная с 16 ноября 2021 года) и принявших решение о продолжении осуществления электронного документооборота после окончания эксперимента, обязаны провести мероприятия, направленные на введение электронного документооборота в соответствии с требованиями ТК до 1 июля 2022 года.
СберРешения готовы взять на себя задачу по внедрению кадрового электронного документооборота исходя из ваших потребностей и кадровых операций. Передайте процесс по переходу на КЭДО команде профессионалов и снизьте расходы на канцелярию, обслуживание архива, а также осуществите возможность работы с дистанционными сотрудниками. Узнайте больше по ссылке.