День, полный встреч - боль, которую еще не придумали как лечить. Самое простое решение - сократить лишние и повысить качество необходимых.
Вам поможет простой алгоритм оценки встреч: определение цели, особенности и результата встречи. Если встреча не подходит ни под один тип - то ее либо нужно оптимизировать, либо нужно упразднить (например, перевести в другой формат).
Ловите описание видов встреч:
1. Если встречи регулярные:
Цель - обмен информацией.
Пример - регулярные встречи, планерки, трекинг.
Особенности - готовность участников по определенному формату.
Результат встречи - экшн план (операционка/тактика).
Подвид таких встреч - трансляция планов/стратегии/изменений.
Должно быть проработано и согласовано заранее. Поэтому цель - уведомить и дать задать вопросы.
Пример - квартальные планы.
Особенности - это редкие встречи.
Результат встречи - рассылка материалов для финализации уведомления команды о планах/стратегии/изменениях.
2. Если встречи для обсуждения / принятия решения:
Цель - совместный поиск решения.
Пример - обсуждение вопроса, синхронизация.
Особенности: на встрече должен быть фасилитатор
Результат встречи - договоренности о дальнейших шагах.
3. Если встречи менеджерские:
Цель - «измерение температуры» и «постановка диагноза»
Пример - тет-а-тет встречи.
Особенности - заводится не с первого раза. Контакт нужно наладить.
Результат встречи - мониторинг состояния руководителем + вдохновение у подчиненного.
А какие встречи у вас жрут больше всего времени?