Скажете сказка и выдумка? Ан нет. Давайте пройдемся по чек-листу и поймем так ли это:)
1. При согласовании договора, вы как маркетолог, разъясняете суть договора, особенности работы подрядчика, объясняете условия процесса и т. д.
2. При согласовании договора вы вычитываете договор, находите неточности, ошибки и возвращаете юристам, прежде чем отдать подрядчику.
3. При расчете с поставщиками вы запрашиваете закрывающие документы, бережно их сканируете и следите за тем, чтобы документация корректно ушла в бухгалтерию.
4. Если бухгалтерия потеряла закрывающий документ, то именно вы связываетесь с подрядчиком и просите прислать копию.
5. Если подрядчик не получил деньги, то вы выясняете, что не так (казначейство, 1С, платежка, бухгалтерия и т. д.).
Если согласен с изложенными тезисами на 10% — то наши поздравления! У тебя отличная команда и ты действительно занят только своей работой. А вот если на 90%, то поздравляем ты — «пятирукий семикрыл»!
Что делать?
Возможные варианты, которые, может, и не на 100% помогут избавиться от проблем, но точно облегчат жизнь:
1. Поговорите с руководителем о том, что бизнес-процесс должен быть изменен. В качестве примера, если юристам нужно будет провести исследование рынка, то этим же займется не юрист, а маркетолог. Так почему задачами юриста занимается маркетинг? Это ошибка, дополнительные риски для компании и недоиспользованность ресурсов юр. отдела.
2. Попробуйте сформировать что-то на подобии брифа. Пусть юрист/ бухгалтер напишут основные пункты, которые нужны для выполнения работы. Например, бухгалтеру можно сформировать папку на сервере, куда маркетинг будет выкладывать макеты и описывать, когда и для чего использовались материалы. Также рассмотрите возможность перевода поставщиков и подрядчиков услуг на ЭДО.
3. Договоритесь о личном брифинге. Например, поступает задача. Назначается zoom встреча на 30 минут. Юристы задают вопросы, вы отвечаете. Если проект сложный, срочный, дорогой, новый и т. д.
Конечно, это не волшебная таблетка и в 80% случаев все равно будет устная коммуникация и даже конфликты из-за недопонимания, но это, вероятно, будут сложные или новые проекты. А простые и рутинные задачи перейдут, в 99% случаев, на специалиста, без вашего личного вмешательства.