В России уже 5 млн самозанятых. Многие из них работают с компаниями или индивидуальными предпринимателями. В этих случаях для обеих сторон важно оперативно обмениваться документами — договорами, счетами, чеками или актами.
Каждый раз отправлять бумажную версию по почте — дело хлопотное. Обмен документами по электронке тоже подходит не всем и не избавляет от предоставления оригинала. Упрощают взаимодействие бизнеса и самозанятых специальные сервисы, которые позволяют вести электронный документооборот (ЭДО). В одном из них сейчас работаю и я. К другим — только присматриваюсь. Расскажу о самых популярных.
Зачем нужны такие платформы
Бизнесу удобнее работать с самозанятыми, чем с фрилансерами или физлицами, по нескольким причинам:
- С плательщиками налога на профессиональную деятельность не нужно заключать договор гражданско-правового характера;
- Налоговые отчисления делает сам самозанятый.
Но иногда компании отказываются от работы с самозанятыми — от них сложно получить закрывающие документы. Особенно, если заказчик и исполнитель живут в разных регионах. Можно выставить чек онлайн через приложение «Мой налог», но обмениваться актами, счетами и дополнительными приложениями к договору уже сложнее.
Эту проблему можно решить, если исполнитель и заказчик будут взаимодействовать в специальных сервисах по электронному документообороту. В них можно:
— Делать все быстро. В системе ЭДО заказчик получает документы сразу после их отправки самозанятым;
— Отправлять и получать документы можно в любое удобное время;
— Экономить бумагу. Участникам не нужно готовить, печатать и отправлять бумажные документы.
— Обезопасить сделку. Все данные при цифровом обмене передаются в зашифрованном виде по защищенным каналам связи.
Также в системе электронного документооборота хранится история обмена, при необходимости нужные документы легко ищутся и выгружаются. У всех бумаг есть юридическая сила, ведь они подписаны электронной подписью (ЭП).
При этом чем проще программа по электронному документообороту, тем легче самозанятому правильно заполнить и вовремя предоставить нужные заказчику документы.
Кто подключает сервисы ЭДО
Работать с электронным документооборотом может и сам самозанятый, и коммерческая компания. Последней этот способ выгоден в первую очередь — у юрлиц более строгие требования по ведению документации.
Если компания или ИП пока не освоили ЭДО, самозанятый может сам предложить заказчикам перейти на этот сервис. Для убеждения есть такие доводы:
- Нет дополнительных затрат. Регистрация и выпуск неквалифицированной электронной подписи в сервисах — бесплатные. В большинстве программ оплачивается только отправка документа. Когда договор создает самозанятый, он его и оплачивает.
- В сервисе юрлицо может работать с несколькими исполнителями. Например, не только с вами, но и другими самозанятыми и даже физлицами. Если компания привлекает к заказам фрилансеров, ей будет удобнее вести документооборот с ними в одном месте.
Если самозанятый выполняет заказ для физлица, заключить с ним договор и выставлять счет тоже возможно в программе электронного документооборота. Это обезопасит обоих участников сделки и исключит бумажную волокиту.
Какую программу выбрать
Есть несколько сервисов, где самозанятые и бизнес могут взаимодействовать быстро и эффективно. Какую из них выбрать, зависит от тарифов и количества исполнителей. Вот лишь некоторые из них.
«Консоль»
В ней я работаю несколько месяцев. Это была инициатива заказчика, он прислал мне ссылку на регистрацию. Прямо в сервисе мы заключили договор, который я подписала одним нажатием кнопки. Сейчас мне ежемесячно приходят акты о выполненных работах, я подписываю их в программе, деньги поступают на карту, которую я указала при регистрации самозанятой.
С этим сервисом выгоднее работать малому и среднему бизнесу, который привлекает для постоянных или разовых проектов внештатных исполнителей. На платформе автоматически оформляются все документы, выпускается электронная подпись, рассчитывается налог и поступают выплаты по реквизитам и картам.
Сервис — официальный партнер ФНС. Поэтому здесь можно зарегистрироваться в качестве самозанятого. Программа автоматически проверяет статус налогоплательщика. Если самозанятый отказался от него или отменил чек, «Консоль» сообщит об этом заказчику.
Через платформу юрлица могут взаимодействовать с исполнителями всех типов — самозанятыми, ИП, оформленными по ГПХ, нерезидентами.
Стоимость. В «Консоли» она состоит из двух частей:
1. Оплата лицензии за каждого внештатника — от 300 до 600 ₽ в месяц.
2. Комиссия от оплаты исполнителям — от 1 до 2%, зависит от числа исполнителей и их среднего чека.
Какие еще сервисы электронного документа оборота пригодятся самозанятым, каковы условия и стоимость, читайте в продолжении статьи в LifeProfit.
