Вспомните, как вы чаще всего используете продукты из пакета Microsoft Office? Скорее всего, для самых элементарных задач: составить текстовый документ с простым форматированием, собрать небольшую табличку или оформить презентацию с незамысловатой структурой.
Из-за этого может показаться, что эти программы не способны на что-то большее. И если вы тоже так думаете, готовьтесь убедиться в обратном. Мы расскажем о девяти самых интересных фишках Excel, Word и PowerPoint, про которые вы вряд ли слышали.
Excel – для тех, кто работает с цифрами
Секрет №1. Преобразовывайте строки в столбцы и наоборот
Допустим, вы делаете таблицу с распределением продукции по 40 городам. Прописали их в верхнюю строчку таблицы и где-то на 25 городе поняли, что это неудобно – приходится прокручивать лист влево-вправо, чтобы проанализировать данные. И как тут поступить: все удалить и начать сначала или переносить строку в столбец руками по одной ячейке?
Есть вариант получше – функция «Транспонировать»:
- выберите ячейки, которые хотите перенести;
- скопируйте их с помощью сочетания клавиш Ctrl + C;
- кликните правой кнопкой мышки на те ячейки, куда нужно вставить данные;
- нажмите «Транспонировать» в «Параметрах вставки».
Секрет №2. Форматируйте ячейки по образцу
Представьте, что вам нужно создать много однотипных таблиц на нескольких листах – каждую окрасить, подобрать тип и размер шрифта, стиль и цвет границ. Функция «Формат по образцу» на вкладке «Главная» сэкономит ваше время. Выделите таблицу, стиль которой хотите скопировать, кликните «Формат по образцу» и нажмите на ячейки без оформления. Готово!
Опцию можно применять и к отдельным ячейкам, столбцам, строкам. А еще она умеет копировать не только оформление, но и формат данных, например финансовый, текстовый или процентный.
Секрет №3. Создавайте скрытые листы, которые не видны посторонним
Хотите спрятать лист с очень важными и конфиденциальными данными от посторонних глаз? Обычное скрытие через нажатие правой кнопки мыши на листе тут не поможет – все равно можно будет легко найти.
Чтобы данные стали полностью невидимыми, сделайте следующее:
- нажмите Alt + F11 – вам откроется редактор Visual Basic;
- выберите номер листа или его название;
- в окне настроек найдите свойство Visible;
- ищите опцию xlSheetVeryHidden.
Вот и все – теперь лист будет скрыт от посторонних, и только вы сможете вернуть его на место.
Word – для тех, кто создает документы
Секрет №1. Делайте скриншоты в один клик
Если вы пишете инструкции или делаете обзоры сервисов, без скриншотов никуда. Хорошая новость: для этого не придется устанавливать отдельную программу или нажимать кнопку Prt Sc. Просто перейдите на вкладку «Вставка» и найдите там кнопку «Снимок». Покажутся все открытые вами окна – кликните по любому из них, и скриншот автоматически добавится в документ.
Секрет №2. Вставляйте числа прописью
Этот трюк оценят те, кто занимается различными финансовыми и юридическими документами.
Вбивать руками ничего не нужно:
- нажмите Ctrl + F9;
- на листе появятся фигурные скобки, впишите символ «=», затем число и добавьте \*cardtext;
- нажмите F9, и число после знака «равно» будет дано прописью.
Секрет №3. Печатайте в любом месте листа
Если вдруг вам понадобится написать текст где-нибудь в правом углу или в конце страницы, совсем необязательно бесконечно нажимать пробелом или кнопкой Enter. Наведите курсор на нужное вам место и сделайте пару щелчков мыши: Word сам расставит строки, табуляцию и отметки до указанного места.
PowerPoint – для тех, кто оформляет презентации
Секрет №1. Добавляйте анимацию
Допустим, вам нужно добавить в презентацию список из десяти пунктов. Самый простой вариант – выложить его на слайд, и во время выступления читать с экрана каждый пункт. Но тогда зрители будут читать мысли, до которых вы еще не дошли.
Тут пригодится анимация отдельных пунктов:
- напечатайте все пункты вашего списка;
- перейдите на вкладку «Анимация»;
- выделите один пункт и выберите подходящую анимацию;
- повторите это с другими пунктами.
И вот у вас получился слайд, на котором есть все пункты списка, а во время слайд-шоу они будут «вылетать» по вашему нажатию.
Секрет №2. Изменяйте размер сразу у нескольких объектов
Если у вас есть несколько картинок разного размера, можно не уменьшать их руками. Выделите изображения, перейдите во вкладку «Формат» и в поле «Размер» пропишите нужные ширину и длину.
Секрет №3. Удаляйте фон у изображений
Из изображений без фона получаются классные коллажи для презентаций. Для этого подходят внутренние функции PowerPoint.
Нажимаем на рисунок, у которого хотим удалить фон, переходим в меню «Формат» и кликаем на кнопку «Удалить».
Как освоить все полезные, но неочевидные возможности Microsoft Office
Можно самостоятельно изучить кучу гайдов, пересмотреть бесплатные обучающие видео и прочитать море статей. Но такие материалы дают очень поверхностные навыки: у них нет общего плана, в каком порядке вы должны получать знания. Не говоря уже о том, что информацию там обычно никто не перепроверяет, а значит, в ней вполне могут оказаться ошибки.
Лучше сразу пройти хорошее онлайн-обучение с акцентом на практику. Например, «Курс MS Office: Excel, Word и PowerPoint» от Академии Eduson. За три недели вы научитесь профессионально работать с текстовыми документами, анализировать большие объемы данных в таблицах и проводить презентации не хуже лекторов TED.
Вот несколько преимуществ курса:
✅ 107 уроков и 25 заданий. Вы начнете уверенно работать в Word, освоите секретные функции и формулы Excel, создадите крутую презентацию в PowerPoint. А в конце вас ждет блок про продвинутые инструменты Excel – научитесь создавать интерактивные дашборды и еще много чего полезного для работы.
✅ Акцент на практике. Никакой голой теории и унылых лекций об истории создания MS Office. На курсе вы тут же приступите к практике и начнете работать в копии интерфейсов Excel, Word и PowerPoint.
✅ Учеба в своем темпе. В среднем для прохождения курса нужно три недели. Но это рекомендованный срок – никто не мешает вам изучить основы MS Office за полторы недели, месяц или два. Все зависит от вашего желания и свободного времени.
✅ Личный куратор. Наверняка по ходу обучения у вас возникнут вопросы. И это нормально – главное, что вам не придется искать на них ответы.
✅ Бесконечный доступ к курсу. Сможете в любой момент подтянуть навыки по оформлению презентаций и подсмотреть понадобившиеся формулы и функции.
✅ В подарок – пачка важных шаблонов и «шпаргалок». Просто распечатайте, держите под рукой, пользуйтесь в работе и делитесь с коллегами.
Без знания пакета MS Office и умения в нем работать сейчас не обойтись. «Курс MS Office: Excel, Word и PowerPoint» от Академии Eduson пригодится аналитикам, менеджерам, учителям, руководителям. Переходите по ссылке и записывайтесь на обучение, пока действует скидка 40% >>>