Обзор лучших приложений для тайм-менеджмента
Как так получается – соседка Таня успевает и работать, и по вечерам на фитнес ходить, и в путешествия ездить, и еще блог про это вести? В то время как твои дни пролетают как один миг, а нерешенные задачи так и лежат мертвым грузом.
Одно из двух – или Таня немного обманывает публику, или умеет использовать тайм-менеджмент. Предположим, она все-таки честная девушка, и просто умеет расставлять приоритеты. А значит, ты тоже можешь этому научиться. И мы постараемся тебе помочь!
Что такое тайм-менеджмент
Говоря простым языком, это искусство управления временем. Вспомни, как проходит твой день:
- Проснулся, полистал ленту социалочках. Чуть не опоздал на работу, пришлось быстро собираться и бежать.
- На работе коллеги отвлекли разговором. Попил с ними чай. Пора браться за дела.
- Открываешь электронную почту. Любимый магазин начислил бонусы. Нужно посмотреть, что на них купить.
- Так, вчерашняя задача. Нужно срочно доделать, а то уже горит.
- Босс пришел со срочным заданием. Придется все бросить.
- Уже обед. Так, работа немного подождет.
- Чуть-чуть отдыхаем после обеда… Ой, точно – срочная задача. Бросаем все силы на нее.
- Чуть не пропустил созвон с клиентом! Все босс со своими заданиями…
- Так, еще же вчерашнее надо доделать. Ну вот, опять оставаться после рабочего дня…
- Хотел еще к друзьям заехать – но уже ни сил, ни времени нет. Домой, полистать ленту и посмотреть видосики перед сном – и завтра все по новой…
Кажется, что время утекает сквозь пальцы – и просто невозможно все успеть. Но – откроем секрет – можно сделать даже больше, чем изначально было запланировано. Все дело в грамотном распределении времени.
В нашем ритме жизни умение использовать тайм-менеджмент ценится даже больше, чем пресловутые стрессоустойчивость, креативность, умение работать в команде и другие софт-скиллы. Именно он позволяет добиться большего и показать крутые результаты и на работе, и в жизни.
Основные принципы тайм-менеджмента
Главная проблема плохого тайм-менеджмента – неумение ставить приоритеты и сосредотачиваться на задачах. Существует очень много техник грамотного распределения времени, но в целом они следуют этим принципам:
Приоритизация. Здесь хорошо работает матрица Эйзенхауэра – все задачи делятся по уровню срочности и важности. Срочные и важные делаются немедленно, несрочные и важные – планируются с определенным дедлайном, неважные и срочные – по возможности делегируются, а насчет неважных и несрочных надо подумать – так ли они вообще тебе нужны.
- Правило пятиминутных задач. Каждый день у нас есть мелкие задачи, выполнение которых занимает несколько минут. Но из-за этой простоты мы постоянно их откладываем – и они накапливаются. Гораздо проще выделить, например, 20 минут с утра – и потратить их на выполнение таких дел.
- Разделение сложной задачи на части, или декомпозиция. Определить трудозатраты на отдельную часть такой задачи гораздо проще, чем на всю. И ее выполнение перестанет казаться таким сложным и долгим – главное, каждый день уделять ей время.
- Метод фиксированного времени. Отвлекаясь во время выполнения задачи, ты отнимаешь у себя драгоценное время. Каждый раз нужно вникать в нее и концентрироваться заново. Возьми за правило отводить определенное время для работы и отдыха. Например, плотно занимайся задачей час, а затем можешь отдохнуть, перекусить и почитать новости в течение 15 минут. Для этого удобно использовать технику Pomodoro.
- Планирование. Пожалуй, это самое главное. Можно полагаться на старые добрые ежедневники, но гораздо лучше воспользоваться современными средствами – планировщиками задач. Они помогут и приоритеты расставить, и каждую задачу по пунктам расписать, и напомнят когда и что нужно выполнить. А какой планировщик выбрать? Мы протестировали несколько и сделали небольшой обзор – дальше решать вам.
Топ-5 приложений для тайм-менеджмента
SingularityApp
Приложение пришлось по вкусу коучу по продуктивности, автору книги по тайм-менеджменту «Джедайские техники» Максиму Дорофееву. Его обзор Сингулярити можно посмотреть здесь.
В Singularity есть несколько крутых функций, которые отличают приложение от других. Например, режим проверки задач – можно регулярно наводить порядок в своем списке дел и удалять неактуальные задачи. А для полной сосредоточенности во время работы включите режим фокуса внимания – он заглушит отвлекающие уведомления и скроет другие задачи. Еще одна полезная штука – управление с помощью горячих клавиш. Например, сочетание Ctrl+F открывает поиск, а Ctrl+N – создает новую задачу.
Что еще:
- Распечатка плана на день. В плане можно отмечать сделанные и несделанные дела – а вечером отсканировать его в приложении. Singularity автоматически распознает метки и скорректирует список задач.
- Умная сортировка задач – которая учитывает даты и приоритеты.
Стоимость: базовая версия – бесплатно. Есть режим Pro с дополнительными функциями – 199 ₽/мес. Проект российский, можно без проблем оплатить подписку через сайт.
Tick Tick
Это приложение рекомендуют в Академии тайм-менеджмента «Время в порядке». Tick Tick радует удобным визуалом и гибкими настройками для кастомизации. Задачи можно планировать с привязкой к календарю – и приложение вовремя напомнит о важных делах. К любой задаче прикрепляются метки, теги, чек-листы. Также заметки можно наговаривать голосом – и они автоматически трансформируются в текст.
Что еще:
- Возможность привязки задачи к геометке – приложение напомнит, что пора за продуктами, когда ты будешь проходить около магазина.
- Создание собственных фильтров для организации задач.
- Возможность поделиться задачей или списком.
- 5 разных видов календаря.
- Встроенный таймер для чередования работы и отдыха.
Стоимость: базовая версия – бесплатно. Премиум-тариф с кастомизированными фильтрами, календарем и возможностью отслеживания изменений по каждой задаче – $27.99 в год. Оплатить подписку из России сейчас возможно только через приложение для iOS, настроив оплату со счета мобильного телефона.
Trello
Приложение позволяет планировать дела в технике канбан – о ней писал гуру тайм-менеджмента Дэвид Андерсон. Канбан – это система задач визуализации на специальной доске. Обычно доска делится на столбики «Сделать», «В работе» и «Сделано», и задачи переходят из одного столбика в другой. Так очень легко отслеживать прогресс своих дел.
Конечно, визуализацию можно настроить и по-другому – например, используя ту же самую матрицу Эйзенхауэра. Обычно Trello используют для работы в команде – но приложение отлично подойдет и в качестве обычного планировщика. Каждая задача записывается в своей карточке – туда можно прикрепить расширенное описание, чек-лист и файлы. Поддерживаются напоминания и возможность поставить дедлайн.
Что еще:
- Автоматизация задач – например, перемещение дел из срочных в несрочные.
- Интеграция с файлообменниками – если тебе нужно скинуть документы в определенную папку в облаке, приложение напомнит об этом.
- Возможность разбивать крупные задачи на этапы.
- Режим «Календарь» для просмотра своей загруженности на каждый день.
- Удобный фильтр карточек по меткам или по цветам.
Стоимость: базовая версия – бесплатно. Есть платные тарифы – от $5 за месяц, но они больше подходят для коммерческого использования. Ну и оплатить подписку из России сейчас не получится.
Todoist
Одно из самых популярных приложений для планирования дел – оно входило в списки «Приложение дня» в AppStore и «Выбор редакции» в Google Play.
Удобно, что все задачи можно сразу закинуть в список «Входящие», а потом разнести их по другим спискам. Для каждой задачи можно назначить приоритет и отнести ее в папку личных или рабочих. Также поддерживается разбивка на подзадачи и настройка расписания событий.
Что еще:
- Возможность создания списка «Избранное»;
- Напоминания для срочных задач;
- Настройка отображения задач по принципу канбан;
- Добавление задач через email и голосовым сообщением;
- Визуализация продуктивности – исходя из поставленных целей и выполненных задач.
Стоимость: базовая версия – бесплатно. Есть платные тарифы – для активных пользователей и бизнеса, стоимость от $3. Оплатить подписку из России сейчас возможно только через приложение для iOS, настроив оплату со счета мобильного телефона.
RescueTime
Приложение попало в список лучших планировщиков задач в Forbes. Оно автоматически анализирует твой день и определяет, как ты тратишь свое время. И после этого – дает рекомендации по лучшему планированию. Если ты слишком долго решаешь какую-то задачу, то приложение будет напоминать тебе о дедлайнах.
Для любителей все посчитать здесь есть отчеты и аналитика эффективности. А для тех, кто любит отвлекаться – режим фокусировки, который блокирует сайты, наиболее отнимающие время. Существенный минус – приложение полностью на английском.
Что еще:
- Автоматическая аналитика твоего дня – как ты тратишь время онлайн, сколько уходит на работу, а сколько – на новостные ресурсы, соцсети и т.д.;
- Подсказки по организации времени;
- Выставление ежедневных целей;
- Определение уровня продуктивности каждый день;
- Мотивирующие фразы при достижении целей.
Стоимость: базовая версия – бесплатно. Premium-версия – $9 в месяц. Оплатить подписку из России сейчас возможно только через приложение для iOS, настроив оплату со счета мобильного телефона.
Какое приложение мы бы выбрали
По нашему мнению, идеальное приложение для тайм-менеджмента должно:
- Быть простым и понятным даже для новичка;
- Иметь возможность наглядной маркировки задач – например, по цветам;
- Иметь возможность разбивать задачу на этапы, создавая подзадачи;
- Быть гибким для пользователя – чтобы там были категории, метки, теги и другие возможности сортировки, упрощающие жизнь.
С этой точки зрения нам нравятся Tick Tick, Todoist и SingularityApp. Но если нужны pro-функции и вы в России – надежнее выбрать приложение от местных разработчиков. Поэтому рекомендуем присмотреться к SingularityApp. Бонусом идут:
- удобство использования – можно закинуть все имеющиеся задачи в одну папку, и планировщик автоматически проставит напоминания для повторяющихся и запланированных задач. Удобно управлять задачами с помощью функции drag and drop – простым перетаскиванием.
- практически любые способы постановки задач: в приложении, через виджет, голосом, через почту или telegram-бота.
- возможность распечатать список дел на день и вечером отсканировать его для внесения изменений (тоже есть только у Singularity).
Конечно, выбирать тебе, но одно мы скажем точно: тайм-менеджмент – это очень полезный навык, который упрощает жизнь. А приложения значительно помогут внедрить навыки тайм-менеджмента в твою жизнь.