О клиенте:
Женерикс Групп Восток - представительство Generix Group, предоставляющее услуги по автоматизации и оптимизации логистичестих бизнес-процессов для клиентов из множества стран.
Цели внедрения:
Заказчик является представителем IT-отрасли, поэтому для руководства был актуален вопрос фиксации и контроля рабочего времени сотрудников. Долгое время для трекинга использовали Jira, но в текущих реалиях решили перейти на российское ПО. Выбор пал на Битрикс24, и хотя сотрудники Женерикс Групп Восток сами имеют опыт ведения IT-проектов, для внедрения Битрикс24 было решено привлечь профессионалов.
Ход внедрения:
Для начала встал выбор между облачной и коробочной версией Битрикс24, так как сервера компании 1С-Битрикс находятся на территории России, облачная версия полностью устроила руководство заказчика.
Изначально планировалась плавная миграция из Jira в Битрикс24, но из-за срочности проекта и нехватки возможностей готового мигратора руководство Женерикс Групп Восток решило начать работу в Битрикс24 с нуля, а имеющиеся данные переносить в ручном режиме по ходу работы.
Внедрение Б24 как таск-менеджера предполагает использование штатных инструментов системы - задачи и проекты, новости, чаты, диск. Первый этап проекта был стандартным: зарегистрировать портал, провести базовые настройки портала, пригласить сотрудников, создать структуру компании.
Из-за сжатых сроков перехода в новый продукт мы сразу провели две обучающих встречи по основным инструментам Битрикс24 и отдельно по задачам и проектам. В плане работы с задачами Jira и Битрикс24 похожи, так что сложностей с адаптацией сотрудников практически не возникло.
Параллельно с пользовательским внедрением решалась также задача построения отчетов в привычной для сотрудников Женерикс Групп форме, так как стандартных возможностей Битрикс24 здесь не хватило.
Форма отчёта — JSON, который разбирается Power Query в Excel. В Excel у заказчика реализована схема автоматизации построения отчётов и срезов. Нашей задачей было подготовить скрипт, который собирает за отчётный период данные из Битрикс24 и форматирует в JSON.
Задачи размещаются в группах или отдельно и привязываются к сделкам из CRM. Название сделки - это номер контракта, в рамках которого выполняется задача. В сделке указывается Компания - контрагент с которым заключен контракт.
Дополнительно в задачах было добавлено 2 пользовательских поля.
Первое текстовое. По данным из этого текстового поля формируются группировки уже в отчётах.
Второе поле со значениями Да/Нет для указания, что задача используется для отметки времени менеджера проекта. Некоторые сотрудники могут выполнять в рамках одной группы 2 роли: менеджер проекта и исполнитель. По признаку задача для менеджера проекта - в отчёт отдаём описание роли сотрудника для задачи из универсального списка ролей. Универсальный список ролей используется в каждой группе для перечисления ролей и сотрудников, для которых они заданы.
Для построения отчётов есть 2 момента, позволяющих оценить сложность задачи. Первый момент — сложность получения и сбора статистики и данных. Второй момент — сложность вывода данных заказчику.
По первому моменту проект получился сложным. Данные для отчёта надо получать из следующих модулей: Задачи, Сотрудники, CRM, универсальные списки из групп. После получения данных формируем результирующий массив данных. Основа для результата это данные по отмеченному времени в задачах. Основу результирующего массива данных обогащаем информацией:
- ФИО (Сотрудники);
- название родительской задачи, группа в которой задача находится, ссылка на задачу, ссылка на родительскую задачу, пользовательские поля (Задачи);
- название сделки (Сделка);
- название контрагента (Компания);
- роль сотрудника в задаче (универсальный список в Группе/Проекте).
Результатом работы скрипта является 1 массив с данными, который преобразуется в JSON. Так как на выходе у нас один массив с данными, и данные не требуют дополнительной обработки, чтобы результаты разместить в нужной последовательности, то со вторым моментом сложностей почти нет..
В результате мы подготовили скрипт с использованием библиотеки CNRest. Библиотека CNRest - это доработанная библиотека от вендора CRest. Доработки сделаны в моменте обработки ошибок, вспомогательных методов и возможности запускать скрипт для нескольких порталов.
Результат:
Внедрение Битрикс24 прошло отлично, все задачи были выполнены, и заказчик остался доволен результатом. Сотрудники Женерикс Групп Восток почти без потерь и сложностей перешли в Битрикс24 с Jira и сохранили информацию по прошедшим и текущим задачам. Также осталась возможность использовать привычные инструменты для конкретных процессов, в основном это касается отчетов.
Пример этого внедрения показывает, что при необходимости и при правильной команде начать работать с Битрикс24 можно в очень короткие сроки. Буквально несколько недель или даже меньше может потребоваться для того, чтобы начать полноценно работать в Битрикс24 и повысить эффективность работы всей команды.