Такое понятие, как ночной аудит, к сожалению, присутствует не во всех отелях.
В открытых источниках давно есть информация о проведении этой процедуры, но правильно ли она описана и представлена?
‼️Самая главная задача ночного аудита- закрытие бизнес дня.
Администратор ресепшен или ночной аудитор закрывает смену в PMS, рассчитывает кассу, составляет кучу отчетов для служб отеля, делает выгрузку анкет гостей для ФМС и так далее.
Начнём по порядку:
➡️Сверка финансовых итогов между пробитыми транзакциями в кассе, в PMS, наличными деньгами и в банковском терминале.
Перед тем, как закрыть смену и сделать z-отчёт с гашением в фискальной кассе, снять сверку итогов в банковском терминале, администратор должен убедиться, что у него сходятся наличные и пробитые транзакции в отчёте. Нет расхождения по суммам. Только в таком случае администратор может закрыть смену и перевести программу на новую бизнес дату.
➡️После сверки кассы и финансового отчета, администратор переходит к другим отчетам.
Администратор смотрит незаезды, балансы гостей в фолио, есть ли какие-то задолженности, оставляет напоминания для следующей смены, проверяет паспортные данные гостей и выгружает их для постановки на миграционный учёт.
➡️Отчеты зависят от предоставляемых услуг отеля- питание, парковка, SPA услуги, мини-бары, трансферы, а также от той PMS, которая стоит в отеле.
❗️Некоторые облачные PMS не просят переводить бизнес-дату.
То есть, ночной аудит в PMS не проходит, это дело рук администратора- снятия и подготовка отчетности.
❗️Но всё же, все PMS предоставляют отчёты по доп.услугам, начислениям, питанию, отменам броней и отчётом с данными об уборке номеров для горничных с разными статусами.
➡️После того, как администратор снимет отчёты и передаст в соответствующую службу- ночной аудит можно считать выполненным.
👩💼👨💼
ОТВЕТСТВЕННЫЕ👇
- Администратор службы приема и размещения несет ответственность на протяжении своей смены за кассу до того момента, пока она не будет сдана в бухгалтерию, как указано в инструкции. Старший администратор или Менеджер службы отвечает за проведение необходимого обучения, окончательный контроль.
✍️ПРИМЕНЕНИЕ
🟢В начале сезона служба приема и размещения получает аванс из бухгалтерии в размере 5000 рублей разменными купюрами. Полученный аванс используется для размена и сдачи мелкими купюрами, передается из смены в смену и хранится в отелльном конверте в кассе.
🟢Ежедневный сбор наличных денег или кредитной карты и т. д. все операции, происходящие в кассе, постоянно регистрируются в системе.
🟢Перед сдачей смены распечатывается отчет и проверяются все операции, совершаемые в течение дня через систему.
🟢Недочеты и ошибки, обнаруженные в отчете, исправляются, и отчет снова распечатывается.
🟢Подлинность всех банкнот проверяется специальным устройством контроля фальшивых денег.
🟢Подробный промежуточный отчет распечатывается с терминалов и информация на нем сопоставляется с информацией о квитанциях кредитных карт. В случае обнаружения ошибок, об этом информируется менеджер службы приема и размещения.
🟢Суммы наличных денег (рубли) находящиеся на распечатке отчета кассира хранятся в конверте, подготовленном для передачи в бухгалтерию.
🟢Касса, которая контролируется администраторами, передается в бухгалтерию с подписями обеих сторон.
🟢Конверт, подготовленный для передачи в бухгалтерию, принимает окончательную форму и доставляется в бухгалтерию ответственным администратором до 10:00 каждый день, за исключением официальных праздников и не позднее выходных, под роспись.
🟢Один из двух копий кассового отчета, который был напечатан ранее, подписывается ответственным секретарем и остается в бухгалтерии, другой экземпляр подписывается сотрудником бухгалтерии и передается администратору.
Организовывайте процесс грамотно 😉