В основе любой успешной компании лежит систематизация бизнес-процессов – именно об этом рассказывает опыт Тинькофф, X5 Retail Group, Яндекса и других крупных компаний. В каждой из них были было сделано много разных действий и процедур, чтобы в будущем обеспечить бесперебойную работу компании и ее продуктивность вне зависимости от внешних и внутренних изменений.
Если такая систематизация сделана вовремя:
✨ компанией проще управлять;
✨она легко выдерживает замену сотрудников и даже отделов;
✨в ней контролируются все процессы;
✨руководителю уже не нужно контролировать работу каждого сотрудника.
О других плюсах такого подхода и о том, каких проблем он помогает избежать, расскажем на примере российской технологии управления РУС «Квант».
❌ Утомительный микроменеджмент, который не дает заниматься стратегией
Микробосс – так с иронией называют руководителя, который контролирует каждый шаг своих подчиненных. Мечтает ли кто-то стать микробоссом? Конечно, нет. Очень часто это вынужденная мера, к которой руководитель прибегает, чтобы не допустить краха проекта или компании.
В основе микроменеджмента часто лежат непонимание процессов, отсутствие промежуточных точек контроля и незафиксированные KPI. Руководителю просто не видно, чем занимаются сотрудники и какой у них прогресс. Ему нужен удобный инструмент дистанционного контроля, чтобы сместить фокус внимания с микровопросов на действительно важные аспекты управления.
✅ Таким инструментом выступает РУС «Квант». Там можно прописать все повторяющиеся задачи с четким алгоритмом действий для подробной отчетности по каждому из них. За выполнением задач следит не только программа, но и контролер РУС «Квант», закрепленный за вашей компанией. Он видит нарушения правил и обращает на них внимание сотрудников с помощью сообщений и звонков.
❌ Отказ от делегирования задач
Работа 24/7, раскаленный телефон, разрывающийся от вопросов мессенджер, толпа сотрудников у кабинета – и все это из-за невозможности делегировать полномочия.
Часто причина кроется не в психологических особенностях руководителя, о которых так любят писать умные журналы («никому нельзя верить, сотрудники хотят меня обмануть, я лучше всех знаю, что надо делать»), а в том, что делегирование – это про менеджмент, а не про психологию.
Для делегирования нужны работающие инструменты. Они дают возможность в любой момент убедиться, что задача передана полностью, все ее детали понятны сотруднику, а обратная связь налажена.
✅ РУС «Квант» создает новую среду для коммуникации: вместо бесконечных чатов, электронной почты и специальных приложений появляется единая среда, в которой у любой задачи обязательно есть ответственный. То есть никакое поручение не зависнет и не пропадет. А перейти в эту новую среду и поможет пошаговая технология, которую разработали специалисты РУС «Квант», чтобы переход был максимально простым и удобным.
❌ Забывчивость сотрудников
«Ой, я забыл» – согласитесь, такие слова привычнее слышать от школьника, а не от менеджера серьезного проекта. Тем не менее, забывчивость подчиненных – одна из главных проблем, с которой сталкиваются руководители. Даже человек с отличной памятью может забыть что-то важное, если он не был сосредоточен на задаче, когда она ставилась. Еще одна причина «забывчивости» – недопонимание, служащее богатой почвой для различных интерпретаций ваших поручений.
Помочь сотрудникам фокусироваться на задачах может определенный механизм: нужно четко определять результаты, которые вы ожидаете увидеть.
✅ После создания функциональной схемы компании нужно описать все процессы. Не бойтесь: это делает не кто-то один и уж точно не руководитель или владелец. РУС «Квант» передает методику написания регламентов, по которым все сотрудники описывают свой опыт и оставляют его в компании. Все, что прописано в них будет обязательным к исполнению. А если сотрудники забудут это сделать, контролер РУС «Квант» будет напоминать об этом, пока дело не будет сделано.
❌ Игнорирование гайдлайнов и протоколов
Вы разработали гайдлайны для общения с клиентами, но менеджеры им не следуют: нарушается протокол, рушится воронка продаж, падает эффективность. Что делать? Стоять над душой у каждого, вести аудио- или видеозапись работы, создавать сеть внутренних информаторов?
Тревога руководителя понятна: гайдлайны и скрипты позволяют сотрудникам четко действовать в рамках корпоративной стратегии и быстро принимать решения, а еще существенно повышать продажи. Но вот незадача: над тем, чтобы составить сценарии и протоколы работали лучшие люди компании, а сотрудники их бойкотируют!
✅ РУС «Квант» позволяет создать систему регламентов и баз знаний, в которой будет хранится полезная информация и весь успешный накопленный опыт сотрудников. Даже если ваш лучший сотрудник заболеет или уволится, то его наработки не пропадут зря.
❌ Низкая продуктивность
Неэффективный сотрудник зря получает зарплату и занимает место толкового специалиста, при этом налоги и социальные гарантии у него такие же, как у эффективного менеджера. Тогда зачем держать такого на службе?
Или другой пример. Владелец компании – настоящий адепт бережливого производства и производительного труда. Он постоянно требует от своих сотрудников изменений в подходах и отношении к работе. Но как измерить результаты? Как понять, кто воспринимает слова босса всерьез, а кто игнорирует и снижает рост производительности в компании?
✅ Описанные процессы легко проанализировать. РУС «Квант» следит за скоростью выполнения типовых задач: через короткое время станет понятно, у кого они подвисают, а кто работает с большим опережением. Такие данные упростят работу HR-отдела и позволят толковым сотрудникам не засиживаться на месте.
Пристальное внимание руководителя к рутинным задачам и решение операционных вопросов в ущерб стратегическим могут лишить компанию шанса на развитие. Избежать этого поможет систематизация процессов, которую успешно реализует система управления РУС «Квант». Переходите на сайт и записывайтесь на персональную консультацию, чтобы составить четкий план преобразования своей компании.