Представьте, что вы можете успешно завершить любое начинание, за которое беретесь .
В любой момент вы знаете, что сейчас самое важное и что нужно сделать. Вы ничего не забываете, ни за чем не гонитесь в последнюю минуту. Если неожиданно всплывает важное и срочное дело — вы можете реорганизовать себя таким образом, чтобы разобраться в нем без особого вреда для других тем, которыми вы занимаетесь.
Просто у вас все под контролем .
Отличное чувство, правда? Вы можете достичь всего этого с помощью метода « Getting Things Done» , разработанного и пропагандируемого Дэвидом Алленом .
Цель GTD не в том, чтобы добавить больше в свой календарь или получить максимальную отдачу от каждой свободной минуты.
Это также не метод «тайм-менеджмента» и не список полезных советов о том, как улучшить свою производительность.
GTD о восстановлении контроля . Суть в том, чтобы в любое время убедиться, что то, что вы делаете, является самым важным из того, что вы можете сделать в любое время и в любом месте .
И, следовательно, если ты чего-то не делаешь, то, во-первых: ты знаешь, что это такое, а во-вторых: ты знаешь, почему ты этого не делаешь.
Это сознательное решение, а не печальное последствие забвения, отвлечения или преследования.
Ну а для того, чтобы восстановить контроль над реальностью и не быть отброшенным в пучину хаоса и пожаротушения, GTD рекомендует следующие пять шагов :
Сбор
Случается ли вам слышать от своих занятых коллег: «У меня ни на что нет времени, у меня так забита голова»? В этом предложении выражена очень глубокая истина: чем больше наш ум занят запоминанием "дел", тем меньше времени у него остается на то, чтобы иметь с ними дело. Наш разум — это совершенный компьютер, но, к сожалению, с плохим кэшем. Мы не предназначены для сбора больших объемов данных. Все дела, которые мы пытаемся не забыть, занимают часть нашего сознания и требуют постоянного внимания, постоянного напоминания себе о том, что еще нужно сделать и устроить. Что, если вместо того, чтобы изо всех сил стараться не забывать, создать простую систему внешней памяти?
Согласно GTD, построение и использование такой системы является необходимым условием для восстановления контроля над своей жизнью.
Практик GTD не пытается ничего запомнить, а все записывает. Буквально все: даже не пытается судить, может ли информация быть полезной или нет. На это будет время позже. Все, что «сидит в голове» и что приходит в каком бы то ни было виде, записывается для последующей обработки.
Кроме того, такая система помогает избежать работы в режиме прерывания: всего, что отвлекает от текущей деятельности, например, телефонного звонка начальника с просьбой предоставить документ, пришедшего ребенка с просьбой починить сломанную игрушку или даже блестящая идея, которая только что пришла вам в голову, сохраняется во внешней системе хранения. Таким образом, вы можете спокойно закончить задачу, выполнение которой было прервано, имея уверенность и спокойствие в том, что только что появившаяся информация надежно хранится в системе и вы позаботитесь о ней в нужный момент.
Обработка
У вас уже все записано, и вам все равно, если вы что-то упустите. Теперь пришло время прояснить природу вещей, которые так или иначе связаны с вами. Вам остается только определить свое отношение к ним: что-то требует каких-то действий? Если да, то какие действия, что мне делать в первую очередь? Если нет, может быть, документ или дело не имеют отношения к делу и должны быть удалены, выброшены или утилизированы? Или это идея, которую было бы интересно реализовывать, но не обязательно сейчас? А может быть, это "что-то" - такая информация, как номер телефона человека, с которым вы познакомились во время последнего тренинга? В процессе прояснения природы вещей и вещей, которые занимают ваше внимание, вы не можете сделать одну вещь: создать себе стопку с надписью «Разъяснить позже».
Организация
Когда природа вещей и вопросов, занимающих ваше внимание, прояснится, поставьте каждую из них на соответствующее место. Конкретные действия попадают в Список неотложных действий , более крупные дела, решение которых требует нескольких действий (например, организация семейного отдыха), перескакивают в список активных проектов, дела, которые было бы интересно сделать когда-нибудь, но не обязательно сейчас. (например, начните вести блог о выпечке хлеба) вы поместите в список "Возможно однажды", информация, которая может быть полезна - в архив, а остальное попадает в корзину.
Обзор
Сбор, обработка и систематизация — это не разовая деятельность, а циклическая. Центральным видом деятельности GTD является так наз. Еженедельный обзор. Это сеанс, во время которого вы просматриваете информацию, собранную за последнюю неделю, объясняете, что с ней делать, и распределяете ее по соответствующим категориям. Вы также просматриваете список проектов и для каждого из них определяете следующие действия, которые вы предпримете на следующей неделе. Или взгляните на свой список «Возможно однажды»: возможно, один из ваших проектов готов к запуску?
Выполнение
"Какое следующее действие?" — один из самых важных вопросов для специалиста по GTD. После того, как вы объяснили природу вещей, которые вас касаются, правильно рассортировали их и выработали привычку периодически их просматривать, пришло время перейти к сути дела, то есть к выполнению задач. Все, что появляется в списке «Следующее действие», должно быть сделано.
Чтобы облегчить этот процесс, Дэвид советует организовать список «Следующие действия» контекстуально: сгруппировать действия в соответствии с тем, где их можно предпринять. Например, все, чем можно заняться «в городе», например, покупки, посещения офисов или библиотеки, попадают в список «Город». Таким образом, каждый раз, когда вы выходите в город, вам не нужно кропотливо сортировать длинный список «Ближайших занятий»: вы просто берете список «Городов» и идете.
И как бороться с так называемыми специальными задачами, которые появляются неожиданно? Дэвид рекомендует сохранить их в системе сбора информации и принять решение позже, после того, как закончите текущую задачу, чтобы не отвлекаться. Есть два исключения из этого правила: действия, на выполнение которых требуется менее 2 минут — на их запись потребуется примерно столько же времени, сколько на их немедленное выполнение. Вторая группа действий — это дела, которые вы можете делегировать.
В сегодняшней статье кратко описаны основные элементы GTD для восстановления и поддержания контроля.
В следующих статьях этой серии я представлю 6 точек зрения на GTD : что это такое и зачем нам это нужно, а также дам несколько советов о том, как постепенно внедрять GTD в свою жизнь.