Несмотря на санкции США и ЕС, отправить работника в командировку за границу всё ещё возможно. Правда, сделать это теперь дороже и сложнее. Составили пошаговую инструкцию, которая поможет работодателю правильно оформить поездку и не потерять деньги из-за непредвиденных трудностей.
Убедитесь, что у сотрудника есть загранпаспорт
Проще отправлять в командировку сотрудника, у которого уже есть загран. Если его нет, можно оформить. Но это займёт время:
- до одного месяца, если подавать документы по месту прописки;
- до трёх месяцев, если подавать документы по месту временной регистрации или фактического проживания.
Спросите, нет ли у работника ситуаций, из-за которых могут не выпустить из страны. Проблемы с выездом возникают у должников, банкротов, подозреваемых, призывников или людей, допущенных к гостайне.
Позаботьтесь об оформлении визы
Для командировок за границу нужна виза. Её вид зависит от страны, сроков и цели командировки. Иногда достаточно туристической. Названия виз и провиз остались теми же, список документов тоже не поменялся. Посмотреть его можно на официальном сайте консульства того государства, куда вы собираетесь отправить работника.
А вот получить разрешение на поездку из-за санкций стало сложнее. А некоторые страны вообще перестали их оформлять.
Например, Чехия выдаёт визы только для поездок «в интересах Чешской Республики». Заявления граждан РФ и Беларуси по другим целям не принимают.
Евгения Молокова, бизнес-ассистент Точки:
«Увеличилось время ожидания для подачи документов во многие визовые центры. Раньше в них можно было попасть в течение недели, а теперь ближайшая запись через 1−2 месяца. Визу на практике выдают только на даты поездок. Причём это касается тех, у кого уже были оформлены шенгенские визы. А человеку с «чистым» паспортом могут отказать ещё на этапе приёма документов. Поэтому лучше заранее готовить к командировке сотрудника с открытой визой».
Условия поездки за границу могут измениться в любой момент. Например, страна, в которую ещё вчера приходилось добираться с двумя пересадками, может дать разрешение на прямые перелёты или наоборот. Поэтому уточняйте условия въезда и проживания дважды: перед оформлением командировки и перед вылетом.
Оформите приказ
Приказ — главный документ, с которого начинается командировка за границу. Для него есть стандартная форма Т-9. В ней прописаны:
- наименование организации;
- данные работника: ФИО, должность и структурное подразделение;
- информация о месте, сроках и цели командировки;
- кто оплачивает поездку.
Также компания может использовать собственную утверждённую форму приказа. Документ должны подписать сотрудник и руководитель или его представитель. Позже приказ пригодится для расчёта рабочего времени и для налоговой.
Если сотрудник задерживается в пути, оформите приказ на продление сроков командировки. Пропишите в нём причину задержки и новый срок возвращения.
Иногда сотруднику выдают командировочное удостоверение и служебное задание, но это необязательно.
Выберите билеты и отель
Некоторые страны закрыли небо для российских авиакомпаний. Теперь самолёты вынуждены искать обходные пути, и на дорогу уходит больше времени. Например, раньше из Екатеринбурга до Мюнхена можно было долететь за 4 часа, а сейчас самый быстрый перелёт по этому маршруту займёт 16 часов с пересадками. Иногда до пункта назначения приходится добираться через 2−4 транзитные страны.
Евгения Молокова, бизнес-ассистент Точки:
«Ситуация нестабильная, поэтому я рекомендую покупать возвратные билеты. Если вдруг придётся их сдать, часть денег удастся сохранить.
При бронировании отелей тоже выгоднее выбирать возможность бесплатной отмены. Можно поселить командированного и в квартире, но в этом случае важно действовать через фирму или агентство. Они выдают чеки и предоставляют документы для отчётности».
Самый удобный поиск авиабилетов — на специальных сервисах. Там автоматически подбирают короткие и недорогие маршруты, иногда подсказывают актуальные условия перелёта.
Дмитрий Денгольц, турагент Friends Travel:
«Бывает, что прямо перед вылетом возникают непредвиденные обстоятельства. Например, сотрудник заболел ковидом, его вызвали в суд или у него затопило квартиру. Поездку приходится отменять.
В этом случае пригодится страховка от невыезда: она покрывает расходы на билеты и проживание, и работодатель не теряет деньги. Обычно страховка стоит 2−5% от стоимости поездки — цена зависит от компании и страхового пакета».
Попробуем купить билет из Екатеринбурга в Германию на Авиасейлс. Сервис сразу выдаёт предупреждение.
В разделе «Дополнительные требования» указано, есть ли ковидные ограничения на въезде и внутри страны.
Многие страны уже отменили требование ПЦР-тестов и прививочных сертификатов. К примеру, чтобы попасть в Армению, в середине июня 2022 года достаточно загранпаспорта. Актуальную таблицу с требованиями по COVID-19 можно посмотреть на сайте Ассоциации туроператоров.
Евгения Молокова, бизнес-ассистент Точки:
«Обычно рейсы и отели можно оплатить через сервисы для оформления командировок, например Smartway. С такими сервисами обычно заключают корпоративный договор, так что оплата идёт со счёта и не имеет никакого отношения к картам, выпущенным в России.
Если командированный сам оплачивает билеты и проживание, понадобятся подтверждающие документы и чеки для бухгалтерии. В случае если его карту не принимают в стране командировки, лучше расплачиваться наличкой. А если он едет надолго или часто бывает в одной и той же стране, можно открыть местную карту».
Оплатите командировку
1. Выдайте аванс
В аванс входят суточные расходы и сумма, которая понадобится в командировке за границей.
Суточные — деньги, которые сотрудник может тратить на личные цели. Например, на продукты или билет в кино. Отчитываться за них он не должен. Суточные выплачивают за каждый день командировки, даже если работник отдыхал или был в пути.
По закону суточные, которые не облагаются налогом, для заграничной командировки — 2500 рублей. Работодатель может уменьшить или увеличить сумму на своё усмотрение. Но за всё, что больше 2 500, придётся платить НДФЛ13%.
Пример: сотрудник ресторана турецкой кухни едет в Турцию на переговоры с партнёрами на 5 дней. Директор выдал ему увеличенные суточные — 4 000 рублей на день. Это значит, что придётся заплатить НДФЛ, так как сумма больше 2 500 рублей.
Умножьте разницу суточных на количество дней:
1 500×5 = 7 500
Считаем 13% от суммы, с которой нужно заплатить НДФЛ:
7 500 / 100×13 = 975
975 рублей — сумма НДФЛ
За билеты и жильё отвечает работодатель: он обязан оплатить всё самостоятельно или выдать деньги сотруднику до начала командировки. Компания сама решает, в какой валюте выплачивать суточные. Можно выдать сотруднику рубли, чтобы он самостоятельно обменял деньги в банке, а можно сразу выплатить аванс в иностранной валюте.
За границей могут возникнуть трудности с обменом, поэтому лучше сразу брать с собой командировочные в валюте принимающей страны. Сейчас можно вывезти наличными максимум 10 000 долларов или их эквивалент в другой валюте.
Чтобы выдать аванс, обычно составляют смету. Она может быть в свободной форме. В ней учитывают размер суточных, лимит на стоимость билетов и жилья. Смету прикладывают к расходно-кассовому ордеру, чтобы выдать деньги.
Дмитрий Денгольц, представитель турагентства Friends Travel:
«Я рекомендую большую часть денег брать наличкой. Но иногда в другой стране нужен безнал, а карты, выпущенные в России, сейчас могут не работать. В этом случае можно оформить заграничную карту или обратиться к знакомым, у которых она есть. Тогда они смогут помочь вам купить авиабилет или, к примеру, билет на поезд и автобус.
Также заранее изучите способы получить деньги из России в экстренном случае. Это может быть система переводов, например Contact».
Иногда работник сам покупает билеты и оплачивает жильё. В этом случае ему надо компенсировать расходы. Запросите подтверждающие документы: чеки, билеты и посадочные талоны.
Также работодатель при желании может компенсировать затраты на визу, ПЦР-тесты, связь или что-то другое. Расходы на них тоже нужно подтвердить документально.
2. Попросите авансовый отчёт после командировки
В течение трёх дней после возвращения сотрудник должен заполнить отчёт о расходах и приложить к нему чеки или другие платёжные документы. Есть стандартная форма, но если компания утвердила свой бланк, можно заполнить его.
В телеграм-канале Справочной больше полезных материалов для бизнеса, открытые комментарии для нетворкинга и прямые эфиры с экспертами. Подписывайтесь!