Для того, чтобы вести кадровый документооборот в цифровом формате, сотрудникам требуется электронная подпись (ЭП). Такая подпись является аналогом рукописной согласно закону «Об электронной подписи» №63-ФЗ, а подписанные ей документы приравниваются к бумажным и имеют такую же юридическую силу.
Закон от 22.11.2021 № 377-ФЗ "О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации" разрешает вести большинство кадровых документов в электронном виде, за исключением следующих:
— приказ об увольнении
— журналы регистрации прохождения инструктажей по охране труда
— акт о несчастном случае на производстве
В таких документах должна стоять личная подпись работника. Также личная подпись нужна и в трудовой книжке, если работник отказался переводить ее в электронный вид.
Для остальных документов может применяться ЭП. Можно выделить 3 основных вида, каждая из которых имеет свой функционал и способ получения.
1. ПЭП — простая электронная подпись. Представляет собой одноразовый пароль из СМС/email или пару “логин и пароль”. Самой простой и удобный вид ЭП, но в то же время самый уязвимый. В кадровом ЭДО ПЭП используют только работники для подписания ограниченного ряда документов. При этом необходимо письменное соглашение между компанией и работником для признания ее легитимности. В то же время ПЭП не обеспечивает неизменяемость документа после его подписания.
2. УНЭП — усиленная неквалифицированная электронная подпись. Нужна работнику для подписания всех видов кадровых документов, кроме тех, где требуется личная подпись. В отличие от ПЭП, имеет более высокую степень защиты. При помощи нее возможно узнать вносились ли изменения в документ и определить подписанта. Для использования УНЭП также необходимо обоюдное согласие сторон.
3. УКЭП — усиленная квалифицированная электронная подпись. Цифровой аналог собственноручный подписи, который обладает самым высоким уровнем защиты. При этом является и самым дорогим видом ЭП. УКЭП необходима для представителя компании, отвечающего за кадровый учет персонала. Только с ней можно заключать договоры, взаимодействовать с гос.учреждениями, например, при сдаче отчетности или подаче сведений по электронным больничным в ФСС. При помощи УКЭП можно подписать любые виды документов.
Какую подпись предлагает VK HR Tek? Узнайте все условия подключения кадрового ЭДО и ЭП на индивидуальной консультации от экспертов сервиса.