Доходы, полученные работниками-нерезидентами от источников в РФ, облагаются по ставке 30% против резидентских 13%. При работе с дистанционщиками ответственность по отслеживанию их статуса ложится на плечи работодателей – судя по тому, что говорят ФНС и Минфин. Делать это нужно, чтобы не ошибиться при расчете и удержании НДФЛ и выбрать правильную ставку.
По общему правилу статус определяется на каждую дату выплаты доходов и окончательно – в конце года. За тот год, в течение которого работник поменял статус с резидента на нерезидента, работодателю нужно будет доудержать с его доходов НДФЛ по новой ставке. Но не со всех доходов, а только с тех, что получены от российских источников. Доходы, полученные от зарубежных источников физлица-нерезиденты не обязаны декларировать в РФ, а, стало быть, и российский НДФЛ с них не удерживается. Налог с такого дохода нерезидент платит в стране проживания.
С момента отъезда работника-еще-резидента российская компания не обязана удерживать с его дохода НДФЛ, но теоретически делать это может – по договоренности с работником и до смены им статуса. Как будут выглядеть расчеты в случае, если работник решил остаться жить и работать из-за границы? Разберем на примере:
работник-резидент уехал из РФ в мае 2022 года. Работодатель, за время отсутствия работника в стране, продолжал исчислять и уплачивать НДФЛ по ставке 13%. В ноябре работник стал нерезидентом.
План действий у работодателя такой:
1. Нужно пересчитать НДФЛ по ставке 30% за период с января по апрель 2022. Уже удержанный НДФЛ за это время по ставке 13% зачесть в счет уплаты НДФЛ по 30%. Остаток доплатить, и тут возможны варианты. Допустим, доход работника составляет 100 000 рублей в месяц. Сумма НДФЛ по ставке 30% за период с января по апрель – 120 000 рублей (100 000 руб*4 месяца*30%). По факту за это время было выплачено 52 000 рублей (100 000 руб*4 месяца*13%). За ноябрь - декабрь нужно будет доудержать 120 000-52 000 руб = 68 000 рублей. Однако, в ТК РФ есть ограничения на удержание из доходов в 20%. То есть, за ноябрь-декабрь по правилам можно удержать 40 000 рублей (100 000 рублей*20% - по 20 000 рублей за каждый месяц). Неудержанная по итогам года сумма НДФЛ составит 28 000 рублей. И так-то, работодатель должен передать эту сумму на взыскание в ИФНС, чтобы они прислали работнику уведомление и тот все доплатил. Но, по договоренности с работником, это может сделать и работодатель самостоятельно. Для этого работнику нужно написать письменное согласие на удержание большей суммы из дохода.
2. Вернуть работнику излишне удержанный НДФЛ за период с мая по октябрь - пока он еще оставался резидентом, но уже жил за границей. Доход за это время не облагается российским НДФЛ, и работодатель на это время перестает быть налоговым агентом. В нашем примере сумма удержанного НДФЛ составила 78 000 рублей (100 000 рублей*6 месяцев (с мая по октябрь) *13%).
Если работник дал письменное согласие на удержание более 20% из доходов в конце года, с учетом возврата НДФЛ за май-октябрь и доудержания НДФЛ по ставке 30% работнику можно вернуть 10 000 рублей (78 000 рублей+52 000 рублей – 120 000 рублей).
При таком раскладе уточненные расходы по 6-НДФЛ можно не подавать. Перерасчеты нужно отразить в годовом расчете, поскольку перерасчет будем произведен в ноябре 2022 года. В справке о доходах работника и в расчете 6-НДФЛ в разделах 1 и 2 со ставкой 30% необходимо отразить доходы работника за январь-апрель, исчисленный НДФЛ по ставке 30%, удержанный и перечисленный налог (показываем только в справке) – 120 000 рублей. В разделе 2 расчета со ставкой 13% удаляем доходы с мая по октябрь и исчисленный за них налог из полей 110, 112, 140. Возвращенную работнику сумму налога в 10 000 рублей отражаем в разделе 2 в поле 190 и в разделе 1 в полях 030 и 032. В поле 031 указываем дату возврата.
С января 2023 все доходы работнику-нерезиденту выплачиваем без удержания НДФЛ, так как это – выплаты нерезиденту от источников за пределами РФ и работодатель перестает быть по ним налоговым агентом.