С ростом удаленной работы и удобством видеоконференцсвязи встречи стали более обильными, менее эффективными, а порой и утомительными. В результате многие работники перегружены, перегружены и непродуктивны.
После пандемии число собраний увеличилось, как и среднее число участников на одно собрание. Больше встреч означает меньше времени для реальной работы, что ставит работников в неудобное положение, когда они увеличивают свое рабочее время, чтобы быть продуктивными, или жертвуют производительностью, чтобы сосредоточиться на личных приоритетах, таких как уход, физические упражнения или общение с близкими.
Встречи могут принести огромную пользу, и их следует использовать для отслеживания целей, заключения сделок, презентации проектов, общения с коллегами или клиентами, предоставления или получения обратной связи, выработки стратегических идей и совместной работы над задачами. К сожалению, многие встречи неэффективны и не нужны, и их можно заменить электронной почтой, телефонным звонком, беседой в режиме ожидания или в командах. Другие должны быть просто отменены и никогда не переноситься.
Сделайте Встречи Более Значимыми или Отмените Их
Если вы еще не задаетесь вопросом: “Действительно ли эта встреча необходима?” - самое время начать. Прежде чем нажать “начать видео”, вы и все остальные участники должны знать цель собрания. В противном случае, какой в этом смысл?
Вы должны заранее знать, почему проводится встреча, каковы предполагаемые цели, на какие результаты вы надеетесь и какое разумное количество времени необходимо для достижения этих задач, говорит Анна Гибсон, доктор медицинских наук, клинический психолог и руководитель отдела организационного благополучия и консультаций в Modern Health. Если проект срочный, возможно, вам нужен быстрый телефонный звонок вместо встречи. “Если прямой разговор не нужен, отмените его”.
Самые успешные встречи имеют четко определенную цель и повестку дня. Повестка дня не обязательно должна быть длинной или подробной, но она должна направлять разговор и заставлять всех сосредоточиться на текущей задаче. Это часто ложится на обязанности лица, оказывающего содействие, которое может обладать или не обладать навыками, необходимыми для эффективного проведения собрания, что добавляет еще один уровень сложности.
“Наличие квалифицированного фасилитатора действительно недооценивается”, - говорит доктор Гибсон. Фасилитация - это особый набор навыков, который используется, чтобы помочь группе вести беседу, и именно поэтому она считает, что каждая встреча требует четкого лидера.
Если на вас возложена ответственность за проведение собрания, вам нужно прийти полностью подготовленным. Это может занять много времени, поскольку требует от вас принятия предварительных решений, таких как написание тем повестки дня и рассылка списка участников, но позволит добиться лучшего результата. Сделайте все возможное, чтобы отправить свою повестку дня до начала собрания, и рассмотрите возможность повторной отправки за несколько часов до времени собрания, чтобы напомнить людям, что они должны быть готовы внести свой вклад.
Установление правил проведения собраний может помочь организовать и провести их более гладко, особенно если они соответствуют целям или рекомендациям компании. Примеры включают завершение собрания на пять минут раньше, чтобы дать людям перерыв, или отмену собрания, если ключевой участник опоздал на семь минут. Как фасилитатор, вы должны убедиться, что встреча, если сочтете это необходимым, пройдет как можно более гладко и эффективно.
Сопротивляйтесь давлению Просто “Появиться”.
Работников часто принуждают к посещению собраний, особенно когда менеджеры или руководители высокого уровня присылают им личные приглашения. Возможно, вы принимаете, не задумываясь, или у вас есть сомнения по поводу отказа, потому что вы беспокоитесь, что кто-то поставит под сомнение вашу производительность или трудовую этику. Бороться с давлением, вынуждающим говорить "да" на каждое приглашение, невероятно сложно, но необходимо, и это может улучшить ваше психическое здоровье и производительность, что, в свою очередь, принесет пользу вашему работодателю.
Легко прийти на встречу и потратить все время на молчание, многозадачность, но это не самый ценный способ потратить свое или чье-либо еще время. Если ваш разум постоянно блуждает или увязает в вялых сообщениях, электронных письмах или побочных проектах, пересмотрите, почему вы здесь.
Имеет ли эта информация отношение к вам? Ожидается ли, что вы внесете свой вклад? Если да, то вам следует закрыть свои вкладки и устранить отвлекающие факторы. Если нет, то, возможно, вам не следует отвечать на звонок. Появление просто потому, что вас пригласили или вы чувствуете давление, чтобы быть там, не является достаточно веской причиной для участия.
Когда вы посещаете собрание, полностью присутствуйте или не присутствуйте там.
— КЭТРИН ХЭМБЛИ, ДОКТОР ФИЛОСОФИИ, ПСИХОЛОГ
"Мы социальные существа, и мы реагируем на культурное давление и культурные нормы", - говорит доктор Гибсон, но каждый сотрудник должен думать о своем балансе между работой и личной жизнью и о том, что ему нужно, чтобы быть лучшим на работе и во всех сферах жизни. Если культура собраний не отвечает вашим индивидуальным потребностям, то доктор Гибсон предлагает подумать о небольших вещах, которые вы можете изменить в своем ежедневном расписании, чтобы дать вам чувство автономии в вашей работе, или переоценить, подходит ли вам эта культура для существования.
Вам может быть неудобно отклонять приглашение, даже если вы знаете, что вам не нужно там присутствовать. Вы можете обсудить свои оговорки со своим менеджером или спросить, действительно ли ваше присутствие необходимо. Вы также можете сообщить координатору, что вам придется пропустить встречу для решения других неотложных задач, но вы хотели бы иметь запись или краткое изложение того, что обсуждается.
Если вы не готовы к встрече, в которой от вас ожидают участия, попросите координатора отложить или перенести ее. Это дает вам и всем остальным больше свободного времени, но также гарантирует, что встреча — когда она состоится — будет более целенаправленной и продуманной.
Как справиться С Социальной тревогой, когда У Вас Назначена Встреча на Работе
Делайте преднамеренные перерывы для повторной калибровки
В то время как видеоконференции доказали свои преимущества, такие как повышение эффективности обсуждений, ускорение принятия решений и улучшение связи между коллегами,2 они также могут нарушать рабочий процесс, мешать работникам выполнять простые задачи и вызывать усталость.
Один из лучших способов борьбы с этим - сократить количество видеозвонков, которые вы совершаете, и включить перерывы на психическое здоровье в свой день. Перерывы в выполнении заданий могут не только значительно улучшить вашу способность сосредотачиваться на этой задаче в течение длительного периода4, но и улучшить самочувствие на работе.
Прямо сейчас люди проводят долгие часы за своими столами, уставившись в экраны и посещая собрание за собранием без определенных перерывов на психическое здоровье. Недостаточно встать и взять воды или пообедать. Чтобы максимально использовать перерывы, работникам нужно фактически покинуть свои рабочие места, как это было бы в традиционном офисе, и потратить несколько минут на отключение.
Исследования показали, что перерывы на отдых улучшают общую производительность и восстанавливают внимание6, при этом более длительные перерывы или частые короткие перерывы способствуют восстановлению эмоционального истощения и повышению удовлетворенности работой.
“Часто именно в те моменты между встречами есть возможность наладить процесс отдыха и расслабления”, - говорит доктор Гибсон. Когда мы реализуем их, мы сможем вернуться к работе и получить в свое распоряжение больше наших возможностей, чтобы посвятить их нашей работе.
Исследования показывают, что Перерывы - ключ к обучению
Переосмыслите культуру встреч в Отдаленном Первом мире
Нет никаких сомнений в том, что удаленное рабочее место останется, даже несмотря на появление гибридных моделей по всему миру, но культуру встреч необходимо переосмыслить и переработать, чтобы поддерживать производительность, удовлетворенность и здоровый баланс между работой и личной жизнью.
“Наш мозг не был создан для того, чтобы процветать в этой среде”, - говорит доктор Гибсон. “Есть несколько лучших практик видеочата, которые могут помочь, но это может помочь нам найти другие способы общения, помимо видеочата. В какой момент это начинает мешать нашей работе?”
“У людей есть социальные потребности, которые влияют на их способность к когнитивному функционированию”, - говорит доктор Хэмбли, который считает, что в удаленном мире пострадают не только люди, но и инновации.
Ариэль Киз, генеральный директор и основатель Parachute Home, понимает эти проблемы не понаслышке.
”Поддерживать суть командной культуры и невероятную энергию, которая была так ощутима в офисе в условиях удаленной работы, непросто", - говорит она, но она и ее руководящая команда упорно трудились, чтобы удовлетворить потребности своих сотрудников в области психического здоровья.
Есть некоторые рекомендации по видеочату, которые могут помочь, но это может помочь нам найти другие способы общения, помимо видеочата. В какой момент это начинает мешать нашей работе?
— АННА ГИБСОН, ДОКТОР МЕДИЦИНСКИХ НАУК, КЛИНИЧЕСКИЙ ПСИХОЛОГ
В дополнение к установлению "вторников без отвлекающих факторов" во время пандемии, когда календари блокируются с 9 утра до 1 часа дня, чтобы сосредоточиться исключительно на рабочих задачах, они поощряют пешие собрания, чтобы сотрудники могли покинуть свои рабочие места и выйти на улицу.
Современное здравоохранение также использует активный подход к борьбе с усталостью от встреч. Они провели оценку личности, чтобы определить, как отдельные товарищи по команде предпочитают работать, и в настоящее время они работают над ресурсом, в котором излагаются лучшие практики и предлагаются рекомендации по планированию и проведению встреч наиболее выгодным способом.
“Объединить людей вокруг одного конкретного способа работы невозможно”, — говорит доктор Гибсон, и именно поэтому нам нужно переосмыслить то, как мы работаем, и пересмотреть нормы компании.
Пандемия изменила то, как мы живем, работаем и взаимодействуем, поэтому она, естественно, изменила то, как мы общаемся, производим и процветаем. Встречи по-прежнему ценны, но они уже не те, что были когда-то. Чтобы сохранить энергию встречи живой, мы должны помнить о цели встречи — и не злоупотреблять ею.