Как компания Полати нашла надежного подрядчика и оптимизировала деловые поездки.
Задача: начать экономить время и деньги на организации командировок
Количество командируемых: ± 1000
Количество поездок в месяц: ± 1000
Способ бронирования: поездки организует отдел координации
Результат: организация поездок стала дешевле и быстрее
Инструменты Smartway: бронирование билетов, отелей, интеграция по API, служба поддержки, аналитика
О клиенте:
ООО «Полати» 8 лет продает, арендует, монтирует строительные леса, а также занимается промышленным альпинизмом по России и миру.
Куда ездят в командировки
Командировки в компании устроены вахтовым методом. В среднем на объекты и обратно отправляют 1000 специалистов в месяц. География деловых путешествий — от Воронежа до Алма-Аты. Сами сотрудники проживают в разных точках России. На вахты их перемещает отдел командировок.
«Всего в нашем отделе 10 человек. Основная задача — обзвонить и собрать специалистов. Например, к нам поступает заявка о том, что на одном вахтовом объекте нужно 100 человек для монтажа строительных лесов. Менеджеры обзванивают базу контактов, обговаривают условия, дату поездки и формируют список. Затем покупают билеты, и рабочие едут в командировку».
Почему ушли от предыдущего поставщика
До Smartway компания сотрудничала с другим онлайн-сервисом по организации командировок. Но он не подходил «Полати» по ряду причин.
Неудобный интерфейс
На платформе прошлого подрядчика нельзя было хранить все данные о сотрудниках. Каждый раз менеджеру приходилось вбивать одни и те же данные. Это не только отнимало рабочее время, но и приводило к ошибкам.
Ненадежная техподдержка
В день компания покупает около 100 ж/д и авиабилетов. Если из сотрудников кто-то заболеет, придется оперативно менять или сдавать билеты. У прошлых сервисов нельзя было обменять билеты из личного кабинета, а техподдержка игнорировала запросы. Компания теряла много денег и времени на отменах и возвратах.
Скрытые наценки на билеты
В итоге компании пришлось разорвать контракт из-за финансовых разногласий.
«В конце отчётного периода у нас не сошлись условия по оплате из-за завышенной стоимости ж/д билетов. Самое неприятное, что о дополнительных сборах нас не предупреждали».
Почему пришли в Smartway
Компания полгода искала новую платформу. Для «Полати» было важно, чтобы сервис обрабатывал в одном окне все процессы, необходимые для организации командировок.
Из личного кабинета Smartway можно выполнить сразу несколько действий:
- купить билеты;
- забронировать жилье;
- заказать такси;
- согласовать поездки;
- проанализировать затраты на командировки;
- сформировать бухгалтерскую отчетность.
Это ускоряет и упрощает работу сотрудникам — тревел-менеджерам, бухгалтерам и руководителям.
Как используют сервис
Покупают билеты, бронируют отели и заказывают такси в одном окне
Для компании важно, что все услуги — в одном окне. Можно подбирать, согласовывать, бронировать и оплачивать услуги в рамках одного сервиса. Там же — связываться с поддержкой и формировать аналитику.
«Чтобы выбирать лучшие варианты, нам важно иметь возможность оперативно сравнивать цены поставщиков. Smartway сразу показывает стоимость билетов у разных авиакомпаний: у одной дешевле, у другой — удобнее вылет и так далее.
Раньше мы заходили на сайт каждого поставщика и сравнивали стоимость билетов — это долго. Конечно, удобно, когда все в одном месте. Это же касается и поиска гостиниц».
Интегрируют со своей системой управления персоналом
У «Полати» огромная и непостоянная база сотрудников. Кто-то болеет, кто-то в отпуске или уволился, но снова готов работать. Чтобы набрать достаточно сотрудников для работы и иметь полную загрузку, нужно чтобы эта база была постоянной и актуальной.
Ни один из готовых сервисов не подходил, поэтому в компании разработали свою систему управления персоналом. В ней хранятся паспортные данные сотрудников, история их работы в компании, а также детальная информация о каждой командировке.
«Одно из преимуществ Smartway — открытый API, который позволил нам интегрировать свое ПО. Это возможно далеко не с каждым сервисом, с которым нам приходилось работать. Такая интеграция позволяет нам не только загружать список сотрудников, но поддерживать его актуальность.
Если у нас появляется новый сотрудник, который еще не ездил через этот сервис, он автоматически добавляется в систему Smartway».
Организуют сложные маршруты
Большинство рабочих объектов «Полати» находится в таких местах, куда непросто добраться одним видом транспорта. Поэтому выбранный сервис должен был иметь возможность:
- составлять сложные маршруты;
- сравнивать цены у разных поставщиков.
«В Smartway удобно работает поиск сложных маршрутов. Например, у нас часто бывают поездки по маршруту Москва — Екатеринбург. Не каждый день по нему следует прямой поезд. У предыдущего поставщика вообще не отображался этот маршрут. Smartway его сразу показывает и дает возможность купить билет с пересадкой. Мы просто указываем количество билетов, добавляем пассажиров и оплачиваем».
Анализируют затраты на командировки
Компании, которые анализируют затраты на командировки, лучше планируют бюджет, больше экономят и допускают меньше ошибок. Многие анализируют только общие затраты на командировки и их количество за определенный период.
Если подходить к аналитике точечно, можно сделать выводы, на основе которых легче принять решения. «Полати» использует аналитические инструменты Smartway сразу по нескольким срезам: билеты, вид транспорта, направление. Это помогает компании понимать, где можно сэкономить в будущем.
«У нас объединены два юрлица в одном личном кабинете. В Smartway можно указывать, с какого юридического лица будет списание за покупки для конкретного сотрудника. Сервис полностью исключает путаницу и позволяет избегать лишних расходов в будущем.
Благодаря аналитике мы оцениваем, сколько было куплено билетов для «Полати», а сколько для нашего второго юрлица «Поларктика». Ничего не нужно искать, высчитывать — система по запросу выдает понятную инфографику по всем нужным срезам».
Результаты
- Компания нашла сервис, который позволяет контролировать затраты, масштабировать и оптимизировать процессы командировок.
- Стали экономить рабочее время благодаря API. Интеграция избавила менеджеров «Полати» от ручного ввода и ошибок — вся информация о тысячах сотрудников обновляется автоматически.
- Стали экономить деньги благодаря оперативной поддержке и возможности сервиса самостоятельного обменивать и возвращать билеты.
Попробуйте бесплатно демо-версию сервиса и оцените все преимущества Smartway.