Компании, которые планируют перевести кадровые документы в электронный вид, сталкиваются с сопротивлениями на всех уровнях. Так происходит потому, что внедрение КЭДО — это стратегическое решение, которое коснется каждого сотрудника в компании.
Автоматизация документооборота предназначена облегчить жизнь как работодателям, так и сотрудникам. КЭДО удобен, поскольку лично приходить на подписание в отдел кадров больше не нужно, а удостоверить документы или подать заявление на отпуск можно удаленно. Но почему тогда сотрудники не поддерживают цифровизацию HR-процессов?
По результатам более 500 встреч с нашими партнерами мы выяснили причины коллективного беспокойства:
- Страх перед неизвестностью. Работники не понимают, зачем вводить сложные системы, если кадровые специалисты все сделают за тебя.
- Сомнения в безопасности данных. У сотрудников возникают опасения в надежности электронных подписей и страх, что их ЭЦП завладеют мошенники.
- Выход из зоны комфорта. Сотрудники предполагают, что в процессе перехода компании на КЭДО, им придется совершать много лишних действий. Например, регистрироваться, а потом искать удостоверяющие центры, где выдают ЭЦП.
Чтобы помочь сотрудникам преодолеть страх и побороть сопротивление перед инновациями, система КЭДО должна быть простой и интуитивно понятной. Внедрение электронного документооборота будет успешным, когда работники смогут без посторонней помощи решать свои вопросы в программе. Поэтому она должна быть доступна пользователю в любой момент, а интерфейс и функционал системы соответствовать следующим критериям:
- доступен и корректно отображается с любого носителя (телефона, планшета, ноутбука);
- на экране расположено не больше двух кнопок одновременно;
- любое действие или кнопка имеет простое описание;
- при возникновении сложностей можно обратиться в службу поддержки или воспользоваться инструкцией;
- при отправке уведомления на подписание документа, в нем автоматически отображается ссылка на этот файл, чтобы сотрудник не искал его самостоятельно.
Оформление ЭЦП на сотрудника компания может взять на себя. Сделать это удаленно получится несколькими способами:
- Заполнить заявку в личном кабинете, без установки дополнительного софта на компьютер или телефон.
- Автоматически сформировать заявление в УЦ на выдачу ЭЦП на основе данных из 1С/SAP/Босс Кадровика.
Для адаптации сотрудников отдела кадров к цифровым изменениям, мы настроили в системе КЭДО от VK удобную интеграцию с 1С. Если раньше HR-специалист нажимал «печать» и отправлял документ на принтер, то сейчас, совершая то же действие и нажимая эту же кнопку, документ поступает в личный кабинет сотрудника, а ему приходит уведомление на телефон в смс/e-mail/Telegram.
Перевод трудовых отношений в цифру — это неминуемое прогрессивное будущее. Даже если система КЭДО будет выполнять поставленные задачи и соответствовать критериям простого решения, вам не обойтись без масштабной PR-кампании с привлечением лидеров мнений для ее продвижения. Инфлюенсеры на собственном примере покажут, как удобно и просто использовать ЭДО в кадровой коммуникации, продемонстрируют преимущества инноваций перед традиционным документооборотом, и объяснят, что процессы остаются прежними, меняется только формат: вместо бумаги — экран смартфона или компьютера, вместо ручки — электронная подпись.
Если Ваша компания заинтересована в переходе на КЭДО, получите бесплатную консультацию от специалистов сервиса VK HR Tek. Заполните простую форму по ссылке: https://forms.gle/4qamYjxvqcv4qErv9