Обмен электронными документами между организациями – актуальный технологичный способ координации партнеров по бизнесу, контрагентов и других лиц, связанных с компанией.
Как выглядит электронный документооборот между организациями?
Главной частью ЭДО является электронный документ.
Юридически значимые документы в своей структуре имеют:
- реквизиты обеих сторон;
- подпись отвечающего за отправку документа сотрудника;
- соответствие шаблону, который заранее утвержден.
Обмен документами в электронном виде между организациями возможен только после решения регламентных вопросов. Дополнительно следует выполнить такие шаги:
- определиться с провайдером, предоставляющим услугу ЭДО;
- заключить договор с провайдером;
- купить ключ ЭЦП;
- выполнить подключение к ЭДО и активировать свою электронную подпись.
Возможно потребуется провести обучение сотрудников, что займет некоторое количество времени.
Обмен документами через ЭДО между организациями будет выглядеть следующим образом:
- Создание первичной документации, что можно делать сразу в вашей 1С или сразу в личном кабинете сервиса. Обязательна электронная подпись от отправителя.
- Далее работает оператор, предоставляющий услуги ЭДО. Он должен проверить подпись, формат, зафиксировать дату отправки и передать эти данные как получателю, так и отправителю. Только после этого происходит непосредственная отправка документа.
- Контрагент может увидеть документ в личном кабинете или в учетной системе. Он его подписывает или отклоняет.
Если контрагенты уже подключены к другой ЭДО, между разными операторами возможно настроить роуминг. Это значительно расширит возможности организации.
Электронный документооборот между юридическими лицами
При налаживании ЭДО между юридическими лицами необходимо заключение соглашения.
В нем должно быть указано:
- причина и дата заключения договора, реквизиты сторон;
- разъяснение каждого термина;
- права и обязанности каждой стороны, порядок разрешения споров;
- список документов, которые будут приходить в электронном виде;
- период действия соглашения
- правила применения ЭЦП и др.
Важно!
Хотите заключить соглашение с аттестованным EDI-провайдером? Записывайтесь на консультацию в ЭДиН и мы поможем наладить взаимодействие с вашим контрагентом в самый короткий срок.
