В статье рассмотрим, с чего начать построение системы бюджетирования на предприятии, чтобы в результате получить работающую автоматизированную модель.
Зачем вам бюджетирование?
Прежде чем говорить о том, какие шаги нужно пройти для построения автоматизированной системы бюджетирования, давайте остановимся на том, зачем эта система нужна. Руководители компаний, финансовые директора, финансовые службы регулярно сталкиваются с вопросами:
- Почему отчеты показывают прибыль, а денег нет?
- Действительно ли необходимо это оплачивать?
- Как избежать задержек выплат поставщикам и сотрудникам?
- Можем ли мы вложиться новое направление?
- Почему мы тратим так много?
- А что будет, если доллар вырастет? Или объем заказов уменьшится вдвое? Или…?
На подобные вопросы невозможно получить ответы с помощью данных оперативного и регламентированного учета: необходимо иметь эффективную систему бюджетирования на предприятии. Только с ней вы получите полную финансовую картину, которая позволит принимать верные управленческие решения и управлять финансовым состоянием вашей компании.
Когда бюджетирование работает?
Для того, чтобы бюджетирование работало, с нашей точи зрения, есть три основополагающие вещи:
- Наличие бюджетной модели, продуманной под конкретное предприятие.
- Автоматизация.
- Делегирование ответственности центрам финансовой ответственности (ЦФО).
Важны все три компонента. Если чего-то нет, то наличие бюджетирования в компании не будет эффективным и не позволит принимать верные управленческие решения.
Если есть автоматизация, но нет реальной бюджетной модели, то получается, что автоматизирован какой-то бюджет непонятно для чего. В таком случае цифры, которые собирает система, не дадут понимания финансового состояния компании. Обычно причинами такой автоматизации являются:
- Историческая система.
- Заимствования у других компаний.
- Использование модели "из книжек", без учета финансовых целей компании.
Встречается и обратная ситуация: есть четко продуманная бюджетная модель, определены показатели, все структурировано, но нет автоматизации, а значит нет достоверных актуальных данных для принятия решения. Компания не получает нужную информацию оперативно, а собирает её "на коленке" в конце месяца из разных источников. В собранных таким образом показателях нельзя быть уверенным на 100%, к тому же эти цифры могут не отображать существующую ситуацию, потому что получены позднее, чем это было необходимо.
Если ЦФО не наделены ответственностью, то ваше бюджетирование – формальное. Выделяя ЦФО мы должны понимать, для чего это делается. В идеале каждый ЦФО отвечает за достижения своих показателей: получение конкретной прибыли, сокращение конкретных затрат и т.д. Для того, чтобы ЦФО могли достигать поставленных результатов, у них должны быть полномочия для принятия решений, которые влияют на ситуацию.
Если чего-то из этого не хватает, бюджетная модель работать не будет.
Сначала модель, затем автоматизация
Прежде чем что-то автоматизировать, надо определить, что именно автоматизировать. Для этого и необходима бюджетная модель перед автоматизацией.
В противном случае, автоматизируя хаос, мы получаем автоматизированный хаос.
Система – это всего лишь инструмент для обеспечения работы. Нужно четко понимать, что мы хотим от системы получить, что именно внедрить и автоматизировать. Поэтому бюджетная модель продумывается на первом этапе, перед автоматизацией.
Что такое бюджетная модель
Что же из себя представляет бюджетная модель?
Бюджетная модель – это набор документов (или один документ), описывающих "правила игры": правила работы и построения системы бюджетирования. В регламентированном учете такими "правилами" являются учетная политика и законодательство, в управленческом учете же такого единства нет.
Разрабатывается бюджетная модель индивидуально для каждой компании и зависит от стратегических целей и от набора показателей, который позволит принимать управленческие решения. Таким образом, бюджетная модель учитывает вашу стратегию и финансовые цели.
Для бюджетной модели нет жесткого стандарта и требований законодательства, есть только опыт и методики, и мы можем ими с вами поделиться.
Что должно быть в бюджетной модели
Что должно обязательно быть зафиксировано в бюджетной модели, прежде чем проводить автоматизацию на её основе:
- Определена финансовая структура компании, выделены ЦФО.
- Определены бюджетные классификаторы, статьи "Бюджета доходов и расходов" (БДР), "Бюджета движения денежных средств" (БДДС) и "Бюджета по балансовому листу" (ББЛ).
- Определены функциональные бюджеты и их состав, если вы их используете в бюджетной модели.
- Определены границы ответственности: какие ЦФО за какие бюджеты/статьи отвечают.
- Определены общие правила планирования для всех ЦФО: валюта, отнесение объектов в учете (затраты, внеоборотные активы, расходы будущих периодов и т.д.).
Набор документов для бюджетной модели
Для составления бюджетной модели мы рекомендуем подготовить следующий набор документов:
1. Положение о финансовой структуре.
В нём описывается структура ЦФО и её реальная связь в вашей организационной структурой, а также определяются ответственные – руководители ЦФО.
2. Положение о бюджетах.
В нём фиксируется структуру бюджетных классификаторов:
- Структура управленческого "Отчета о прибылях и убытках" (ОПУ).
- Бюджетные классификаторы: Статьи БДР, Статьи БДДС.
- Перечень функциональных/операционных бюджетов.
- Распределение статей по бюджетам: бюджет – статья.
- Распределение ответственности: Статья – ЦФО.
- Структура управленческого баланса.
3. Положение о планировании.
Содержит основные принципы планирования.
- Горизонт и шаг планирования.
- Регламент планирования: как запускается процесс планирования, из каких шагов состоит и в какой последовательности, сколько дней занимает каждый шаг, и кто за каждый шаг отвечает.
- Принципы планирования.
- Формат планирования: как вы собираете данные.
- Правила корректировки бюджетов: когда могут вноситься изменения.
- Правила актуализации бюджетов: когда актуализировать, что делать при расхождении плана и факта, по каким правилам может осуществляться перенос на следующие периоды, как осуществляется корректировка и т.д.
4. Положение об управленческом учете.
Для целей управленческого учета точно так же, как и для регламентированного, должны быть зафиксированы правила.
- Валюта.
- Сроки отражения операций.
- Методика учета оборотных и внеоборотных активов, амортизации, списания ТМЦ, расходов будущих периодов (РБП). Все правила отнесения основных объектов для целей финансового учета у вас тоже должны быть прописаны.
- Трансфертные цены.
- Accruals.
- И др.
5. Методика оперативного планирования денежных средств (опционально).
Переход к работе с платежным календарем и казначейством. Если вы в оперативном режиме контролируете свои денежные потоки и расход денежных средств, то для этих процессов тоже должны быть определены правила. В отдельном документе фиксируется:
- Регламент планирования расхода ДС (работа с заявками на оплату).
- Регламент согласования платежей.
- Методика формирования платежного календаря: правила включения заявок в календарь и передачи в оплату, правила распределения заявок по счетам, кассам и т.д.
Если у вас остались вопросы или вы хотите построить максимально эффективную бюджетную модель, то обращайтесь, мы вам поможем. Мы предоставляем услуги не только по автоматизации, но и консалтингу.
