Объясняем, как правильно оформить документы на командировку, составить отчёты и упростить планирование рабочих поездок с помощью онлайн-сервиса.
Что нужно сделать, чтобы оформить командировку в 2022 году?
1. Определить, является ли поездка командировкой
Ст. 166 ТК РФ говорит о том, что командировка:
— осуществляться сотрудниками, которые состоят в трудовых отношениях с работодателем;
— совершается по распоряжению работодателя и в его интересах;
— оформляется на определенный срок;
— используется для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.
2. Выпустить приказ о командировке
Командировочные удостоверения и служебные задания теперь опциональны, а вот приказ нужно выпустить обязательно. Можно воспользоваться унифицированной формой Т-9 Госкомстата или формой, утвержденной внутренними нормативными актами компании. В последнем случае приказ должен обязательно содержать следующие данные:
- наименование организации,
- наименование документа и дата его составления,
- Ф.И.О. работника, его должность и структурное подразделение,
- место назначения (страна, город, организация),
- срок командировки (количество календарных дней),
- даты начала и окончания поездки,
- цель командировки,
- организация, которая оплачивает командировочные расходы.
Приказ составляется на основании служебной записки непосредственного руководителя отправляющегося в командировку сотрудника и должен быть подписан руководителем организации.
3. Выдать сотруднику аванс
Согласно Положению об особенностях направления работников в служебные командировки, перед поездкой работодатель должен выплатить сотруднику аванс для компенсации расходов на проезд и проживание, а также суточные для оплаты дополнительных расходов в командировке.
Суточные начисляются за каждый день, проведенный в командировке. При этом максимальная сумма суточных, не облагаемая НДФЛ, составляет 700 рублей в день для поездок по России и 2500 рублей для заграничных командировок.
4. Забронировать билеты и проживание
Можно обратиться в агентство, которое подберет отели и билеты за комиссию. Более простой и выгодный способ — воспользоваться онлайн-сервисом планирования командировок. OneTwoTrip for Business предлагает более 2 000 000 отелей по всему миру, билеты более 800 авиакомпаний и ж/д билеты по России и СНГ. Забронировать билеты можно на одного человека или на группу буквально за пару минут.
Почему стоит попробовать онлайн-бронирование командировок?
- Большой выбор авиа-, ж/д билетов и отелей, что позволит выбрать оптимальные варианты и состыковать пересадки;
- Быстрое и простое отслеживание тревел-процессов онлайн;
- Удобный доступ к отчётам круглые сутки;
- никаких агентских сборов;
5. Зафиксировать факт отправки сотрудника в журнале учета
В журнал заносят ФИО командированного специалиста, место назначения (название организации и адрес).
6. Заполнить табель учета рабочего времени
Заполняется по унифицированной форме Т-12 и Т-13 или другой утвержденной внутренней форме компании. Дни командировки отмечают кодом «К». Время командировки подтверждается после возвращения.
7. Оформить авансовый отчет по форме АО-1
В течение 3-х дней после командировки сотрудник сдает авансовый отчет и подтверждающие документы в бухгалтерию (билеты, чеки, квитанции).
Средства на проезд, проживание и сопутствующие расходы перед командировкой выдает бухгалтерия. Суточные выдаются во всех случаях, кроме однодневной командировки.
8. Проверить наличие документов, подтверждающих затраты
Это чеки, квитанции, приходные ордеры, договоры. Факт нахождения в служебной поездке подтверждают билеты. При стандартном учёте документы должны быть предоставлены в бумажном виде.
Онлайн-планирование позволяет видеть все расходы по отелям и билетам на каждого сотрудника в сервисе, а также фильтровать информацию по периоду или человеку. Нет необходимости предъявлять бумажные билеты — электронные квитанции сохраняются при покупке билетов. При использовании онлайн-сервиса для планирования командировок вся закрывающая документация также находится в системе.