Летом наступает время отпусков и вопрос как правильно передать дела, может стать весьма актуальным. Если вы не подготовитесь должным образом, по возвращении вы можете столкнуться с обилием пропущенных звонков, встреч, электронных писем, и кучей вопросов от коллег. Чтобы избежать стресса, автор подготовил список шагов, который поможет подготовиться к отсутствию.
1. Внесите отпуск в свой календарь
Как можно скорее внесите в свой корпоративный календарь время, с пометкой «занят», чтобы другие знали, когда вы недоступны. Если вы не сообщите, что будет недоступны, люди могут записаться на встречу с вами. Следовательно, когда вы вернетесь на работу, вы увидите, что пропустили встречи, телефонные звонки, и у вас могут даже быть разочарованные или сбитые с толку клиенты, которые удивляются, почему вы не реагировали.
2. Создайте «отбойник» на почте
Ваши коллеги и клиенты могут задаться вопросом, почему вы уже несколько дней им не отвечаете, поэтому неплохо создать автоматический ответ. Рекомендуется, чтобы ваше сообщение содержало приветствие, объясняло, что вас не будет в офисе, содержало даты, когда вы будете недоступны, когда вы вернетесь, к кому обращаться по неотложным делам.
3. Сообщите своим коллегам, что вас не будет
Не все предприятия используют систему учета рабочего времени с календарем отгулов (такая есть, например, в Битрикс24); поэтому ваши коллеги могут не знать, что вы уходите в отпуск. Хотя отбойник - уже хорошо, все же разумно отправить электронное письмо своим коллегам примерно за неделю до вашего отъезда или рассказать устно. Это даст им возможность задать вам любые вопросы и закрыть дела, до вашего отъезда.
4. Свяжитесь с важными клиентами
Если вы работаете с клиентом на регулярной основе, вам нужно сообщить ему, что вас не будет в офисе. Если им нужно позаботиться о чем-то, пока вас нет, дайте им контактную информацию другого коллеги, чтобы они могли получить помощь в случае необходимости.
5. Составьте документ передачи дел
Примерно за неделю до отъезда составьте документ со списком проектов, над которыми вы активно работаете. Добавьте важные комментарии, сроки и дайте доступ замещающему вас коллеге. Убедитесь, что вы записали все важные детали на тот случай, если коллега возьмет их на себя, пока вас не будет. Если кто-то не знаком с вашим проектом, возможно потребуется встреча для передачи дел.
Расставьте приоритеты и сроки по проектам. Делегируйте наиболее важные и срочные задачи коллегам, которые могут закончить их, пока вас не будет. Важно, чтобы с вашим отсутствием рабочий процесс не прерывался.
6. Наведите порядок на рабочем месте
Этот шаг весьма важен, но о нем часто забывают. Если вы находитесь в отпуске в течение нескольких дней или недель, невероятно важно, что ваше рабочее место убрано. Протрите свой стол, вынесите мусор и полейте растения. Многие думают, что на столе, то и в голове. Вы вернетесь в чистое место и с новыми силами приступите к работе.
#отпуск #работа #передачадел #делегирование #деловойэтикет