ЗРС — законченная работа сотрудника. Эту служебную записку нужно писать в случае, если сотруднику нужно решение, которое он не уполномочен принимать самостоятельно, ему нужно одобрение руководителя. Например, чтобы дать скидку, изменить приоритетность. В ЗРС он кратко указывает проблему, даёт данные и предлагает решение — вышестоящему руководителю остаётся только одобрить.
Давайте разберёмся в причинах возражений. Первое — многие люди, особенно производственники, вообще не любят писать. Иногда есть чуть ли не физический барьер: ведь некоторые не писали со времён школы и вуза. То же самое — об использовании компьютера или смартфона людьми старшего поколения. Но если не добиться использования сотрудниками этого инструмента, они будут сжигать время руководителя. На написание ЗРС уходит около получаса, а «вынос мозга» может продолжаться час и даже больше. Руководителю нужно осознать, что его время ценнее, чем время любого из подчинённых. Не бойтесь объяснять это им.
Также рекомендую создать регламент и в нём зафиксировать, когда нужно писать ЗРС. Предприниматели совершают ошибку, пытаясь внедрять изменения на словах. Сотрудники должны понять, что это не блажь, а ваш рабочий стандарт.
