Привет! В этом обзоре расскажем о полной системе ведения и учета ресторанного бизнеса и общепита.
Инстаграм заказчика, который любезно предоставил нам возможно сделать обзор нашего продукта:
https://instagram.com/malinayanaa?igshid=YmMyMTA2M2Y=
Задача:
Выстроить управленческий учет для сети ресторанов с возможностью импорта данных, учетом времени сотрудников и начислением ЗП, расчетом точки безубыточности.
Результаты:
- Автоматический импорт данных с iiko и выписок банка
- Расчет точки безубыточности и учет кредиторской задолженности
- Раздельный учет нескольких юр-лиц и нескольких точек питания
- Cash Flow общий и по каждой точке питания
- Деление общих расходов по точкам в % от выручки
- Учет времени работы сотрудников и начисление ЗП
- Графическое сравнение оборота точек за выбранный период
Далее расскажем подробнее о системе учета.
Система учета
Кейс состоит из двух файлов - финансы и график.
Файл “График”
Рис.1 - лист "Стаж"
На первом листе файла “График” фиксируется стаж работника, его оклад и должность. На других листах, названия которых совпадают с названиями точек питания, ведется учет смен работников.
Рис. 2 - несколько листов для каждой точки питания
На этих листах указывается время начала и окончания смены, данные сохраняются в базе данных и отработанные часы всегда можно посмотреть за прошлые периоды.
Также эти данные обрабатываются в следующем файле - “Финансы”, который представляет из себя учет финансов и анализ всех собранных данных.
Файл “Финансы”
Этот файл гораздо более обширный. Покажем каждый лист по отдельности.
Рис. 3 - лист "ТБ"
Лист “ТБ”. Считает точку безубыточности, затем на её основе строится финансовое планирование на месяц.
Рис. 4 - лист "ФП"
Лист “ФП” финансовое планирование за выбранный месяц.
Рис. 5 - лист "Выписка банка"
Рис. 6 - лист "Выписки iiko"
Файл читает выписки из банка и iiko. Достаточно загрузить файл выписки в нужную папку на гугл диске и нажать кнопку “обновить”. Если расход не относится к конкретной точке питания, она делится между всеми точками в зависимости от размера выручки каждой из них. В выписках банка есть интересный момент - если деньги, например, за 29-е число пришли третьего числа следующего месяца, то они будут учтены как за 29-е, то есть по дате из назначения платежа. В итоге есть дата фактического прихода и дата отчета.
Рис. 7 - лист "Учет кредиторской задолженности"
Лист “Учет кредиторской задолженности” показывает долги перед подрядчиками
Рис. 8 - лист "Cash Flow год"
Лист “Cash Flow год” относится к сводным листам и показывает расходы и доходы по статьям ДДС по месяцам за выбранный год. Соседний лист “Cash Flow по точкам” показывает всё то же самое, но уже отдельно для каждой точки питания.
Рис. 9 - лист "ЕП"
Лист “ЕП” считает средний чек и средний чек на гостя.
Рис. 10 - лист "ИЦО расход"
Лист “ИЦО расход” показывает расходы на статьи ДДС за выбранный период для каждой точки в отдельности.
Лист “ИЦО доход” - такая же сводная таблица по доходам: кол-во чеков, кол-во гостей, средний чек, средний чек гостя, маржа.
Рис. 11 - лист "ИЦО общий"
Лист “ИЦО общий” - показатели предыдущих листов ИЦО в виде графика для сравнения точек между собой.
Рис. 12 - лист "Зарплата"
Этот файл “Финансы” также ведет учет человеко-часов как в предыдущем файле, но для тех, кто не относится к конкретным точкам питания: бухгалтерия, водители и тд. Лист “Зарплата” на основе данных учета человеко-часов показывает, сколько начислено работникам заработной платы. При оплате бухгалтерия ставит галочку “оплачено” и все данные сохраняются в базу данных.
На этом все!
Если у вас возникли вопросы по кейсу или необходимо разработать собственную систему учета, пишите в наш Telegram-чат.