Посвящаем эту статью золотым фразам сотрудников "Забыл", "Отложил", "Сделаю позже", "А это обязательно?", "А я думал, что это Вася делает"
Почему Вы слышите эти фразы?
Несогласованность в работе
Иногда задачу, озвученную на общей планерке, будут перекладывать друг на друга и в итоге не выполнит никто ввиду отсутствия ответственного или наоборот, весь отдел кинется её выполнять и вы потратите ресурсов больше, чем нужно. Или каждый понял по-своему и начинается басня "Лебедь, Рак и Щука".
Невыполнение сроков
Чаще всего у наших сотрудников задач больше, чем он может удержать в зоне внимания, отсюда возникают варианты их хранения:
- Голова
- Стикеры на мониторах, клавиатурах, столах...
- Папочка "Важное" в почте
- стопка заполненных задачами и контактами тетрадей вперемешку с рисунками, созданными во время телефонных разговоров
- нигде – поставили задачу устно, значит не было ничего
- в разных мессенджерах
- позвонил клиент и напомнил
В итоге — действительно важные и стратегические задачи не сделаны. И самое неприятное, что часто вы узнаете о невыполненной задаче в день дед лайна.
Мало поставить задачу и установить срок, ее нужно контролировать, а без автоматизации это невозможно.
Нет конкретики
Задача, где не прописано, что нужно сделать, не ограничена по времени, не понятен результат выполнения и за счет чего должен получиться результат обречена на провал, переделку и срыв сроков.
Подчиненный вроде как должен догадаться, что же вы имеете в виду. Задать кучу дополнительных вопросов, отнимая время у себя, коллег, руководства. Но так не работает.
Все задачи — на ручном управлении руководителя
Если у Вас нет единой системы контроля и управления задачами, поздравляю - в Вашей организации эта система руководитель. И вот Вы со всеми своими компетенциями откладываете стратегическое управление и планирование развития компании и идёте к Васям, Петям, Машам уточнять:
- Когда будет готова задача?
- Нужна ли помощь в выполнении задачи?
- Вся ли информация запрошена у клиента?
В итоге Ваш бизнес получает супер дорого менеджера и стоит на месте.
Еще одна отрицательная сторона такого подхода — сотрудники перестают брать на себя ответственность, следить за своими задачами, убивается вся инициатива.
Нет обратной связи
В отличие от мнения большинства, что сотрудникам нужны только деньги – это не так.
Сотрудникам важна мотивация и оценка их деятельности. Их важно благодарить и давать обратную связь.
Всё ли правильно сделано? В следующий раз мне также сделать? Какие ошибки я допустил? Что мог сделать лучше? Что у меня получилось на пятёрку?
Как исправить ситуацию?
Попробуйте постановку задач сотрудникам в единой CRM-системе Битрикс24.
Уже в первый день использования системы вы увидите:
- как бумажки с задачами летят в мусорку
- как сотрудники систематизируют несколько источников фиксирования задач в один
- сколько задач делает на текущий момент каждый сотрудник и к какому сроку будет готова каждая
- Как сотрудники начинают актуализировать недостающую информацию по задачам и проявлять инициативу по их выполнению. Теперь они сами начинают уточнять информацию
Инструкция по регистрации и началу использования системы
Ниже видео и дублирующая текстовая инструкция как зарегистрировать систему и создать рабочее пространство внутри нее.
- Перейдите по ССЫЛКЕ
- Для регистрации введите e-mail, к которому необходимо привязать портал и кликните на кнопку "Начать бесплатно"
- Дождитесь завершения создания Вашего портала (обычно не более минуты)
В диалоговом окне выберите функционал, с которого хотите начать знакомство, например "Задачи и проекты" и система сама переведет Вас в этот раздел.
При этом весь остальной функционал CRM останется, Вы сможете также ознакомиться с ним после изучения основного раздела для первого времени работы.
- Система сама покажет Вам основные элементы управления
- Пригласите сотрудников на портал и создайте структуру компании в системе. Вы можете скинуть коллегам ссылки для входа, отправить приглашение по e-mail или номеру телефона. Создать аккаунт для каждого можно и самому, сразу указав должность и отдел.
- Поставьте первую задачу.
Составляющие успешной задачи:
- Название, чтобы Вы и исполнитель могли быстро ориентироваться среди большого количества задач.
Описание
2.1. Пропишите, что нужно сделать, например, позвонить Иван Ивановичу и запросить у него данные для ежеквартальной отчетности.
2.2. Укажите результат, который хотите получить, например - заполненная таблица с отчетом.
- 2.3. Проверьте достижима и измерима ли цель задачи. Не стоит ставить задачу сотруднику по типу "Достать луну с неба".
- Ограничьте задачу по времени. Поставьте четкий срок, к которому необходимо выполнить задачу. Сроки помогают расставить сотруднику приоритеты в выполнении задач и выстроить свой рабочий день.
Как замотивировать сотрудников работать только в CRM-системе?
"Раньше было лучше", "Мне так привычнее", "Это все лишняя нагрузка", "Я теперь вообще перестану успевать что-то делать, столько времени отнимает", "Ничего не понимаю, разбираться не буду", "Придумали фигню какую-то"...
Именно это Вы скорее всего будете слышать от сотрудников, которые не спешат сменить привычный стиль работы.
Зачастую истинная причина саботажа таких систем сотрудниками – все их задачи, эффективность, качество выполнения, срывы сроков будут, как на ладони.
Другой причиной может быть боязнь нового, боязнь не справиться, что не сможет научиться и как следствие придется расстаться с любимым местом работы.
Поговорите со своими сотрудниками.
Донесите до них мысль, что система вводится не для слежки, урезания зарплат и депремирование - а для того, чтобы помочь им стать эффективнее и успешнее.
Чтобы была видна общая картинка и загрузка каждого.
Чтобы не создавать ситуации цейтнота и перегрузки одного сотрудника и недогрузки остальных.
Активно помогайте сотрудникам первое время.
Проводите общие или индивидуальные планерки по итогу дня. Проговаривайте системные вещи со всеми.
Если сотрудник первое время затрудняется корректно поставить задачу - помогите ему, разберитесь с ним пошагово и сформулируйте название и описание. Берите обратную связь, что у них получается, что нет.
Разбивайте задачи на части.
Ешьте слона по кусочкам. В задачах есть возможность создавать чек-лист, т.е. список конкретных шагов, на которые разбивается большая задача.
Ответственному будет гораздо легче идти к нужному результату по шагам, а вам не придется уточнять, на какой стадии сейчас задача.
Обеспечьте обратную связь по задачам
Дайте сотруднику возможность оставлять комментарии к задаче, задавать вопросы и отвечайте ему.
Ставьте отметки "Нравится" и давайте резюме в задачах при необходимости.
У Вас не отнимет много времени написать сотруднику комментарий "Молодец!" или "Спасибо". А для сотрудника это дополнительный стимул работать на результат и вести все дела в системе.
Отслеживайте эффективность сотрудников
«Если сотрудник не хочет работать, то ни одна система не поможет!» — скажете вы, и будете правы.
Но система подскажет, кто эффективно работает, в кто спустя рукава.
На свое усмотрение Вы можете сделать систему мотивации для выстраивания эффективной работы.
Публично хвалить на планерках тех, кто эффективен, удерживать крутых специалистов и расставаться с теми, кто тянет назад всю организацию и демотивирует коллектив.
Если остались вопросы по Битрикс24 или вы хотите установить Битрикс24 можете заполнить форму обратного звонка ниже, либо обратиться на наш сайт