ADVANTA — это информационная система управления проектами (ИСУП). Платформа, с помощью которой ведется мониторинг проектов, повышается контроль и эффективность проектной деятельности.
О чем пойдет речь в этой статье:
- Шаги создания и автоматизации системы проектного менеджмента
- Особенности использования отечественного ПО для управления портфелем проектов
- Обзор возможностей платформы ADVANTA для создания ИСУП
- Бизнес-эффекты от систематизации проектной деятельности, примеры результатов наших клиентов
Шаги создания и автоматизации системы проектного менеджмента
Прежде чем начать, давайте определим, чем ИСУП отличается от обычных трекеров задач. ИСУП — это не только IT-инструмент, это правила, люди, материальные ресурсы. Система нужна, чтобы работать с проектной информацией. А когда нам необходимо вести сотни проектов, тысячи задач и показывать в разных разрезах цифры, сроки, хранить переписку, нужен комплекс инструментов. Такую задачу выполняет ADVANTA и другие системы управления проектами.
Когда внедрение системы оправдано?
Внедрение требует инвестиций. Поэтому обязательно возникает вопрос «Когда внедрение системы неизбежно?» Важный индикатор необходимости внедрения — регулярные и систематические проблемы: проекты постоянно выбиваются из границ, не соблюдаются дедлайны / в компании есть сложные распределенные команды, которые не могут корректно взаимодействовать / бизнес быстро растет, появилось большое количество новых проектов или несколько масштабных. В такой ситуации внедрение будет обосновано.
Но прежде чем переводить бизнес на ИСУП, нужно создать базу или компоненты системы. На нашем опыте мы выделили несколько компонентов:
1. Технология реализации проектов. В компании должны появиться правила реализации проектов. К каждому типу создайте свои правила. Необязательно писать талмуды, достаточно пары страниц, чтобы закрепить основные моменты и стремиться работать по ним.
2. Технология мониторинга проектов. Систематизируйте не только выполнение проектов, но их контроль, чтобы ответственные лица понимали, как будут оценивать их работу. Как будут смотреть на проекты руководство компании и Проектный офис. Это несложная система: вы задаете критерии, индикаторы и формы контроля. Фиксируете их регулярность и не выдумываете новые правила каждый раз.
3. Технология поддержки компетенций сотрудников. Важно не только провести первичное обучение при внедрении ИСУП, но и поддерживать знания. Устраивайте проверки знаний, создайте в системе интерактивные подсказки, которые ведут сотрудника по процессу и избавляют его от необходимости держать множество правил в голове.
4. Единый источник данных. Реализуйте правило, когда информационная система — единый источник данных для всех сотрудников и другие версии не принимаются. Это позволит избежать спорных ситуаций.
Если говорить о подходе, который мы используем в своих проектах и рекомендуем нашим клиентам, здесь мы его делим на несколько шагов.
1. Начать с основного, крупного: создать реестр проектов, программ и портфелей.
2. Детализировать планы на минимально необходимом уровне: хотя бы до контрольных результатов, можно углубиться до задач. Это позволит увидеть прогресс десятков проектов по портфелю в целом.
3. Регулярно собирать факт и прогноз, контролировать сроки и статус. Нужно, чтобы все ответственные лица хотя бы раз в неделю или чаще (если проект идет интенсивно) заполняли данные о проекте: где и что происходит, где прогнозируются проблемы.
4. Работать с рисками и упреждать появление проблем, контролировать исполнение поручений.
5. Принимать решения на основании данных из системы. Вовлечь сотрудников, ввести для них правило: если в системе нет информации, значит, эти данные не являются официальными. По нашему опыту, если «культура прозрачности и официальности» насаживается сверху, то она достаточно быстро приживается среди всех сотрудников, даже если они были против внедрения и не готовы к открытости в своих проектах.
6. Развивать контуры управления и контроля итерационно с учетом опыта и обратной связи. Если компания находится не на высоком уровне зрелости процессов и понимания правил их регламентации, нужно развивать контур постепенно, как в части методологии, так и в части информационных инструментов.
7. Запустить минимально необходимый набор → получить обратную связь → собрать опыт → скорректировать → запустить следующую итерацию. Обычно мы начинаем внедрение с блока по содержанию и срокам портфелей проектов. Отрабатываем этот блок в течение нескольких недель и на эту канву нанизываем более сложные структуры: информацию о финансовых проектах, рисках, ресурсах.
Укрупненно наш процесс внедрения можно разбить на несколько шагов.
- Обследование процессов и правил с помощью аудитов и интервью.
- Создание совместной рабочей группы. По нашему опыту, если рабочая группа состоит только из наших сотрудников, а клиент просто получает готовый инструмент, такое решение «не взлетает». Правильнее включить в группу сотрудников, которые смогут передать знания и компетенции коллегам.
- Внедрение системы с адаптацией. Мы обязательно собираем обратную связь от пользователей и, поскольку наша система внедряется без программирования, можем оперативно корректировать настройки.
- Обучение и вовлечение. Здесь мы учим сотрудников не только широко использовать ИСУП, нажимать на правильные кнопки, но и понимать, зачем это нужно с точки зрения проектного подхода и бизнес-результатов.
- Дорожная карта развития системы. По завершению каждого проекта совместно с клиентом мы разрабатываем направление, какие блоки и проекты методологически и функционально нужно развивать дальше. Система должна быть живой и развиваться вместе с компанией.