Поправки в ТК разрешили компаниям перевести в электронный вид 95% кадровых документов, не дублируя их на бумаге. Согласно 377 Федеральному закону, вступившему в силу в ноябре прошлого года, работодатели могут внедрять кадровый ЭДО в бизнес с 2022 года.
Из-за особенностей трудового законодательства и нормативной базы, компаниям приходилось вести кадровый учёт на бумаге и оформлять до сотни документов на одного сотрудника. Для организаций со штатом больше 50 человек дополнительные затраты на ведение кадрового оборота составляли сотни тысяч рублей в год. Чем больше компания и штат сотрудников, работающих в удаленных регионах, тем выгоднее переход на КЭДО.
Цифровизация кадрового документооборота позволяет сократить расходы на логистику и печать документов на 40% за счет проведения безбумажного и дистанционного обмена кадровыми файлами между сотрудниками HR-департамента, руководителями и работниками, а также экономить до 30% времени сотрудников отдела кадров.
Чтобы понять, готова ли ваша компания к переходу на КЭДО, оцените сколько времени занимает ведение документооборота сегодня. Понять это помогут ответы на следующие вопросы:
- Сколько времени уходит на ознакомления с изменениями в локальных нормативных актах всех сотрудников?
- Для подписания кадровых документов вы используете отправления почтой или курьером?
- Как быстро проходит оформление нового сотрудника в штат после того, как он получил оффер?
- Как долго HR-отделу приходится ждать сотрудника для подписания им необходимого документа?
- Сколько времени занимает поиск определенного документа по сотруднику в архиве?
- Возникают ли ситуации, когда у вас накапливается много кадровых документов, не подписанных сотрудниками вовремя?
Если хоть один вопрос оказался актуален для вас, то КЭДО — готовое решение всех проблем. После внедрения такого документооборота работодатель получает ряд преимуществ:
- автоматизированная система самостоятельно напоминает сотруднику по почте, смс или в мессенджерах о подписании документов, что ускоряет кадровые процессы компании в несколько раз;
- за счет автоматических уведомлений снижается вероятность, что сотрудник забудет о документах или пропустит срок подписания. Оповещение в том числе настраивается и на руководителя, который при необходимости донесет до подчиненного ценность вовремя подписанных нормативных актов;
- оперативная передача данных за счет автоматизации документооборота исключает необходимость сложной логистики;
- надежное хранение данных в электронном архиве. Это безопасно и удобно, поскольку формировать отчеты можно автоматически, а также быстро, так как необходимые файлы получается найти в пару кликов.
КЭДО экономит время и ресурсы работодателя через автоматизацию, которая делает отдел кадров не узким горлышком воронки найма, а конкурентным преимуществом компании при работе с сотрудниками.
Если Ваша компания заинтересована в переходе на КЭДО, получите бесплатную консультацию от специалистов сервиса VK HR Tek. Заполните простую форму по ссылке: https://forms.gle/2wHZCvyndBCvZfst5