Все проводят совещания, будь то маленькая компания или крупная, строительная или торговая, онлайн или оффлайн, все переговариваются и совещаются.
В пятницу прошло очередное совещание, на котором присутствовало N-количество сотрудников, а проводил его босс. Кто-то записывал свои задачи в блокнот, кто-то запоминал. Тревожиться не стоит, ведь один из помощников босса записывает все озвучиваемые решения, по итогу сведет все в протокол и разошлет всем участникам.
Наступает день следующего совещания, идут доклады от сотрудников, и вдруг выясняется, что не все запланированные задачи выполнены, или выполнены не в полном объеме, или вовсе не выполнимы. Босс недоволен. Почему не отработано то, что мы решили выполнить все вместе, проводя совещание.
Знакомая ситуация? Мы попытались разобраться.
Совещания проводятся для того, чтобы коллективно принимать решения, способствующие успешной сдачи проектов, подъему показателей продаж, зарабатыванию денег и продвижению компании на рынке. Все это так, да.
Вопрос в том, как проводятся совещания. Мы считаем, что проведение переговоров с блокнотами и с надеждой на человека, который ведет протокол, может быть не эффективным.
Во-первых, если протокол вовсе не ведется, то каждый из сотрудников записывает только свои задачи, что не дает понимания общей картины. К тому же сотрудник, может и не выполнить некоторые задачи, сказав, что их и не было или у них другой срок выполнения.
Во-вторых, если протокол все же ведется, то сотрудник его составляющий, может упустить что-то или случайно перепутать ответственного, срок выполнения и т.п.
Особого внимания заслуживают очень мелкие дела. Обычно выполнить их не требует ни времени, ни сил, но они кажутся настолько незначительными, что руки до них просто не доходят. А зря. От невыполнения мелких задач могут быть большие неприятности и проблемы. Например, элементарно, приехали к заказчику заключать договор, а самого договора на встрече нет. Просто забыли его взять, он лежит в офисе. Неприятно.
Наше предложение
А что, если сразу по ходу совещания записывать задачи в программу, сразу ставить задачи, сразу назначать ответственных и указывать дедлайны. Ответственно заявляем, что в нашей системе это сделать можно легко и просто. Можно создать новую доску, так и назвав ее, «Совещание от 18 мая 2022», добавить в нее участников, тех, которые присутствуют на совещании. И в этой доске сразу ставить задачи сотрудникам и сразу указывать дедлайн.
При таком подходе уже не получится потерять блокнот, что-то забыть, на кого-то списать и не сделать. Электронная доска с задачами всегда с вами, доступна в любое время и в любом месте. Уже не будет соблазна не сделать что-либо, так как коллеги видят задачи друг друга, и забыть не получится, программа уведомит, если наступил дедлайн.
Если в компании такой подход не поддерживается, а вы очень ответственный сотрудник, то попробуйте записывать задачи в нашу систему самостоятельно. На следующем совещании вы легко сможете доказать свою правоту, если вас попытаются обвинить в невыполнении чего-либо. Открыв задачу в программе, на которой указана дата ее создания, вам наверняка поверят больше, нежели вы покажете блокнот со своими записями. Это называется Проактивность.
Итак, Топ 5 советов от нас:
1. У каждой задачи должен быть автор и должен быть исполнитель
2. У каждой задачи должен быть срок выполнения
3. Мелкие дела заслуживают внимания
4. Будьте Проактивными
5. Используйте программы и приложения для записи задач и дел
Удачно поработать! Команда Planing.