Совещания, как и обещала, на этой неделе, встречайте :)
Для начала, затравка, прочитанная в одном из каналов:
⠀
«Если зайти на европейское совещание, можно сразу заметить сотрудников из СНГ: скорее всего, они будут говорить 5-10% времени. Мы стараемся быть краткими, но в конце совещаний зарабатываем репутацию тех, кому нечего сказать, или тех, кто против идеи.
Рассматривайте групповые встречи не как «время на помолчать», а как один из инструментов продвижения своих проектов».
И это не единственное отличие, которое бросается в глаза. Ссылок и информации куча о том, как и что должно быть «правильно». Сегодня собрала то, что "режет глаз" и делает совещания особенно беспощадными и бессмысленными.
1. Спонтанность и стихийность. Совещания порой служат для выплескивания эмоций инициатора (когда накипело-наболело) или для перекладывания ответсвенности. Потому что после такой встречи всегда можно сказать «МЫ обсудили - МЫ решили»). Отличительной чертой таких совещаний является их назначение менее чем за 48 часов при условии, что это не вопрос жизни и смерти, остановки производственной линии колом прямо сейчас или потери более 5% дохода.
2. Отсутствие целей. Совещания бывают трех типов: созидательное (выработка решений, планов), кризисное (выравнивание позиций, решение проблем), информационное (продвижение/продажа идеи и/или обмен мнениями по заданным вопросам). В зависимости от типа совещания цель должна быть предельно четко сформулирована одним предложением. Ее озвучивают в приглашении, ее озвучивают в начале встречи, ее напоминают по ходу мероприятия, ее проговаривают в конце в совершенном действии. Если она не мигает фонарями рентгеновского кабинета везде и для каждого - то будьте уверены, что каждый пришел со своей целью.
3. Пространная повестка и скомканная подготовка. Любой хаос должен быть управляемым, а любая импровизация - тщательно подготовлена. Но это не для нас, потомков славян, переживших могло-татарское иго. Мы любим подвиг и победу над трудностями, которые качественно создали сами. Поэтому на совещания предпочитаем ходить без подготовки, материалы не изучать, а давать мозгу сразу с места в карьер изучить за 10 минут то, что делалось пару месяца до этого, тут же разобраться до глубинных глубин и придумать качественные решение :) Но так не работает. Это - фикция и профанация. У каждого совещания должен быть план. Помните, в школе еще нас учили, что прежде чем писать сочинение, надо сесть и набросать план. Так и тут. Пишем краткий сценарий, что будет за чем происходить, кто выступит, кто и когда позадает вопросы.
На самом деле, отсутствие материалов, высланных заранее, и четкого понятного перечня вопросов к обсуждению, дает крутейшее поле для манипуляций. Можем долго обсуждать ненужное, концентрироваться на неважном и сидеть часами, говоря «как много работы» у нас. Нет плана - не с чем сравнить и оценить, что из задуманного сделали. Очень удобно. Для меня это 99%, что ответственный/организатор точно не хочет, чтобы кто-то погрузился в тему, а также чтобы кто-то владел вопросом. Так он один владеет информацией. Очень удобно также).
4. Площадка-трибуна «зачинщика». Это когда есть «Говорящая голова профессора Доуэля». И она - говорит) Зрелище печальное, но что я ковыряю ножичком раны, вы на таких совещаниях ХХХ времени провели за жизнь. Так вот. Это - не совещание. Это - доклад, TЕD конференция, презентация, театральная зарисовка или монологи, но не совещание.
5. Плохой подбор участников. Мы склонны или собирать народное вече, чтобы тетя Клава непременно тоже была. Приходят все, приносят свои новости, переживания и искания: и «море волнуется раз, море волнуется два»… Или зовем ЛПР-ов, но не ответственных за процесс. В итоге «без меня меня женили», ничего кроме демотивации и сопротивления не словите. По каждому участнику совещания нужно понимать, зачем он там: он будет решать (тогда - есть ли у него полномочия) и/или реализовывать решение. Остальные смело в сад) можно потом проинформировать их прекрасным и сжатым follow-up по результатам. Они будут благодарны)
6. Ошибки модерирования. На любом совещании должен быть тот, кто следит за таймингом, повесткой и тем, что вы остаетесь в канве совещания. Ибо «растекаться мыслей по древу» мы любим и умеем, а вот принимать решения - не очень. Ошибка эта очень коварная, потому что даже при ясной цели и наличии повестки, все слипается в невнятный ком манной каши из «бла-бла, мы сидели на крылечке», в итоге, спустя 2 часа, выходишь с вопросом: «А решили-то что?»
7. Неучастие. Присутствовать на совещании и участвовать в нем - это совсем разные состояния. Мы не ценим ресурс и почти никто из ТОПов не калькулирует стоимость совещаний. В этом и есть перец с солью: если мы обсуждаем ничто, то зачем это делать так дорого, ничто должно стоить ничего:)
Всем продуктивного старта в неделю🔥. Эффективных и результативных совещаний, где будет понятно, кто кому кто, а также зачем весь этот движ)