При планировании автоматизации финансово-бухгалтерского блока перед аналитиком встает очень важная задача обеспечить в решении соответствие оперативности данных и оперативности задач. Что под этим подразумевается? Давайте рассмотрим «три кита», на которых базируется весь этот блок и рассмотрим уровень оперативности каждого из них, а также выстроим их в порядке убывания оперативности.
Первый блок – блок планирования (бюджеты, прогнозы и т.п.). Плановики всегда оперируют понятиями из области будущего, далекого или близкого в зависимости от горизонта планирования.
Второй блок – оперативный учет. В этом сегменте как правило работают сотрудники, осуществляющие оперативное управление денежным потоком (казначеи), логисты, кладовщики и т.п. Операции этого сегмента производятся в режиме «здесь и сейчас».
Третий блок – бухгалтерский учет и управленческая отчетность. В этом блоке уже не производится управления чем бы то ни было. Это «бальзамировщики» ситуации, которые постфактум фиксируют все, что произошло ранее.
Изобразим это на схеме:
А теперь давайте подумаем какие данные мы можем использовать при реализации задач оперативного учета. Все видно на схеме – раньше оперативного учета в системе возникают данные прогнозов и планов, поэтому при решении задач, например, казначейства, мы можем смело использовать данные планирования, т.к. они явно должны в системе появиться раньше. А вот если мы спроектируем систему таким образом, чтобы при решении казначейских задач использовались данные бухгалтерского учета, то мы столкнемся с проблемами на этапе опытной эксплуатации, т.к. в блоке бухгалтерского или управленческого учета данные буду внесены гораздо позже. Есть очень часто встречающаяся ошибка в реализации казначейства: когда оперативные утренние остатки на банковских счетах система получает по данным бухгалтерского учета. А в жизни происходит следующее: приходит утром казначей на работу открывает систему и начинает планировать денежный поток на день опираясь на те остатки, которые предоставила система. Но при отправке платежей вдруг выясняется, что денежных средств на счетах не хватает. Почему это произошло? Потому, что бухгалтер тоже утром пришел на работу, не торопясь загрузил выписку из клиент-банка и так же не торопясь ее обрабатывает в системе. И заканчивает разноску к вечеру. Или вообще делает это раз в неделю. И это однозначно ошибка аналитика. Подобное разделение встречается и в других блоках бизнеса, но в финансово-бухгалтерском блоке, оно наиболее очевидно и присутствует практически всегда. Поэтому аналитику при проектировании задач финансово-бухгалтерского блока желательно постоянно проверять свое решение на предмет последовательности появления данных и выполнения операций.
Автор: Юлия Романяк