Когда мы задаемся вопросом, как эффективно управлять организацией, чтобы не сидеть в операционке по 24 часа, нервно покусывая ногти в ожидании неприятностей или куша, на первый план выходит планирование.
Начать планирование лучше всего с изучения отчетности и понимания текущего положения дел. А уж потом формулировать свои «хотелки» и составлять под них бюджет.
Но здесь многие скажут, «да у нас есть отчетность, но как от неё отталкиваться в планировании — непонятно».
В этом то и дело, что зачастую отчетность делается для отчета кому-то (да простят меня за такой каламбур). А задача отчетности — «говорить» с вами о положении дел в настоящий момент и подсказывать, что делать дальше для исправления ситуации.
Если вы открыли отчет и за 5 минут не поняли, что происходит — это не отчет, а набор цифр. Можно его стереть и забыть.
Отчетность должна быть:
- простая
- понятная
- «говорящая»
- отвечать на вопросы: сколько заработал, потратил и что осталось.
Только такая отчетность помогает планировать и далее распределять бизнес-процессы для достижения целей, указанных в плане.
Приведу пример, по следам одной бизнес-консультации.
Ко мне обратился собственник с просьбой разобраться в деятельности одной управляющей компании, чтобы он мог ответить себе на вопрос: можно ли что-то там оптимизировать и выйти на прибыль? И для этого он прислал мне отчет о деятельности этой компании.
Маленькое отступление. У него было несколько УК, объединенных одним юрлицом. Все доходы и расходы падали на один счет. Финансист делал ему отчет на основе данных из 1С, который не поддавался анализу из-за сложности. Когда я увидела этот отчет, было ощущение, что передо мной бюджет города Москвы, не меньше.
Начали разбираться. Предоставленный отчет был переделан в простую таблицу, разбросанные траты сгруппированы и тогда он «заиграл». Вместо 100 позиций, осталось не более 40, которые в свою очередь были собраны по статьям.
И вот с этим отчетом уже можно было работать, он стал простым, понятным, «говорящим».
На его основе мы с собственником:
- определили несуществующие затраты
- сократили раздутые статьи
- обнаружили и увеличили по итогам оптимизации операционную прибыль
С готовым отчетом мы работали 1 консультацию, а вот делала я этот «простой» отчет неделю. На его основе мы занялись планированием деятельности компании и расписали необходимые бизнес-процессы для запуска этого механизма.
Какой вывод: планирование и корректировка бизнес-процессов возможны только после анализа отчетности, которая в свою очередь поддается анализу, когда грамотно построена.
Хороших вам отчетов и спокойного планирования)
