Управление расходами компании — дело непростое. Планирование бюджета, ревизия отчетов о расходах — все это требует времени, которого чаще всего, не хватает.
В условиях цейтнота всегда есть «искушение» побыстрее утвердить заявки на расходы, не особенно вникая, так ли они необходимы. Действенный способ избежать чрезмерных затрат — внедрить прозрачную и эффективную стратегию управления расходами. Это не только поможет сократить неоправданные расходы, но также гарантирует, что сотрудники будут задавать правильные вопросы прежде, чем визировать заявку. Итак, что же это за вопросы?
Согласуется ли статья расходов с текущими приоритетами компании?
Ресурсы любой компании не безграничны. Поэтому бизнес-приоритет номер один —эффективное управление этими ресурсами и тщательный контроль расходов.
«Важно убедиться в том, что статья расходов согласуется с целями и задачами бизнеса», — объясняет Бевэн Ван Дер Берг (Bevan Van Der Berg), финансовый директор платформы Procurify. «Инициируя заявку на расходы, покажите, какой будет окупаемость вложений и объясните, как это поможет достичь операционных целей бизнеса. Помните, что задача финансового менеджера — найти причину, чтобы отклонить заявку, если эти расходы не согласуются с задачами бизнеса, поэтому позаботьтесь об убедительной аргументации».
Какую пользу это принесет команде?
По сути любая трата денег компании должна усиливать команду и максимально раскрывать ее потенциал. Если это не так, стоит поставить расходы на hold. Допустим, компания планирует инвестировать в профессиональное развитие сотрудника. В этом случае стоит проверить, можно ли будет использовать этот обучающий курс и для других сотрудников, предусмотрены ли скидки от объемов и т. д. Тогда это будет по-настоящему хорошим вложением, ведь пользу получит вся команда в целом.
Все ли в порядке с документами?
Да, работа с документами — это всегда «боль», поэтому процесс нужно максимально автоматизировать. Если документы подгружаются и проверяются автоматически, никому не придется бегать туда-сюда и заниматься согласованием.
Кроме того, наличие необходимых документов, связанных с закупкой, гарантирует, что бухгалтерии легче будет сверять отчетность, а у компании не будет проблем с контролирующими органами.
Использует ли кто-то из сотрудников аналогичное ПО? Можно ли совместно использовать лицензию?
В среднем компании тратят около 3-4 % бюджета на программное обеспечение. Если вы получили заявку на покупку лицензии на новую программу, первое, что нужно сделать, — это поинтересоваться, есть ли у вас аналогичное ПО. Обратитесь к своим ИТ-специалистам и определите, насколько важен предлагаемый программный инструмент для компании в целом. Решает ли он какие-то уникальные проблемы бизнеса? Если ответ положительный, то следующий шаг — выяснить, можно ли совместно использовать лицензию на программный продукт. Это не только сэкономит компании деньги, но и повысит эффективность использования ресурсов.
Можно ли получить оптовую скидку?
В случае, когда поступает несколько заявок на закупку одного и того же продукта или услуги, скидка за счет объема могла бы обеспечить значительную экономию. Так что прежде, чем утвердить заявку, поинтересуйтесь о возможности получения скидки. Очень вероятно, что сложившиеся отношения с поставщиком позволят ему снизить цену для вашей компании. Ну и, конечно, не забывайте сравнивать цены «традиционных» и новых поставщиков — так вы сможете найти наиболее выгодное предложение.
Как заявка соотносится с «историей» закупок?
Наконец, прежде чем утверждать заявку на расходы, важно просмотреть ретроспективные данные об аналогичных закупках. «Рассматривая каждую заявку, я всегда задаю себе вопрос: как эти расходы соотносятся с предыдущими расходами той же категории?», — говорит Бевэн. «Если нынешняя заявка дороже, чем предыдущие подобные закупки, обязательно выясните, почему это так. Основная задача финансовых менеджеров — снизить затраты и минимизировать риски, и ретроспективный анализ закупок — отличный способ добиться этого».
Итак, эти вопросы помогут избежать сомнительных закупок. Но помните, что по-настоящему эффективное управление ресурсами компании начинается с четкой политики в отношении расходов. Наличие такой политики обеспечивает сотрудникам четкие руководящие принципы и гарантирует, что деньги будут расходоваться рационально и эффективно.
8 Important Questions to Ask Before Approving Company Expenses (procurify.com)
Автор: Колэм Шарп (Callum Sharp)
Переводчик: Кристина Мелюк, B2B—Center
#закупки #продажи #малый и средний бизнес